W codziennej praktyce działów kadr i płac sytuacja, w której pracownik posiada zarówno zobowiązania wobec pracodawcy, jak i zewnętrznych wierzycieli, nie należy do rzadkości. Zbieg spłaty raty pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) z zajęciem komorniczym rodzi fundamentalne pytania o pierwszeństwo zaspokojenia roszczeń. Pracodawca zostaje postawiony w niewygodnej, prawnie narzuconej podwójnej roli: staje się jednocześnie wierzycielem pragnącym odzyskać swoje środki i egzekutorem działającym na rzecz zewnętrznego podmiotu, często wbrew własnym interesom i dobrym relacjom z pracownikiem. W poniższym artykule omówimy, omówimy jak ustalić prawidłową kolejność potrąceń z wynagrodzenia oraz kwotę wolną, która stanowi nienaruszalny bufor finansowy dla pracownika.
Podstawa prawna i hierarchia potrąceń z wynagrodzenia
Kwestię potrąceń z wynagrodzenia za pracę regulują przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy, które tworzą zamknięty i hierarchiczny system. Art. 87 § 1 kp określa ścisłą kolejność, w jakiej pracodawca może dokonywać potrąceń bez zgody pracownika. Na szczycie tej hierarchii znajdują się świadczenia alimentacyjne egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych. Ich uprzywilejowana pozycja wynika z funkcji społecznej – mają na celu zapewnienie środków utrzymania osobom uprawnionym, najczęściej dzieciom. Dlatego ustawodawca nadał im absolutne pierwszeństwo. Na drugim miejscu plasują się inne należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych, czyli typowe zajęcia komornicze wynikające z niespłaconych kredytów, pożyczek, mandatów, grzywien sądowych czy innych długów cywilnoprawnych potwierdzonych orzeczeniem sądu lub decyzją administracyjną. Dopiero po nich w kolejności znajdują się zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia oraz kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp nakładane za naruszenie porządku i dyscypliny w procesie pracy. Ta ustawowa gradacja jest bezwzględnie obowiązująca i pracodawca nie może jej w żaden sposób modyfikować, nawet na prośbę pracownika.
Zupełnie odrębną kategorię stanowią potrącenia dobrowolne uregulowane w art. 91 kp. Do tej grupy zalicza się między innymi spłata raty pożyczki udzielonej pracownikowi przez pracodawcę, np. ze środków ZFŚS, Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej (PKZP) czy środków obrotowych firmy. Kluczowym warunkiem legalności takiego potrącenia jest uzyskanie od pracownika pisemnej zgody. Co niezwykle istotne, zgoda ta nie może być blankietowa (in blanco), czyli podpisana przez pracownika bez określenia kwoty i tytułu długu, z myślą o „zabezpieczeniu” przyszłych, potencjalnych roszczeń pracodawcy. Taka praktyka jest uznawana za nieważną. Zgoda musi precyzyjnie określać wysokość potrącanej kwoty lub zasady jej ustalania (np. poprzez odwołanie do harmonogramu spłat stanowiącego załącznik do umowy pożyczki) oraz konkretną wierzytelność, której dotyczy. Co kluczowe z perspektywy pracodawcy, pracownik ma prawo w każdej chwili odwołać taką zgodę. Jej wycofanie natychmiastowo uniemożliwia dalsze potrącanie rat z pensji, a jedyną drogą odzyskania należności staje się wówczas standardowe postępowanie sądowe i egzekucyjne. To ryzyko podkreśla, jak ważna jest solidna umowa pożyczki, a niekiedy również dodatkowe zabezpieczenia, np. w postaci poręczenia. Należności te znajdują się na samym końcu hierarchii – można je potrącić dopiero po zaspokojeniu wszystkich roszczeń z art. 87 kp i z poszanowaniem odrębnej kwoty wolnej od potrąceń.
Kolejność potrąceń z wynagrodzenia – gdy komornik puka do drzwi
Główna zasada, którą musi kierować się każdy pracodawca, jest prosta i niepodważalna: egzekucja komornicza zawsze ma pierwszeństwo przed dobrowolną spłatą pożyczki zakładowej. Data zawarcia umowy pożyczki, moment wyrażenia zgody na potrącenia czy wewnętrzne ustalenia między firmą a pracownikiem nie mają tu żadnego znaczenia. W momencie otrzymania od komornika zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia pracodawca jest zobowiązany do natychmiastowego podporządkowania się rygorom postępowania egzekucyjnego. Ignorowanie pisma od komornika lub kontynuowanie potrącania raty pożyczki zakładowej z naruszeniem pierwszeństwa egzekucji jest poważnym uchybieniem, które może narazić firmę na grzywnę, a także na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec wierzyciela, który nie otrzymał należnych mu środków.
