Poradnik Przedsiębiorcy

Formularz VAT-26 - informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności z omówieniem

Zmiany, jakie wprowadzi Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 7 lutego 2014 roku, nałożą na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki, związane m.in. z koniecznością prowadzenia kilometrówki, ale również i zgłoszenia w urzędzie skarbowym informacji o posiadanych pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, do czego został przygotowany druk VAT-26.

Które z samochodów wskazać na VAT-26?

Zgodnie z przepisami ustawy informację o posiadanych pojazdach samochodowych powinni złożyć podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Definicja pojazdu samochodowego

Pojazdem samochodowym w rozumieniu ustawy o VAT i kodeksu drogowego jest pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Natomiast przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkiem, dopuszczonego do poruszania się po drodze. Z definicji tej wyłączone są motorowery i ciągnik rolniczy.

A zatem w praktyce zgłoszeniu będą podlegały zarówno:

  • samochody osobowe,
  • motocykle,
  • samochody ciężarowe o masie całkowitej poniżej 3,5 tony których konstrukcja nie przesądza o wyłącznym wykorzystywaniu dla celów działalności,
  • pojazdy samochodowe o masie poniżej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,
b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,
c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki

Ponieważ w ustawie wskazano, że zgłoszeniu podlegają pojazdy samochodowe użytkowane wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, należy wyjaśnić, kto jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki, o której mowa w ustawie o VAT. Kilometrówkę powinni prowadzić podatnicy użytkujący pojazdy samochodowe - o masie poniżej 3,5 tony - wyłącznie dla celów działalności, których sama konstrukcja zgodnie z przepisami ustawy nie przesądza o wykorzystaniu ich wyłącznie dla celów działalności.

Jak wypełnić informację VAT-26?

Jak w większości formularzy składanych do urzędu, w lewym górnym rogu dokumentu należy podać numer identyfikacji podatkowej - NIP, a następnie przejść do części A formularza.

W pozycji 5: Urząd skarbowy, do którego adresowana jest informacja, należy wskazać dane urzędu, jaki jest właściwy dla celów rozliczania VAT, czyli tego wybranego ze względu na miejsce prowadzenia czynności opodatkowanych. Jeżeli czynności opodatkowane prowadzone są na obszarze dwóch lub więcej urzędów, należy wskazać naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania (osoby fizyczne) lub miejsce siedziby działalności (podatnicy niebędący osobami fizycznymi). Kolejno wskazać należy cel złożenia informacji (zgłoszenie czy aktualizacja). Aktualizację informacji składa się w przypadku zmiany celu wykorzystania pojazdu samochodowego. Należy mieć również na uwadze, że obowiązek dostarczenia jej do urzędu należy wypełnić najpóźniej na 1 dzień przed dniem, w którym nastąpi zmiana.

Po uzupełnieniu danych identyfikacyjnych należy przejść do głównej części informacji - części C. W znajdującej się tam tabeli uzupełnia się dane dotyczące zgłaszanych aut, podając:

  • markę (pozycja D.1 w dowodzie), model (poz. D.3) i kolor pojazdu,
  • numer rejestracyjny,
  • rok produkcji,
  • datę nabycia pojazdu (w formacie dzień-miesiąc-rok)
    • w przypadku importu należy podać datę importu,
    • w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu należy podać datę oddania do używania,
    • w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze należy podać datę przyjęcia w używanie,
  • datę poniesienia pierwszego wydatku (w formacie dzień-miesiąc-rok)
  • datę zmiany wykorzystania (w formacie dzień-miesiąc-rok) - wypełnia się jedynie dla informacji aktualizacyjnych (czyli tych, w których zaznaczono kwadrat nr 2 w poz. 5).

Deklaracja, jak każde pismo urzędowe wymaga podpisu podatnika lub osoby go reprezentującej.

Termin złożenia informacji o pojazdach samochodowych VAT-26

Złożenie w urzędzie skarbowym informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej należy dokonać w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdami podlegającymi zgłoszeniu.

Dopilnowanie terminu zgłoszenia samochodów w urzędzie jest niezwykle ważne, bowiem stanowi jeden z warunków odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z jego użytkowaniem. W przypadku, gdy informacja o samochodach poniżej 3,5 tony, przy których planowane jest 100% odliczanie VAT nie zostanie złożona w urzędzie, podatnik traci prawo do odliczenia VAT w kwocie 100% na rzecz 50% kwoty VAT wynikającej z dokumentu potwierdzającego koszt.

Złożenie zgłoszenia po terminie daje możliwość pełnego odliczania VAT dopiero od dnia dostarczenia informacji do urzędu.

Samochody niepodlegające zgłoszeniu VAT-26

W informacji składanej na druku VAT-26 nie będą musiały znaleźć się samochody:

  • ciężarowe o masie całkowitej powyżej 3,5 tony;
  • z tytułu których użytkowania podatnik odlicza 50% VAT, ponieważ użytkuje je zarówno dla celów prywatnych, jak i dla celów prowadzonej działalności;
  • których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne:
    • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

- wymagane dodatkowe badanie techniczne przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpis w dowodzie;

    • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

- wymagane dodatkowe badanie techniczne przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpis w dowodzie

    • pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach określone dla następujących przeznaczeń:

a) agregat elektryczny/spawalniczy,
b) do prac wiertniczych,
c) koparka, koparko-spycharka,
d) ładowarka,
e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
f) żuraw samochodowy

- jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym;

  • dla których podatnik nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki:

    • przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,
b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

    • w odniesieniu, do których podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Do pobrania:

pdf
formularz-vat-26---informacja-o-pojazdach-wykorzystywanych-w(...).pdf druk do ręcznego wypełnienia