Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

KPiR - dokumentowanie kosztów i ich ewidencja

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) może przysparzać podatnikom wiele problemów. Związane są one m.in. ze sposobem ewidencji i dokumentowania kosztów. Nie zawsze zdają sobie oni sprawę z tego, że poniesiony wydatek stanowi koszt podatkowy, a także w której kolumnie KPiR należałoby go ująć. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się jak powinno przebiegać dokumentowanie kosztów w KPiR!

Jakie wydatki można ująć w KPiR?

Przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mogą w niej ujmować koszty, które spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ważne!

Kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Przedsiębiorca powinien mieć również na względzie to, że aby można było zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych, muszą mieć one związek z prowadzoną działalnością. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością.

Dokumentowanie kosztów w KPiR

Dokumentowanie kosztów przez podmioty prowadzące KPiR uregulowane zostało w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi. Zgodnie z § 12 ust. 3 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których należy zaklasyfikować m.in.:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

  • dowody przesunięć,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • dowody wewnętrzne.

Ewidencja kosztów w KPiR

W księdze przychodów i rozchodów podatnik co do zasady powinien ujmować jedynie te wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Co ważne, zapisy w księdze należy dokonywać w języku i walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Ujmując dany wydatek w księdze, przedsiębiorca powinien rozpocząć jego ewidencję od uzupełnienia kolumn od 1 do 5, czyli:

  • liczby porządkowej,

  • daty zdarzenia gospodarczego,

  • numeru dowodu księgowego,

  • nazwy kontrahenta,

  • adresu kontrahenta.

Kolejny krok to wprowadzenie opisu zdarzenia gospodarczego w kolumnie 6 księgi, np. zakup materiałów biurowych, wynagrodzenia pracowników, zakup paliwa do pojazdu itp.

Jak już wspomniano na wstępie artykułu, największym problemem podatników jest określenie, w której kolumnie KPiR należy ująć dany wydatek. Do ewidencji kosztów przeznaczone są kolumny od 10 do 16, kolumna 14 służy jednak do podsumowania kosztów ujętych w kolumnach 12 - wynagrodzenia w gotówce i naturze oraz 13 - pozostałe wydatki.