Mechanizm postępowania w praktyce wygląda następująco:
pracodawca oblicza wynagrodzenie netto pracownika;
w pierwszej kolejności dokonuje potrąceń obowiązkowych zgodnie z hierarchią z art. 87 kp (najpierw ewentualne alimenty, a następnie zajęcie niealimentacyjne), pamiętając o stosowaniu odpowiednich limitów i kwot wolnych;
dopiero z kwoty, jaka pozostanie po dokonaniu potrąceń przymusowych, może zostać potrącona rata pożyczki zakładowej, o ile nie naruszy to ustawowej kwoty wolnej od potrąceń przewidzianej dla potrąceń dobrowolnych.
W praktyce oznacza to, że jeśli po potrąceniu należności dla komornika do dyspozycji pracownika pozostaje kwota równa lub niższa od kwoty wolnej, pracodawca nie ma prawa potrącić ani złotówki na poczet spłaty pożyczki. W takiej sytuacji spłata raty pożyczki z wynagrodzenia zostaje automatycznie zawieszona. Pracodawca powinien niezwłocznie i w sposób udokumentowany (np. pismem lub e-mailem) poinformować pracownika o przyczynie wstrzymania potrącenia i wezwać go do uregulowania raty w inny sposób (np. przelewem bankowym lub wpłatą w kasie), aby nie dopuścić do powstania zaległości i ewentualnego naliczania odsetek.
Kwota wolna od potrąceń w 2025 roku
Ochrona wynagrodzenia za pracę jest jednym z filarów prawa pracy. Jej kluczowym elementem jest instytucja kwoty wolnej od potrąceń, która gwarantuje pracownikowi i jego rodzinie minimalne środki do życia, chroniąc go przed ubóstwem w przypadku zadłużenia. Wysokość tej kwoty jest ściśle powiązana z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zgodnie z przepisami płaca minimalna w 2025 roku wynosi 4666 zł brutto. Dla pracownika zatrudnionego na pełny etat, który złożył oświadczenie PIT-2 i korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodu (250 zł) oraz nie jest uczestnikiem PPK, przełoży się to na kwotę netto w wysokości około 3510,92 zł. To właśnie ta wartość stanowi podstawę do obliczeń. Należy pamiętać, że czynniki takie jak uczestnictwo w PPK, korzystanie z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (300 zł) czy brak złożonego PIT-2, zmienią wysokość wynagrodzenia netto, a tym samym wpłyną na dostępne do potrącenia kwoty.
Limity potrąceń i kwoty wolne w 2025 roku przedstawiają się następująco:
egzekucja świadczeń alimentacyjnych – pracodawca może potrącić do 60% wynagrodzenia netto. W tym przypadku nie obowiązuje żadna kwota wolna, co odzwierciedla absolutny priorytet potrzeb alimentacyjnych;
egzekucja świadczeń niealimentacyjnych – maksymalne potrącenie wynosi 50% wynagrodzenia netto. Jednakże po potrąceniu pracownikowi musi pozostać kwota wolna w wysokości 100% minimalnego wynagrodzenia netto, czyli 3510,92 zł;
potrącenia dobrowolne na rzecz pracodawcy (np. rata pożyczki z ZFŚS) – limit potrącenia to 50% wynagrodzenia netto. Kwota wolna jest taka sama jak przy egzekucji niealimentacyjnej i wynosi 100% minimalnego wynagrodzenia netto (3510,92 zł). Ustawodawca zrównał tu poziom ochrony, aby uniemożliwić sytuację, w której pracownik byłby w gorszej sytuacji, spłacając dług wobec pracodawcy, niż wobec zewnętrznego wierzyciela.
potrącenia dobrowolne na rzecz innych podmiotów (np. składka na grupowe ubezpieczenie, karta sportowa) – limit to również 50% wynagrodzenia netto, ale kwota wolna jest niższa i wynosi 80% minimalnego wynagrodzenia netto, czyli 2808,74 zł.
Warto pamiętać, że w przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu do wymiaru etatu. Przykładowo dla pracownika na 1/2 etatu kwota wolna przy zajęciu niealimentacyjnym wyniesie 1755,46 zł (50% z 3510,92 zł).
Aby zilustrować omówione zasady, posłużmy się konkretnym przykładem.
Przykład 1.
Pracownik zatrudniony na pełny etat, w wieku powyżej 26 lat, złożył PIT-2, ma podstawowe koszty uzyskania przychodu oraz nie jest uczestnikiem PPK i zarabia 6000 zł brutto miesięcznie. Wynagrodzenie pracownika jest obciążone potrąceniami:
- zajęciem komorniczym niealimentacyjnym;
- pożyczką z ZFŚS z miesięczną ratą 800 zł, na której potrącanie pracownik wyraził pisemną zgodę.
Ustalenie kwot potrącenia oraz kwoty do wypłaty:
- Ustalenie wynagrodzenia netto – wynagrodzenie brutto 6000 zł po odliczeniu składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy daje kwotę netto w wysokości około 4420,43 zł.
