Poradnik Przedsiębiorcy

Przez biurko do serca (szefa) – zaprojektuj swoje miejsce pracy!

Większość kursów BHP, szkoleń czy infografik w korporacjach zawiera szczegółowy schemat idealnego miejsca pracy. Kąt nachylenia monitora, klawiatury, wysokość blatu i siedziska to niezmierne ważne elementy. Miejsce pracy to nie tylko aspekt czysto techniczny, ale i osobisty – żadne stanowisko, użytkowane od dłuższego czasu, nie uchroni się przed „nalotem” indywidualności właściciela. Nic w tym złego, ważne natomiast, aby umieć pogodzić w miejscu pracy odpowiednie cechy – biurko przyjazne, efektywne oraz profesjonalne. Jak je zaprojektować?

Nie okopuj się!

Wprawdzie praca w biurze może czasem przypominać wojnę podjazdową, mimo to tworzenie wałów przeciwpancernych ze stert dokumentów, przyborów biurowych i naczyń nie jest najlepszym pomysłem. Porządek na biurku wydaje się być utartym sloganem? Być może – jednak jest tak nie bez powodu.

Istnieją osoby, które potrafią się skupić wyłącznie w sterylnych warunkach i mają zdolność utrzymywania swojego miejsca pracy w takim stanie, istnieją też tacy, dla których naturalnym środowiskiem pracy jest bałagan – i którzy także nie mają specjalnego problemu z jego stworzeniem. Jeśli pracuje się samemu w pokoju, zdalnie z domu, i do tego jest się efektywnym – nie ma z tym problemu. Jednakże praca w klasycznym biurze, boksach czy open-space wymaga pewnego dostosowania się do ogólnie panujących standardów. Tym bardziej, że – o ile nie jest się grafikiem artystą lub kimś innym w tym stylu – nieuporządkowane biurko może negatywnie rzutować na to, jak jesteśmy postrzegani przez współpracowników lub zwierzchników. Ciśnie się na usta, że „nikomu nic do tego, jak wygląda moje biurko, dopóki dobrze pracuję”? Słusznie, choć ludzie nie oceniają się nawzajem wyłącznie na podstawie suchych faktów, ale też podświadomych spostrzeżeń – a do takich należy wrażenie, które może pozostać w innym człowieku po tym, jak spojrzy na nasze miejsce pracy. Zamiast więc kłócić się ze światem i ostentacyjnie demonstrować bycie ponad jego regułami, lepiej jest je wykorzystać na swoją korzyść, przy niewielkim wysiłku.

Jak się do tego zabrać? Organizacja nie jest wcale tak trudna, jak się wydaje. Po pierwsze – papiery, kartki, dokumenty, karteczki. Trudne do opanowania, piętrzące się na biurku i stresujące. Z pomocą przyjdą tutaj wszelkiego rodzaju systemy organizacji – segregatory, teczki, rynienki. Z dokumentami należy postępować stanowczo – posegregować, niepotrzebne wyrzucić, potrzebne i niepilne wpiąć do segregatorów, potrzebne i pilne zostawić pod ręką w specjalnym podajniku. Notatki? W zależności od ilości, niewielkie karteczki można przypiąć do tablicy korkowej czy też ścianek działowych nad biurkiem bądź – jeśli notatek jest sporo – założyć notes. I nie odkładać. Listy zadań można bez problemu zaprojektować na komputerze – dobrze sprawdzi się w tym przypadku klasyczny arkusz kalkulacyjny, dokument tekstowy albo popularne w nowszych wersjach oprogramowania „samoprzylepne” karteczki na pulpit.

Po odkopaniu góry dokumentów jasne staje się, gdzie podziały się wszystkie naczynia w biurze? Nie trzeba chyba tłumaczyć, jak poradzić sobie z problemem. Na przyszłość warto zadbać o to, aby nie gromadzić na biurku firmowej zastawy – zanim pójdzie się po kolejną kawę, warto zabrać ze sobą już stojącą na miejscu pracy filiżankę. Dobrym pomysłem jest także jeden kubek, z którego stale korzysta się w pracy.

Na końcu przychodzi czas na sprzęt biurowy. W jego przypadku także warto zacząć od segregacji – wyrzucić to, co niepotrzebne, zepsute, wyczerpane, zapisane. To, co zostanie, podzielić na niezbędne, które musi się znaleźć pod ręką – czyli długopisy, karteczki lub notatnik do szybkich zapisków i wszystko, czego używa się wielokrotnie w ciągu dnia. Inne rzeczy powinny zostać schowane np. do szafki.

Gdy porządki zostaną zrobione, okazuje się, że biurko wcale nie jest tak małe, jak się początkowo wydawało, a długopisów wcale nie podkradał sąsiad z boksu obok. Przestrzeń na biurku to przestrzeń do pracy i kreatywności, którą można nieco spersonalizować.

Jak nie zrobić z biurka muzeum?

Opinie ekspertów są zgodne – spersonalizowanie swojego miejsca pracy i dostosowanie go do własnych potrzeb i preferencji pomaga w pracy i zwiększa zaangażowanie. Warto zatem zadbać o to, żeby czuć się dobrze przy swoim biurku, nadal pamiętając o podstawowej zasadzie – epatowanie indywidualnością kontra profesjonalizm. W biurze jest się przede wszystkim profesjonalistą, a dopiero potem rodzicem, partnerem, pasjonatem zwierząt, mody, motocykli, muzyki etc.

Dlatego też na biurku można umieścić kilka niewielkich akcentów, określających naszą osobowość i wyróżniających na tle innych pracowników. Może to być ulubiony kubek, drobiazg na szczęście, rysunek dziecka, zdjęcie wymarzonego samochodu (silnie motywujące do pracy!), doniczkowa roślinka. Jednocześnie warto zadbać o to, aby te osobiste przedmioty nie były najbardziej wyeksponowane na biurku i nie zwracały uwagi każdego, kto tylko wejdzie do pokoju. I co ważne – nie mogą one zbytnio przykuwać uwagi właściciela biurka, czyli nie mogą go rozpraszać. Dlatego lepiej nie inwestować w interaktywne zabawki z popularnych sklepów z gadżetami, które mogą pochłonąć uwagę i czas.

Pulpit – drugim biurkiem

Wprawdzie ekran komputera raczej nie rzuca się w oczy współpracownikom tak, jak biurko, mimo to warto zadbać o porządek również na firmowym twardym dysku. Zabałaganiony ekran startowy, zapchana skrzynka e-mailowa i mnóstwo pootwieranych zakładek raczej nie sprzyjają efektywnej pracy. Jak sobie z tym poradzić?

Banalne, ale prawdziwe – foldery. Dokumenty na pulpicie powinny być zapisywane tylko wtedy, kiedy konieczne jest szybkie z nich skorzystanie. Po sytuacji kryzysowej wszystkie pliki powinny znaleźć się natomiast w odpowiednich, jasno opisanych folderach. Dzięki temu, po pierwsze, nic nie zginie, a wszystkie dokumenty dotyczące jednego tematu zostaną zebrane w jednym miejscu. Po drugie – pulpit ma mimo wszystko ograniczoną wielkość, na której zmieści się tylko określona liczba dokumentów. Warto zadbać o to, aby ogarnąć je zanim skończy się to miejsce.

Podobnie jest ze skrzynką pocztową. Wiadomości najlepiej jest odczytywać i segregować na bieżąco. Jeśli to niemożliwe, warto wyznaczyć sobie pół godziny w tygodniu, które przeznaczy się wyłącznie na posprzątanie skrzynki odbiorczej i nadawczej.

Podsumowując – miejsce pracy powinno być takie, aby dobrze czuł się w nim przede wszystkim jego właściciel. Właściciel ten natomiast musi pamiętać, że w pracy jest specjalistą i to właśnie podkreślać nie tylko własnymi kompetencjami, ale także stanem swojego biurka i komputera. Jeśli dobrze się zastanowić, biurko to doskonałe narzędzie wpływu społecznego – dzięki niewielkiemu wysiłkowi można sprawić, że współpracownicy i przełożeni będą postrzegać jego właściciela jako profesjonalistę. Chyba warto spróbować?