Poradnik Przedsiębiorcy

Stresujesz się? Twoi pracownicy też! Sprawdź, jak im pomóc

Stres to plaga współczesnego świata - może prowadzić do bardzo wielu problemów ze zdrowiem zarówno psychicznym, jak i fizycznym. Dlatego ważne są działania wykluczające lub redukujące jego oddziaływanie we wszystkich dziedzinach życia. Jednym z podstawowych rodzajów stresu, który nęka współczesnego człowieka, jest stres zawodowy. Konieczność wykonania wszystkiego “na wczoraj”, siedzenie po godzinach, rywalizacja, dążenie “po trupach” do awansu - to wszystko sprawia, że często nawet nie zdając sobie z tego sprawy, jesteśmy przemęczeni, spięci, zniechęceni, zaczynamy odczuwać różnego rodzaju dolegliwości fizyczne.

Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy z tego, jak wiele mogą zmienić w kwestii stresu odczuwanego przez swoich pracowników. Czasami wystarczą drobne modyfikacje w systemie zarządzania czy też w pomieszczeniu, w którym przebywają podwładni, które prowadzą do niespodziewanie pozytywnej zmiany w ich zachowaniu i funkcjonowaniu. W jaki sposób przedsiębiorca może zminimalizować stres odczuwany przez pracowników?

Obserwuj, pytaj, monitoruj…

Najważniejszym krokiem w kierunku poprawy warunków pracy w każdej firmie jest przyjęcie przez pracodawcę do wiadomości, że jego podwładni mogą odczuwać stres związany z pracą.

Świadomość taka jest kluczowa dla podjęcia jakichkolwiek działań w tym zakresie, które przecież należą do obowiązków pracodawcy. Z przepisów prawa pracy nie wynika co prawda obowiązek redukowania stresu odczuwanego przez pracowników. Jest jednak zapis mówiący o ochronie życia i zdrowia (w tym również psychicznego) pracowników, poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych fizycznych oraz psychospołecznych warunków pracy.

W jaki sposób pracodawca może dowiedzieć się, czy jego pracownicy odczuwają stres? Przede wszystkim przez rozmowę - z samym pracownikiem, jak i jego bezpośrednim przełożonym. Ważnych informacji na ten temat dostarczy również obserwacja - jakie wyniki osiąga dany pracownik na przestrzeni kilku miesięcy, czy często chodzi na zwolnienia, co zmieniło się ostatnio w organizacji, jak zachowuje się osoba, która awansowała na kierownicze stanowisko? To tylko kilka potencjalnych źródeł, które mogą zaalarmować pracodawcę i wskazać na to, że jego pracownicy odczuwają nadmierny stres.

Istnieje również wiele sprawdzonych psychologicznych metod służących pomiarowi stresu, czy też inaczej mówiąc - psychospołecznego obciążenia pracą. Jeżeli pracodawca stwierdzi coś niepokojącego, zawsze może zwrócić się do firmy zewnętrznej lub też zlecić wewnętrznemu działowi HR tzw. audyt stresu w organizacji.

Przede wszystkim - lokalizacja źródeł stresu

Zarówno zewnętrzny audyt, jak i wewnętrzne działania pracodawcy czy działu HR mogą pomóc w sprawdzeniu, czy pracownicy odczuwają negatywne napięcie związane z pracą. Kolejnym, ważniejszym krokiem - zanim podejmie się decyzję, jakie działania podjąć - jest ocena źródeł stresu w pracy. Przyczyn dyskomfortu psychofizycznego w firmie może być wiele. Bardzo często występującym podziałem takich stresorów, stosowanym również przez Państwową Inspekcję Pracy, jest podział na:

  • przeciążenie ilościowe pracą - praca w pośpiechu, duże tempo pracy narzucane przez maszyny, niespodziewane przydzielanie zadań, wiele obowiązków i brak czasu,

  • przeciążenie jakościowe pracą - długotrwała koncentracja, czujność, wykonywanie wielu zadań umysłowych, konieczność podejmowania odpowiedzialnych decyzji, wykonywanie zadań wykraczających poza kompetencje,

