Współczesny rynek pracy stawia przed przedsiębiorcami i ich zespołami zupełnie nowe wyzwania. Globalizacja, cyfryzacja i rosnąca konkurencja sprawiają, że oczekiwania wobec pracowników wykraczają daleko poza tradycyjnie rozumiane ramy wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Pracodawcy, dążąc do budowania silnej marki i utrzymania przewagi rynkowej, coraz częściej oczekują od załogi aktywnego zaangażowania w rozwój firmy – poprzez udział w szkoleniach, reprezentowanie przedsiębiorstwa na zewnątrz czy nawet promowanie go w mediach społecznościowych. Ta ewolucja relacji pracowniczych, napędzana potrzebą ciągłej adaptacji, coraz częściej dotyka sfery wizerunku firmy i jej promocji. Rodzi to fundamentalne pytania o granice uprawnień pracodawcy i prawa pracownika, zwłaszcza w kontekście działań employer brandingowych. Gdzie kończy się zasadne polecenie służbowe, a zaczyna nadużycie? Kiedy odmowa wykonania polecenia służbowego czyli udział w szkoleniu, wystąpienie na konferencji czy udostępnienie swojego wizerunku do celów marketingowych? Zrozumienie tych niuansów jest kluczowe dla uniknięcia kosztownych sporów, postępowań przed sądem pracy i, co równie ważne, budowania zdrowych, opartych na wzajemnym zaufaniu i poszanowaniu prawa relacji w firmie.
Dynamiczny rozwój technologii, a w szczególności mediów społecznościowych, dodatkowo komplikuje ten obraz. Koncepcja employer brandingu, czyli budowania marki pracodawcy, stała się jednym z filarów nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Firmy pragną być postrzegane jako atrakcyjne miejsce pracy, a najskuteczniejszymi ambasadorami tej idei są zadowoleni, autentyczni pracownicy. Stąd naturalna pokusa, by zachęcać, a niekiedy nawet wymagać od nich, by dzielili się pozytywnymi doświadczeniami na swoich prywatnych profilach w internecie. Tego typu działania wkraczają jednak w niezwykle wrażliwą sferę prywatności i dóbr osobistych pracownika, co wymaga od pracodawcy szczególnej ostrożności i dogłębnej znajomości przepisów, zwłaszcza w kontekście RODO i prawa do ochrony wizerunku. Napięcie między uzasadnionym interesem biznesowym pracodawcy a prawem pracownika do prywatności staje się coraz widoczniejsze. Niniejszy artykuł stanowi kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców, który w przystępny sposób wyjaśnia, jak poruszać się w tym skomplikowanym obszarze, minimalizując ryzyko prawne i dbając o dobre relacje z zespołem, które są fundamentem długofalowego sukcesu.
Odmowa wykonania polecenia służbowego a szkolenia – prawa i obowiązki
Kwestia szkoleń pracowniczych jest jednym z najczęstszych punktów zapalnych w relacjach z załogą. Z jednej strony, podnoszenie kwalifikacji leży w interesie obu stron, z drugiej – nie każde szkolenie jest obowiązkiem pracownika. Kluczem do zrozumienia tej zależności jest rozróżnienie charakteru i celu organizowanego kursu. Polski Kodeks pracy nakłada na pracodawcę pewne obowiązki w tym zakresie, ale jednocześnie precyzyjnie określa ich granice. Zgodnie z art. 94 pkt 6 kp pracodawca jest zobowiązany „ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych”. Jest to jednak sformułowanie dość ogólne. Jak trafnie zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z 25 maja 2000 roku (sygn. I PKN 657/99), obowiązek ułatwiania nie jest tożsamy z obowiązkiem zorganizowania i sfinansowania każdego szkolenia, którego zażyczy sobie pracownik. Oznacza to, że pracodawca powinien stwarzać sprzyjające warunki do rozwoju – na przykład poprzez elastyczny czas pracy, zgodę na urlop szkoleniowy czy dofinansowanie kursów – ale inicjatywa i ostateczna decyzja często należą do niego.
