Wielu przedsiębiorców miewa wątpliwości związane z tym, co można odliczyć od kosztu uzyskania przychodu. A jak sprawa wygląda w przypadku plecaka do biura? Otóż jest to możliwe, jednak tylko pod pewnymi warunkami. Najważniejsze, aby wydatek miał związek z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Kiedy istnieje możliwość wliczenia plecaka do kosztu uzyskania przychodu?
Należy pamiętać, że prowadząc działalność gospodarczą, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko te wydatki, które mają bezpośredni lub pośredni związek z osiąganym przychodem lub służą zabezpieczeniu jego źródła. Muszą być racjonalne, zgodne z charakterem prowadzonej działalności, a także właściwie udokumentowane. Plecak może się do nich zaliczać, ale jedynie w określonych przypadkach. O czym mowa? Po pierwsze można zaliczać go do kosztów uzyskania przychodu, kiedy ma wyraźny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. To sytuacje, w których plecak służy jako narzędzie pracy, np. do:
- noszenia laptopa i dokumentów do pracy,
- transportu sprzętu fotograficznego przez fotografa,
- przenoszenia narzędzi przez informatyka, serwisanta, architekta itp.
Po drugie, użytkowanie plecaka, takiego jak na przykład: https://www.decathlon.pl/akcesoria/plecaki, nie może mieć charakteru osobistego. Nie można wykorzystywać go głównie do celów prywatnych, takich jak zakupy, wyjazdy weekendowe, wycieczki czy siłownia. Musisz mieć świadomość, że jeśli organ podatkowy stwierdzi, że zakup plecaka służył zaspokojeniu potrzeb osobistych przedsiębiorcy, istnieje ryzyko, że taki wydatek nie zostanie uznany za koszt podatkowy. Najlepiej zatem wybrać model w biznesowym lub specjalistycznym wydaniu, a przy tym unikać towarów o charakterze wyłącznie rekreacyjnym lub sportowym.
Po trzecie, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie zakupu. Aby plecak mógł być ujęty w ewidencji księgowej, musisz posiadać niezbędną dokumentację. W jej skład powinna wchodzić faktura VAT lub paragon z NIP-em przedsiębiorcy, przy czym taki dokument ma jednoznacznie wskazywać, że wydatek został poniesiony w związku z działalnością gospodarczą. Kolejne punkty to opis merytoryczny wydatku do celów księgowych oraz potwierdzenie użytkowania służbowego (opcjonalnie: zdjęcia, wpis w polityce firmy, opis sprzętu w środku).
W skrócie: plecak może być uznany za koszt uzyskania przychodu, gdy spełnia trzy podstawowe warunki:
- jest powiązany z prowadzoną działalnością,
- nie ma cech prywatnego użytku,
- został prawidłowo udokumentowany.
Plecak z logo firmy do biura
Wiele firm ma swoje przedmioty sygnowane logo. W takim wydaniu pojawiają się też plecaki. Można uznać je za koszt uzyskania przychodu, kiedy pełnią funkcję użytkową i promocyjną. Przy czym i tutaj, zakup musi być udokumentowany fakturą lub paragonem z NIP-em, a plecak ma służyć konkretnie do celów służbowych, nie prywatnych.
Uzasadnienie prawne
Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Plecak można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, kiedy nie nosi znamion użytku osobistego i nie został ujęty w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT). W związku z powyższym będzie on spełniać przesłanki do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powyższym przepisem.
Kiedy nie można ująć plecaka w kosztach firmowych?
Chociaż plecak może wydawać się neutralnym zakupem, w świetle przepisów podatkowych kluczowe znaczenie mają cel jego nabycia i związek z prowadzoną działalnością. Organy skarbowe mogą zakwestionować wliczenie go w koszta, jeśli uznają, że ma on charakter osobisty, nie ma związku z uzyskiwaniem przychodów, a także kiedy jego zakup nie jest prawidłowo udokumentowany.
Warto dokładniej omówić powyższe kwestie. Musisz wiedzieć, że wydatki o charakterze konsumpcyjnym nie spełniają warunku celowości wynikającego z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. W związku z tym urząd skarbowy może stwierdzić, że plecak służy do celów prywatnych, chociaż zakupiono go „na firmę”. Co więcej, nawet gdy nie jest to przedmiot osobisty, należy wykazać jego wykorzystanie w ramach działalności firmy. Bez racjonalnego, jasnego wyjaśnienia trudno mówić o jego związku z działalnością. Ostatnia kwestia, czyli brak dokumentów lub takie wystawione na osobę prywatną, uniemożliwia zaksięgowania plecaka jako kosztu. Bez właściwej dokumentacji niemożliwe staje się uwzględnienie wydatku w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) lub w ewidencji podatkowej.
Nie masz pewności, czy plecak to zasadny zakup w przypadku pracy biurowej? Bezpiecznie więc skonsultować się z księgowym. Ponadto zawsze dobrze mieć przygotowany pisemny opis wykorzystania plecaka w pracy zawodowej.
Artykuł sponsorowany