- Potrącenie komornicze (niealimentacyjne):
- maksymalny limit potrącenia to 50% wynagrodzenia netto, czyli 2210,22 zł (50% z 4420,43 zł);
- należy jednak zastosować ochronę w postaci kwoty wolnej, która w takich założeniach wynosi 3510,92 zł;
- pracodawca musi pozostawić pracownikowi co najmniej 3510,92 zł. Zatem kwota, którą można przekazać komornikowi, to różnica między wynagrodzeniem netto a kwotą wolną: 4420,43 zł - 3510,92 zł = 909,51 zł;
- mimo że limit 50% pozwalał na więcej, kwota wolna ogranicza potrącenie do 909,51 zł. Tę kwotę pracodawca przelewa na konto komornika.
- Potrącenie raty pożyczki z ZFŚS:
- po dokonaniu potrącenia na rzecz komornika pracownikowi pozostało dokładnie 3510,92 zł;
- kwota wolna od potrąceń na rzecz pracodawcy wynosi również 100% minimalnego wynagrodzenia netto, czyli 3510,92 zł;
- ponieważ kwota pozostała do dyspozycji pracownika jest równa kwocie wolnej, pracodawca nie może potrącić raty pożyczki w wysokości 800 zł. Naruszyłoby to przepisy o ochronie wynagrodzenia.
W takiej sytuacji pracodawca przekazuje komornikowi 909,51 zł, wypłaca pracownikowi 3510,92 zł i informuje go, że w bieżącym miesiącu potrącenie raty pożyczki nie było możliwe. Pracownik jest zobowiązany do samodzielnej spłaty tej raty, aby uniknąć narastania długu wobec pracodawcy.
Obowiązki i ryzyka po stronie pracodawcy
Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków proceduralnych, których niedopełnienie może być kosztowne. Po otrzymaniu zajęcia komorniczego musi on w ciągu 7 dni złożyć komornikowi pisemne oświadczenie (zgodnie z art. 882 kpc). Powinno ono zawierać nie tylko informację o aktualnym wynagrodzeniu pracownika, lecz także dane o wynagrodzeniu za okres 3 miesięcy poprzedzających zajęcie, informacje o wszelkich innych zajęciach pensji (z podaniem komornika i numeru sprawy) oraz o przeszkodach w wypłacie wynagrodzenia. Niezastosowanie się do wezwania komornika lub dokonanie błędnych potrąceń może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny w wysokości do 5000 zł, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec wierzyciela.
Najczęstsze błędy i ryzyka, na które przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę, to:
niezaktualizowanie kwoty wolnej – szczególnie w latach, gdy płaca minimalna rośnie dwukrotnie (w styczniu i lipcu), kluczowe jest, aby systemy kadrowo-płacowe były na bieżąco aktualizowane;
nieważna zgoda na potrącenie – używanie ogólnych, blankietowych zgód na potrącenia jest niedopuszczalne. Każda zgoda musi dotyczyć konkretnej, istniejącej należności i określać jej kwotę;
błędne postępowanie przy zbiegu egzekucji – gdy wynagrodzenie zajmie kilku komorników, pracodawca musi powiadomić ich wszystkich o tym fakcie i przekazywać środki temu komornikowi, który zostanie uznany za właściwego do dalszego prowadzenia połączonej egzekucji;
potrącenia z innych świadczeń – należy pamiętać, że egzekucji podlegają nie tylko pensje zasadnicze, lecz także premie, nagrody, dodatki, a nawet nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalne. Te dodatkowe składniki zwiększają podstawę potrącenia w miesiącu ich wypłaty. Co ważne, kwota wolna od potrąceń pozostaje stała, co oznacza, że cała nadwyżka ponad wynagrodzenie zasadnicze może zostać zajęta przez komornika aż do osiągnięcia ustawowego limitu (50% lub 60% wynagrodzenia netto). Przy egzekucji alimentów zajęciu podlegają one w pełnej wysokości, bez żadnych ograniczeń.
Podsumowanie
Zasady dotyczące zbiegu potrąceń komorniczych i spłaty pożyczki zakładowej są jednoznaczne i stawiają w uprzywilejowanej pozycji wierzycieli egzekwujących swoje należności na mocy tytułów wykonawczych. Pożyczka udzielona przez pracodawcę, mimo że jest ważnym zobowiązaniem, zawsze ustępuje pierwszeństwa komornikowi. Pracodawca musi odłożyć na bok swoją rolę wierzyciela i rzetelnie wykonać obowiązki nałożone przez organ egzekucyjny.
Staranne prowadzenie dokumentacji, skrupulatne stosowanie przepisów i proaktywna komunikacja z pracownikiem to nie tylko sposób na uniknięcie sankcji, lecz także element budowania wizerunku odpowiedzialnego i godnego zaufania pracodawcy.