Aby uniknąć nieporozumień, należy podzielić szkolenia na 3 podstawowe kategorie. Pierwszą i najważniejszą są szkolenia obligatoryjne, z których pracownik nie ma prawa rezygnować. Należą do nich przede wszystkim szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) oraz przepisów przeciwpożarowych. Wynikają one z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i mają na celu ochronę życia i zdrowia pracowników. Odmowa udziału w takim szkoleniu jest traktowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli tzw. zwolnienia dyscyplinarnego (na mocy art. 52 § 1 pkt 1 kp). Dzieje się tak, ponieważ pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, a pracownik, odmawiając szkolenia, uniemożliwia mu wywiązanie się z tego ustawowego obowiązku. Co więcej, dopuszczenie do pracy osoby bez ważnego szkolenia BHP naraża samego pracodawcę na dotkliwe kary finansowe ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, sięgające nawet 30 000 zł, a w razie wypadku przy pracy może prowadzić do jego odpowiedzialności cywilnej, a nawet karnej. Do tej kategorii zaliczyć można również inne szkolenia wymagane specyficznymi przepisami branżowymi, np. dotyczące obsługi urządzeń podlegających dozorowi technicznemu czy postępowania z substancjami niebezpiecznymi.
Drugą kategorią są szkolenia niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Ta grupa jest szczególnie istotna w kontekście nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku. Wprowadzony wówczas art. 94¹³ stanowi, że jeżeli obowiązek odbycia przez pracownika szkolenia niezbędnego do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, innego regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę, szkolenie takie odbywa się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas takiego szkolenia wlicza się do czasu pracy. Sformułowanie „w miarę możliwości” oznacza, że jeśli z obiektywnych przyczyn (np. szkolenie prowadzone przez zewnętrznego dostawcę ma stały harmonogram), nie da się go przeprowadzić w godzinach pracy, pracodawca może polecić udział poza nimi, ale czas ten i tak będzie wliczany do czasu pracy i powinien być odpowiednio zrekompensowany. Oznacza to, że jeśli firma wprowadza nowy system informatyczny, zmienia technologię produkcji lub pracownik awansuje na stanowisko wymagające nowych uprawnień, pracodawca może wydać polecenie udziału w stosownym kursie. Odmowa pracownika może w takiej sytuacji skutkować wypowiedzeniem umowy o pracę (z zachowaniem okresu wypowiedzenia) lub zaproponowaniem mu tzw. wypowiedzenia zmieniającego, czyli zmiany warunków pracy na takie, które nie wymagają nowo wprowadzanych kompetencji.
Co jednak w sytuacji, gdy pracownik kwestionuje, czy dane szkolenie jest faktycznie niezbędne? Warto wówczas podjąć próbę dialogu i dokładnie uzasadnić swoją decyzję, wskazując, jakie konkretne zadania będą niemożliwe do wykonania bez nowych umiejętności. Kluczowe jest wykazanie bezpośredniego związku między szkoleniem a efektywnością pracy na danym stanowisku. Dobrą praktyką jest posiadanie aktualnych opisów stanowisk, które mogą stanowić wsparcie w takiej argumentacji.
Przykład 1.
Firma księgowa wdraża nowe oprogramowanie do obsługi kadr i płac. Pracodawca organizuje dla wszystkich księgowych obowiązkowe szkolenie z obsługi tego programu. Pani Anna, księgowa z 20-letnim stażem, odmawia udziału, twierdząc, że preferuje dotychczasowe rozwiązania i nie chce uczyć się nowego systemu. W tej sytuacji pracodawca ma prawo potraktować jej odmowę jako niewykonanie polecenia służbowego. Ponieważ bez znajomości nowego systemu pani Anna nie będzie w stanie prawidłowo wykonywać swoich obowiązków, jej postawa może uzasadniać wypowiedzenie jej umowy o pracę z powodu utraty kwalifikacji niezbędnych na zajmowanym stanowisku.