  • niedociążenie jakościowe pracą - wykonywanie prostych, monotonnych czynności, praca poniżej możliwości,

  • ograniczony zakres kontroli nad pracą - nieelastyczne godziny pracy, brak możliwości decydowania, w jaki sposób wykonać dane zadanie, brak informacji na temat wyników pracy,

  • niejasność pełnionej roli zawodowej - niedostateczna wiedza na temat pełnionych obowiązków, działania firmy,

  • konflikt roli zawodowej - sprzeczne i zmienne wymagania przełożonych, niezadowolenie klientów, konieczność ciągłego pozostawania do dyspozycji,

  • brak wsparcia ze strony współpracowników i/lub przełożonych - promowanie rywalizacji, brak informacji na temat planów przedsiębiorstwa, nieznajomość bieżących zadań, dyskryminacja,

  • fizyczne warunki pracy - hałas, niedoposażone stanowisko pracy, zbyt wiele osób w jednym pomieszczeniu, stary sprzęt.

Jak widać, stres może być spowodowany przez bardzo różne czynniki - zarówno przez przeciążenie obowiązkami, jak i zbyt małą ich liczbę, przydzieleniem zbyt dużej odpowiedzialności, jak i brakiem kontroli i wpływu na przebieg pracy. Każdy pracodawca powinien poznać źródła stresu pracowników ulokowane w firmie, sprawdzić, czy jest jakaś ogólna przyczyna napięcia (osoba, sposób zorganizowania pomieszczenia, procedura), która jest uniwersalna dla większej liczby podwładnych. Takie działanie pozwoli na późniejsze odpowiednie zaplanowanie działań w celu usunięcia lub zredukowania oddziaływania danego stresora na pracowników.

Jest to niezmiernie ważne, ponieważ w inny sposób należy zareagować, jeżeli stres podwładnych wynika ze złego zorganizowania stanowisk pracy, inaczej, jeżeli przyczyną jest niekompetentny kierownik, a jeszcze inaczej, kiedy lęk pracowników wiąże się z nadchodzącą fuzją. Znajomość źródła napięć pozwoli na uderzenie w odpowiednie miejsce, czyli skorygowanie tych aspektów pracy, które bezpośrednio wpływają na stan psychofizyczny pracowników.

Oczywiście nie da się zredukować do zera stresu odczuwanego przez każdego podwładnego. Są bowiem osoby, które nawet w bardzo sprzyjających i bezpiecznych warunkach znajdą powód do stresu, lub też takie, których obecna sytuacja życiowa nie pozwala na spokojne funkcjonowanie.

Prewencja przede wszystkim

Dobrze jest, jeżeli uda się zlokalizować i wyeliminować główne źródła stresu zawodowego w firmie. Czasami może być to długa i wyczerpująca walka, jednak korzyści, jakie może przynieść, przewyższają poniesione koszty. Bez stresu pracownicy są bardziej wydajni, chętniej wykonują swoje obowiązki, wykazują się większą kreatywnością.

Przez wzgląd na ww. korzyści każdy pracodawca powinien pamiętać o kilku zasadach, które - zgodnie z zasadą “lepiej zapobiegać niż leczyć” - pozwolą zaskoczyć stres, zanim ten zaskoczy nas.

Złote zasady przeciwdziałania stresowi

1. Komunikacja przede wszystkim - dobra komunikacja zarówno między pracownikami na tym samym szczeblu, jak i między poszczególnymi stanowiskami w hierarchii jest niezwykle ważna. Dobrym rozwiązaniem może okazać się organizowanie cotygodniowych zebrań, na których na bieżąco będą rozwiązywane pojawiające się problemy, dzięki czemu być może uda się uniknąć ich negatywnych konsekwencji. Niezwykle ważny jest również tzw. feedback. Każdy pracownik ma prawo wiedzieć, jak poradził sobie z danym zadaniem, jak został oceniony, co zrobił źle, co dobrze. Informacje takie po pierwsze pokazują, że kierownictwu zależy na podwładnym, po drugie - dają szansę na poprawienie ewentualnych błędów, zredukowanie zachowania.

