Od 12 grudnia 2025 roku obowiązują zmodyfikowane zasady dokumentowania szkoleń wstępnych BHP, wprowadzające kluczowe udogodnienie dla pracodawców. Najważniejszą nowością jest możliwość potwierdzenia szkoleń wstępnych BHP w formie elektronicznej, co ma na celu uelastycznienie i częściowe unowocześnienie procesów kadrowych i BHP.
Jakie są nowe zasady dokumentowania szkoleń BHP od 12 grudnia 2025?
Dotychczas jedyną akceptowaną formą potwierdzania szkoleń wstępnych BHP był własnoręczny podpis na karcie szkolenia wstępnego. Zmiana wprowadzona nowelizacją rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzenia, a nie samej formy prowadzenia instruktażu, który nadal musi odbywać się w tradycyjnej formie.
Instruktaż ogólny i stanowiskowy, zgodnie z rozporządzeniem, zachowują swoją formę – instruktaż ogólny jest omówieniem zasad, a stanowiskowy wymaga pokazu, próbnego wykonywania pracy i sprawdzianu umiejętności na stanowisku. Nowe przepisy nie wprowadzają więc szkoleń wstępnych „online dla wszystkich”, a jedynie cyfryzują proces ich dokumentowania.
Jak potwierdzanie szkoleń wstępnych BHP działa w praktyce?
Nowelizacja precyzyjnie określa, jak ma wyglądać elektroniczne potwierdzenie, aby zachowało moc prawną. W przypadku wyboru formy elektronicznej pracodawca musi umieścić w papierowej Karcie Szkolenia Wstępnego odpowiednią adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika. Oznacza to, że sama karta staje się dokumentem mieszanym: papierowym z informacją o potwierdzeniu cyfrowym.
Do tak opisanej karty należy dołączyć dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej (np. PDF z e-podpisem, potwierdzenie z systemu kadrowego) lub ich wydrukowane odwzorowanie, które jednoznacznie identyfikuje osobę potwierdzającą (pracownika oraz kierownika). Dokumentacja taka, czyli karta szkolenia wraz z dołączonymi dowodami potwierdzenia, musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika, tak jak dotychczas.
Wpływ na pracodawców i kluczowe kroki
Dla pracodawców kluczowe jest ustalenie wewnętrznej procedury. Należy zdecydować, jaki rodzaj „dokumentu elektronicznego” będzie akceptowany w firmie (musi być możliwy do przypisania konkretnej osobie) oraz wdrożyć procedurę dołączania tych dowodów do akt osobowych. Ważne jest również przeszkolenie osób prowadzących instruktaż oraz działu kadr, aby cały proces przebiegał zgodnie z nowymi wymogami.
Potwierdzenia szkoleń wstępnych BHP na nowych zasadach - podsumowanie
Mimo braku zmian w zakresie szkoleń okresowych, wprowadzona elastyczność w potwierdzaniu szkoleń wstępnych stanowi ważny krok w cyfryzacji dokumentacji kadrowej i BHP, ułatwiając archiwizację i zarządzanie dokumentami.
