Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 roku, przepisy ustawy o VAT przewidują specjalne rozwiązania dla przedsiębiorców. Jednym z nich jest tryb offline24, który umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w postaci elektronicznej bez stałego połączenia z systemem. Jakie zasady nim rządzą i na czym polega to rozwiązanie?
Jakie przepisy regulują tryb offline24 w KSeF?
Wspomniany na wstępie tryb offline24 jest opisany w art. 106nda ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Taka faktura jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W świetle powyższego tryb offline24 wprowadza możliwość dobrowolnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej, jeśli zostanie ona:
- wystawiona zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, oraz
- przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Przesłanie tej faktury do KSeF jest niezbędne w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego fakturę w KSeF oraz w celu przekazania jej nabywcy.
Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej tryb offline24, podatnikowi przyznaje się prawo wyboru, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF, czyli w tzw. trybie online, czy decyduje się na nowo regulowany tryb offline24.
Jednocześnie wybór tego trybu wystawiania faktur jest dobrowolny, np. można z niego skorzystać w sytuacji braku możliwości wystawienia faktury w trybie online lub konieczności wystawienia faktur na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT, nieposługującego się NIP-em, w tym na rzecz konsumenta i podmiotu zagranicznego.
Jednakże w sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę w tzw. trybie offline24, ma obowiązek niezwłocznego przesłania tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur – nie później niż w następnym dniu po dniu jej wystawienia – w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF oraz w celu przekazania tej faktury nabywcy.
W przypadku gdy nabywcą jest przedsiębiorca „krajowy” posługujący się NIP-em – fakturę wystawioną w trybie offline24 otrzymuje w KSeF. Nie przewiduje się wydania tego dokumentu nabywcy w inny sposób niż przy użyciu KSeF
Data wystawienia i otrzymania faktury – jak to działa w trybie offline24?
Zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.
Jak wynika z ww. art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT w przypadku gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
- nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 (procedura SME), lub
- nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za którego pomocą jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Natomiast w myśl art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
W rezultacie za datę otrzymania takiej faktury, gdy nabywca jest:
- przedsiębiorcą krajowym posługującym się NIP-em – jest data przydzielenia numeru w KSeF;
- nabywcą, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, tj. podmiotem, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym podmiotem zagranicznym lub podmiotem korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME – jest data faktycznego otrzymania dokumentu (także poza KSeF).
Przykład 1.
Podatnik VAT 2 marca 2026 roku wystawił fakturę elektroniczną na rzecz kontrahenta mającego siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. W jaki sposób powinno przebiegać wystawienie faktury na podstawie procedury offline24?
Co do zasady podatnik VAT powinien wystawić e-fakturę. Na zasadzie dobrowolności może on jednak wystawić fakturę elektroniczną pod warunkiem, że 3 marca 2026 roku prześle ją do KSeF. Datą wystawienia faktury będzie 2 marca 2026 roku. Datą otrzymania faktury będzie 3 marca 2026 roku, czyli data przydzielenia numeru KSeF.
Przykład 2.
Podatnik VAT 2 marca 2026 roku wystawił fakturę elektroniczną na rzecz kontrahenta niemającego siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Faktura została przesłana drogą mailową 5 marca 2026 roku. W jaki sposób powinno przebiegać wystawienie faktury na podstawie procedury offline24?
Co do zasady podatnik VAT powinien wystawić e-fakturę. Na zasadzie dobrowolności może on jednak wystawić fakturę elektroniczną pod warunkiem, że 3 marca 2026 roku prześle ją do KSeF. Datą wystawienia faktury będzie 2 marca 2026 roku. Natomiast datą otrzymania faktury będzie data faktycznego otrzymania dokumentu, tj. 5 marca 2026 roku.
W celu wystawienia faktury w trybie offline24 i udostępnienia jej w sposób inny niż przy użyciu KSeF podatnik będzie zobowiązany do pobrania certyfikatu KSeF, który jest niezbędny dla potwierdzenia tożsamości wystawcy tej faktury. Certyfikat ten będzie możliwy do pobrania po uwierzytelnieniu się w KSeF, zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami. Certyfikat ten jest niezbędny do wytworzenia kodu QR zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści tej faktury.
Z przedstawionych regulacji wynika, że każdy z podatników zobowiązanych do wystawienia e-faktury będzie na zasadzie dobrowolności mógł skorzystać z trybu offline24. Ustawa nie wprowadza w tym zakresie żadnych ograniczeń podmiotowych czy przedmiotowych
Polecamy:
