Dobry szef posiada umiejętność słuchania. Potrafi wysłuchać swoich pracowników i ich zrozumieć. Komunikacja w firmie nie może być jednostronna. Pracodawca, wchodząc w interakcje z osobami zatrudnionymi, nie może wyłącznie wymagać posłusznego słuchania i potakiwania. Pracownicy mogą mieć swoje zdanie na dany temat. Czasami okazuje się, że to, co podwładni mają do powiedzenia, okazuje się przydatne. Czy pracodawcy wykorzystują umiejętność słuchania? Jak słuchać, aby zrozumieć i zapamiętać wiadomość, przekazywaną przez naszego rozmówcę?
Umiejętność aktywnego słuchania
Wykształcenie umiejętności słuchania nie jest łatwe. Są oczywiście osoby, które nie mają trudności w zrozumieniu przekazywanych treści, odczuć czy przeżyć rozmówców. Istotne jest także dokonanie poprawnej interpretacji wypowiedzi. Z tego względu słuchanie polega nie tylko na odbieraniu komunikatu przekazywanego w formie słownej. Należy obserwować rozmówcę, odczytywać jego mowę ciała oraz zachowania niewerbalne. Czasami to samo zdanie w innych sytuacjach może oznaczać coś zupełnie innego.
Większość ludzi nie ma dobrze rozwiniętej umiejętności słuchania, ponieważ nie poświęca zbyt wiele czasu i uwagi na kontakt z drugą osobą. Pracodawcy zwykle mają bardzo dużo zadań na głowie, zatem wzywając pracownika na rozmowę, oczekują potwierdzenia swoich przekonań czy uzyskania satysfakcjonującej odpowiedzi. Czasami rozmówca ma jednak do przekazania inne, o wiele ciekawsze treści, z których szef nie chce już skorzystać.
Zasady, które warto zastosować
Aktywnego słuchania można się nauczyć. Wystarczą chęci oraz zastosowanie się do poniższych zasad.
- Zwróć uwagę na rozmówcę – kiedy pracownik przychodzi do twojego gabinetu, poświęć mu czas. Zaangażuj się w rozmowę. Utrzymuj kontakt wzrokowy, uśmiechaj się, potakuj. Nie krzyżuj rąk ani nóg – twoja zamknięta postawa może zniechęcić rozmówcę do szczerej wypowiedzi.
- Nie przerywaj, nie oceniaj i nie myśl stereotypowo – osoby, które mają rozwinięta umiejętność słuchania, starają się najpierw wysłuchać całości wypowiedzi, a następnie ustosunkowują się do niej. Nieprawidłowe jest dokonywanie oceny w trakcie monologu rozmówcy. Sposób, w jaki nastawimy się do pracownika, będzie rzutował na odbiór przekazywanych treści.
- Stosuj technikę parafrazowania i pytaj o to, czego nie rozumiesz – kiedy rozmówca zakończy swoją wypowiedź, postaraj się powtórzyć swoimi słowami to, co przed chwilą zostało powiedziane. Koniecznie wyjaśnij kwestie, które były dla ciebie niezrozumiałe. Może rozmówca trochę się zestresował i dobrał nieodpowiednie słowa lub wyrażenia, aby przekazać ci to, co miał na myśli.
- Sporządzaj notatki – w trakcie długich wypowiedzi możesz przygotować notes i zapisywać najważniejsze informacje, które przekazał ci twój rozmówca. Dzięki temu nie zapomnisz o tym, co zostało powiedziane. Będziesz miał także możliwość przeanalizowania przekazanych treści.
- Upewnij się, czy dobrze zrozumiałeś przekazane ci informacje – Podczas rozmowy stosuj takie wyrażenia jak: Czy dobrze zrozumiałem, że… / Chciałeś mi przekazać, iż… /Miałeś na myśli… / Uważasz, że... W ten sposób zachęcisz pracownika do wyjaśnienia jego poglądów i stanowiska w danej sprawie.
- Zwróć uwagę na komunikację niewerbalną – umiejętność słuchania polega na wychwytywaniu treści, które nie zostały przekazane w formie zdań i wypowiedzi słownych. Ciało człowieka zdradza jego prawdziwe intencje i odczucia. Kiedy pracownik mówi, że bardzo dobrze czuł się w roli osoby prowadzącej prezentację przed zarządem, obserwuj, co przekazuje ci postawą ciała, gestami i mimiką twarzy. Jeśli jest spięty – prezentacja wcale mu się nie podobała i nie był zadowolony, że musiał wykonać takie zadanie.
- Dopytuj, czy rozmówca zakończył wypowiedź – nie można przerywać innym, ale czasami trudno określić, czy ktoś zakończył swoja wypowiedź, zastanawia się, co jeszcze powiedzieć, a może robi zbyt długą pauzę. Uprzejmie zapytaj, czy pracownik ma zamiar coś dopowiedzieć i czy ty możesz teraz zabrać głos.
Umiejętność słuchania – test
Wydaje ci się, że potrafisz słuchać swoich pracowników? Wypełnij poniższy test, aby dowiedzieć się, na jakim poziomie masz rozwiniętą umiejętność słuchania. Odpowiedź na pytania przedstawione w poniższej tabeli. Przy każdym pasującym do ciebie stwierdzeniu wstaw znak plus. Następnie połącz swoje odpowiedzi – otrzymasz wykres. Im bardziej zaznaczona przez ciebie linia będzie zbliżała się do lewej strony, tym lepiej rozwinięta jest u ciebie umiejętność słuchania.
Stwierdzenie | Zawsze | Przeważnie | Czasami | Nigdy |
Zwracam uwagę na uczucia i zachowanie innych w takim stopniu, w jakim interesują mnie fakty. | ||||
Potrafię usłyszeć to, co nie zostało powiedziane. | ||||
Staram się nie przerywać osobie, która do mnie mówi. | ||||
Nie udaję okazywanego zainteresowania. | ||||
Nie zrażam się do rozmówcy ze względu na wygląd, sposób mówienia. | ||||
W trakcie słuchania nie oceniam wypowiedzi partnera. | ||||
Zwracam uwagę na sposób zachowania rozmówcy, mowę niewerbalną. | ||||
Staram się nie przeszkadzać rozmówcy. | ||||
Kiedy koncentruję się na słuchaniu, nie zwracam uwagi na inne sprawy. | ||||
Potrafię słuchać osobę, która wypowiada się z trudnością, powtarza się. | ||||
Reaguję na wypowiedzi za pomocą komunikacji niewerbalnej: uśmiecham się, utrzymuję kontakt wzrokowy. | ||||
Potrafię podsumować wypowiedź, aby sprawdzić, czy ją zrozumiałem. | ||||
Przyznaję się, kiedy czegoś nie rozumiem i proszę o wyjaśnienie. | ||||
Zwracam uwagę, czego mogę nauczyć się od mówiącego. |
|