Trzecią, najszerszą kategorią, są szkolenia fakultatywne, czyli dobrowolne. Są to wszelkiego rodzaju kursy ogólnorozwojowe, które nie mają bezpośredniego przełożenia na obecne obowiązki pracownika – np. kursy językowe (jeśli znajomość języka nie jest wymagana na stanowisku), zaawansowane szkolenia z umiejętności miękkich, zarządzania stresem, programy coachingowe czy kursy hobbystyczne. W tym przypadku pracownik ma pełne prawo do odmowy udziału bez żadnych negatywnych konsekwencji. Pracodawca może je proponować, zachęcać, oferować dofinansowanie w ramach benefitów pozapłacowych, ale nie może zmusić pracownika do uczestnictwa. Polecenie wyjazdu na takie szkolenie byłoby bezprawne, gdyż nie dotyczy ono pracy w rozumieniu art. 100 kp. Mądry pracodawca rozumie, że motywacja do rozwoju musi płynąć z wnętrza i zamiast przymusu stosuje system zachęt, np. wiążąc ukończenie określonych kursów z możliwością awansu lub premią.
Reprezentowanie firmy i wystąpienia publiczne – granice polecenia służbowego
Kolejnym obszarem potencjalnych konfliktów jest kwestia reprezentowania pracodawcy na zewnątrz, w tym udział w konferencjach, targach czy spotkaniach branżowych. Zgodnie z art. 100 § 1 kp pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, o ile nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. To właśnie w tych trzech warunkach – zgodności z zakresem pracy, prawem i umową – kryje się klucz do legalności polecenia służbowego. Pracownik ma prawo odmówić wykonania polecenia, które wykracza poza te ramy. Oznacza to, że nie każde żądanie wystąpienia publicznego będzie dla pracownika wiążące.
Decydujące znaczenie ma tutaj charakter zajmowanego stanowiska i zakres obowiązków określony w umowie o pracę. Pracodawca może bezsprzecznie wymagać wystąpień publicznych od pracowników, dla których jest to naturalny element pracy – dyrektorów, menedżerów, rzeczników prasowych, specjalistów ds. marketingu i PR czy handlowców. W ich przypadku udział w konferencji branżowej, prezentacja produktu przed klientami czy prowadzenie webinaru jest immanentną częścią powierzonych zadań. Odmowa wykonania takiego polecenia, bez uzasadnionej przyczyny (np. choroby), byłaby naruszeniem obowiązków pracowniczych i mogłaby skutkować nałożeniem kary porządkowej (upomnienia lub nagany), a w skrajnych przypadkach nawet zwolnieniem.
Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy polecenie wystąpienia publicznego jest kierowane do pracownika, którego codzienne zadania nie mają nic wspólnego z reprezentacją firmy. Trudno uzasadnić polecenie wygłoszenia prezentacji na temat strategii marketingowej firmy pracownikowi działu IT, księgowej czy magazynierowi. Takie polecenie najprawdopodobniej zostałoby uznane za niezwiązane z pracą i wykraczające poza warunki umowy, co daje pracownikowi pełne prawo do odmowy. Nawet jeśli pracownik ma wiedzę merytoryczną w danym temacie, ale brakuje mu kompetencji interpersonalnych, predyspozycji do wystąpień publicznych lub po prostu odczuwa paraliżujący stres, może to stanowić dodatkowy, silny argument za odmową. Zmuszanie kogoś do działania wbrew jego predyspozycjom, zwłaszcza w sytuacji dużej ekspozycji publicznej, mogłoby zostać potraktowane jako naruszenie jego dóbr osobistych, takich jak swoboda wypowiedzi czy zdrowie psychiczne. Odmowa może być uzasadniona również wtedy, gdy przygotowanie do wystąpienia wymagałoby od pracownika pracy w wymiarze znacznie przekraczającym normy czasu pracy, bez odpowiedniej rekompensaty.
Przykład 2.
Firma technologiczna zostaje zaproszona do udziału w panelu dyskusyjnym na temat przyszłości sztucznej inteligencji. Dyrektor marketingu poleca udział w panelu panu Tomaszowi, głównemu programiście projektu AI, który jest wybitnym ekspertem, ale osobą bardzo nieśmiałą i unikającą wystąpień publicznych. Pan Tomasz odmawia, argumentując, że nie czuje się na siłach, jego zakres obowiązków obejmuje programowanie, a nie public relations, i taka sytuacja wywołuje u niego silny stres. Jego odmowa jest w pełni uzasadniona. Pracodawca powinien w tej sytuacji uszanować jego decyzję i wyznaczyć inną osobę, np. menedżera produktu lub specjalistę ds. PR, który ma odpowiednie kompetencje komunikacyjne i dla którego takie zadanie jest częścią pracy.