2. Równe traktowanie pracowników - każdy pracownik, zgodnie z prawem pracy, ma prawo do jednakowego wynagrodzenia za wykonanie jednakowej pracy - nie może dochodzić do sytuacji, że jeden pracownik zatrudniony na takim samym stanowisku jak inny będzie zarabiał mniej za takie same obowiązki. Co więcej, wszyscy pracownicy powinni mieć równe szanse na awans, wybór dogodnego terminu urlopu etc.

3. Właściwy człowiek na właściwym miejscu - zasada ta jest istotna już na etapie rekrutacji pracowników. Każdy pracodawca powinien bardzo dokładnie wskazać, kogo poszukuje, jakimi kompetencjami powinna cechować się zatrudniona na danym stanowisku osoba. Jeżeli będzie ono wymagać wysokiej odporności na stres ze względu na małą ilość czasu na wykonanie zadań, należy znaleźć osobę, która sprosta takim oczekiwaniom. Również awansując osoby wewnątrz firmy, należy pamiętać, iż nie każdy nadaje się do każdej pracy. Czasami pracownik, który idealnie radzi sobie na niższym stanowisku, awansowany staje się mało efektywny, nie radzi sobie z zarządzaniem ludźmi czy ciążącą na nim odpowiedzialnością.

4. Jasne cele i obowiązki - żeby nie doprowadzić do konfliktu lub niejasności roli zawodowej wśród swoich pracowników, należy w bardzo jasny sposób delegować zadania i odpowiedzialność. Każdy pracownik powinien dokładnie wiedzieć, co ma zrobić i na kiedy. Znacząca część pracowników boryka się ze stresem spowodowanym właśnie niedoinformowaniem oraz niewiedzą na temat tego, do kogo należy się zgłosić z problemem. Ważne jest również wcześniejsze planowanie projektów tak, aby pozbawić podwładnych elementu zaskoczenia oraz niepewności, czy zdążą wykonać swoje codzienne obowiązki, czy też zostaną zarzuceni niespodziewaną dodatkową pracą, przez co pojawią się zaniedbania i problemy.

5. Miejsce, gdzie można się zrelaksować - i nie chodzi tu o model pracy, jaki przyjął Google. Nie każdy może sobie pozwolić na takie zorganizowanie firmy. Jednak w każdym miejscu pracy powinno znajdować się miejsce, w którym pracownicy mogą spokojnie zjeść, zrobić kawę i - odrywając się np. od komputera - zagadać do współpracownika na temat pogody lub ulubionego serialu. Jest to niezwykle ważne dla higieny zarówno fizycznej - klawiatury nie stanowią menu z całego tygodnia - jak również psychicznej, gdyż przestajemy na chwilę myśleć o wykonywanym zadaniu, relaksujemy się i nabieramy dystansu do obowiązków.

6. Promowanie atmosfery wzajemnej pomocy i współpracy - nie chodzi oczywiście o wyręczanie czy nadużywanie dobrego serca jednych pracowników przez drugich, ale o wspieranie działań grupowych, wzajemnego wsparcia, dialogu. Pracownicy powinni mieć możliwość partycypacji w podejmowanych w firmie decyzjach.

Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że nie tylko dla nich praca może stanowić źródło stresu. Nawet jeżeli na pierwszy rzut oka wydaje się, że wszyscy pracownicy funkcjonują poprawnie, po głębszej analizie może okazać się, że wielu z nich odczuwa nadmierny stres zawodowy. Walka z nim oraz przeciwdziałanie mu to jedne z podstawowych obowiązków pracodawców. Biorąc pod uwagę negatywne skutki stresu dla samego pracownika, jak i dla firmy, współcześni pracodawcy nie powinni lekceważyć tego zjawiska w swoich firmach.