Promocja pracodawcy w social mediach i wykorzystanie wizerunku pracownika
Era cyfrowa przyniosła ze sobą potężne narzędzie marketingowe – media społecznościowe. Pracodawcy, świadomi siły autentycznego przekazu, coraz częściej spoglądają na prywatne profile swoich pracowników jako na potencjalny kanał promocji. Działania z zakresu employee advocacy, czyli rzecznictwa pracowniczego, mogą przynieść firmie ogromne korzyści wizerunkowe. Jednak ten obszar jest prawnie niezwykle delikatny i wymaga od pracodawcy stąpania po cienkim lodzie. Podstawowa zasada jest jednoznaczna: pracodawca nie może zmusić pracownika do promowania firmy na jego prywatnym koncie w mediach społecznościowych, zwłaszcza jeśli ma ono charakter czysto osobisty. Należy jednak pamiętać o specyfice profili o charakterze zawodowym, takich jak LinkedIn. Chociaż nadal nie można zmusić pracownika do aktywności, to dbanie o profesjonalny wizerunek na takiej platformie, zgodny z wizerunkiem firmy, może być uznane za element dbałości o dobro zakładu pracy, szczególnie na stanowiskach menedżerskich czy w sprzedaży. Polecenie służbowe o udostępnieniu posta firmowego, polubieniu strony czy napisaniu pozytywnej recenzji jest bezprawne, ponieważ wkracza w prywatną sferę pracownika. Wyjątkiem mogą być pracownicy działów marketingu, social media czy PR, o ile taki obowiązek został precyzyjnie wpisany w ich zakres obowiązków.
Nawet jeśli pracownik nie jest zobowiązany do aktywnej promocji, ciąży na nim ogólny obowiązek dbania o dobro zakładu pracy i chronienia jego mienia, zapisany w art. 100 § 2 pkt 4 kp. Jest on interpretowany szeroko i obejmuje również powstrzymywanie się od działań, które mogłyby zaszkodzić reputacji firmy. Oznacza to, że publikowanie obraźliwych, nieprawdziwych lub poufnych informacji o pracodawcy, jego produktach czy klientach w internecie może być podstawą do wyciągnięcia surowych konsekwencji, łącznie ze zwolnieniem dyscyplinarnym. Aby uniknąć niejasności, coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie wewnętrznej polityki korzystania z mediów społecznościowych, która określa zasady komunikacji i wskazuje, jakie treści są niedozwolone (np. mowa nienawiści, treści dyskryminujące, ujawnianie tajemnic przedsiębiorstwa).
Szczególnie rygorystyczne przepisy dotyczą wykorzystania wizerunku pracownika. Wizerunek, w świetle RODO, jest daną osobową, a jego ochrona jest również zagwarantowana w Kodeksie cywilnym (jako dobro osobiste) oraz w art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z tymi regulacjami rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Oznacza to, że pracodawca, który chce umieścić zdjęcie lub film z pracownikiem na stronie internetowej firmy, w mediach społecznościowych, w folderze reklamowym czy na stoisku targowym, musi uzyskać na to jego wyraźną, dobrowolną, świadomą i jednoznaczną zgodę. Zgoda ta nie może być dorozumiana ani wynikać z samego faktu zatrudnienia. Musi być „dobrowolna”, czyli pracownik nie może ponieść żadnych negatywnych konsekwencji z powodu jej braku. Musi być „konkretna” i „świadoma”, co oznacza, że musi jasno określać cel (np. promocja na Facebooku), zakres (konkretne zdjęcia/filmy) oraz czas, na jaki jest udzielana. Niedopuszczalne są blankietowe zgody „na wszelkie cele marketingowe na czas nieokreślony”. Co kluczowe, pracownik ma również prawo w każdym momencie cofnąć udzieloną zgodę, a pracodawca musi to uszanować i bezzwłocznie zaprzestać dalszego wykorzystywania jego wizerunku.
Przykład 3.
Firma organizuje sesję zdjęciową do nowej kampanii rekrutacyjnej. Chce pokazać autentyczny zespół, a nie modeli. Przed sesją każdy pracownik, który chce wziąć udział, powinien podpisać osobny dokument – zgodę na wykorzystanie wizerunku. W dokumencie powinno być jasno sprecyzowane, że zdjęcia będą publikowane na stronie kariery firmy, profilach na LinkedIn i Facebooku przez okres dwóch lat. Jeśli po roku pani Ewa, która wzięła udział w sesji, zdecyduje się cofnąć zgodę, pracodawca będzie zobowiązany do usunięcia wszystkich materiałów promocyjnych z jej wizerunkiem z kanałów, nad którymi ma kontrolę.
Konsekwencje prawne odmowy – od kary porządkowej po zwolnienie
Naruszenie przez pracownika jego podstawowych obowiązków, w tym odmowa wykonania zgodnego z prawem polecenia służbowego, może spotkać się z reakcją pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje katalog kar porządkowych, które mogą być stosowane w takich sytuacjach. Zgodnie z art. 108 za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP czy przepisów przeciwpożarowych, pracodawca może zastosować karę upomnienia lub karę nagany. Są to najłagodniejsze formy reakcji dyscyplinarnej. Procedura ich nakładania jest ściśle określona: pracodawca musi to zrobić w ciągu 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu, ale nie później niż po 3 miesiącach od samego zdarzenia. Co niezwykle istotne, przed nałożeniem kary pracodawca ma obowiązek wysłuchania pracownika. Pominięcie tego etapu czyni karę nieważną. Pracownik ma następnie 7 dni na wniesienie sprzeciwu do pracodawcy, a w razie jego odrzucenia – na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary.
W najpoważniejszych przypadkach, gdy odmowa wykonania polecenia nosi znamiona ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, pracodawca może sięgnąć po najsurowszy środek – zwolnienie dyscyplinarne na podstawie art. 52 kp. Jak wspomniano wcześniej, klasycznym przykładem jest odmowa udziału w obowiązkowym szkoleniu BHP. Podobnie może być potraktowana świadoma i nieuzasadniona odmowa wykonania kluczowego dla firmy polecenia służbowego, które mieści się w zakresie obowiązków pracownika i jest zgodne z prawem, jeśli ta odmowa naraża pracodawcę na znaczną szkodę lub dezorganizuje pracę. Przykładowo, odmowa handlowca wyjazdu na kluczowe spotkanie negocjacyjne z najważniejszym klientem, co skutkuje utratą kontraktu, będzie oceniana znacznie surowiej niż jednorazowa odmowa pracownika biurowego przygotowania cotygodniowego raportu, który może zostać sporządzony przez kogoś innego. Kontekst i potencjalne konsekwencje odmowy są kluczowe dla oceny jej wagi. Należy jednak podkreślić, że sąd pracy ocenia każdy przypadek indywidualnie, a poprzeczka dla „ciężkiego naruszenia” jest zawieszona bardzo wysoko. Musi ono cechować się znacznym stopniem winy pracownika (umyślnością lub rażącym niedbalstwem). Decyzja o zwolnieniu dyscyplinarnym musi być bardzo dobrze uzasadniona, a pracodawca ma na jej podjęcie tylko miesiąc od uzyskania wiadomości o zdarzeniu. Każde takie zwolnienie może być zaskarżone przez pracownika do sądu pracy, który oceni, czy naruszenie faktycznie miało „ciężki” charakter.
Podsumowanie - odmowa wykonania polecenia służbowego
Budowanie nowoczesnego, zaangażowanego zespołu nie polega na zmuszaniu, lecz na inspirowaniu i tworzeniu środowiska, w którym pracownicy sami chcą być ambasadorami swojej firmy, a także będą doceniali możliwość rozwoju dzięki polityce szkoleniowej w niej panującej. Dialog, wzajemny szacunek i działanie w granicach prawa to nie tylko obowiązek, lecz także najlepsza inwestycja w kapitał ludzki i stabilny rozwój każdego przedsiębiorstwa.
