Krajowy System e-Faktur to aktualnie gorący temat, a będzie jeszcze bardziej rozpalał, gdyż niedługo korzystanie z tego systemu stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Cyfryzacja rozliczeń w Polsce to już nie daleka przyszłość, a teraźniejszość. Dużym przedsiębiorcom zostało już niespełna pół roku, ci mniejsi mają nieco więcej czasu. Lepiej nie czekać do ostatniego dnia z dostosowaniem firmy do zmian, może się to wówczas nie udać. Sprawdźmy zatem, jak przygotować się na obowiązkowy KSeF.
Od razu zaznaczymy, że KSeF to nie tylko kolejna zmiana techniczna w kontaktach między przedsiębiorcami a urzędami skarbowymi, to rewolucja w sposobie dokumentowania obrotu gospodarczego. Wdrożenie systemu będzie miało wpływ na księgowość, administrację, relacje z kontrahentami, a także na codzienne funkcjonowanie firmy. O ile część przedsiębiorców już zaczęła korzystać z systemu i powoli odnajduje się w tym środowisku, tak niektórzy nawet jeszcze nie zapoznali się z tematem i nie do końca wiedzą, czym dokładnie jest ów system.
KSeF – kiedy stanie się obowiązkowy dla wszystkich?
Krajowy System e-Faktur działa już od kilku lat – jednakże od 2022 roku można było z niego korzystać w sposób dobrowolny. Wielu przedsiębiorców zdecydowało się na to, zdając sobie sprawę, że to i tak nieuniknione, w końcu plany uznania KSeF za obowiązek byłyby sygnalizowane od początku. Wdrożenie systemu w firmie przed innymi pomagało również na szybsze uzyskiwanie zwrotu VAT. Zatem osoby będące w temacie połączyły „przyjemne z pożytecznym”. Reszta natomiast, chcąc czy też nie, będzie musiała to zrobić już w przyszłym roku.
Terminy wprowadzania obowiązku są zróżnicowane i zależą od wielkości firmy:
- od 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF obejmie przedsiębiorstwa, których roczna sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 roku system będzie obligatoryjny dla wszystkich pozostałych firm, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów mogących mieć trudności z wdrożeniem się w cyfrową obsługę księgowości;
- od 1 stycznia 2027 roku KSeF stanie się obowiązkowy także dla mikroprzedsiębiorców o przychodach nieprzekraczających 10 tys. zł miesięcznie.
Oznacza to, że bez względu na skalę prowadzonej działalności, za rok i kilka miesięcy, każdy przedsiębiorca będzie musiał dostosować się do nowych zasad. Dlaczego nie rozpocząć tego procesu już dziś?
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Jeżeli chcesz skorzystać z tego artykułu w całości i skontrolować swoje przygotowanie do KSeF, ale nie masz jeszcze nawet konta w systemie, to nie jest to duży problem. Wbrew pozorom zalogowanie się do systemu nie jest skomplikowane. Przede wszystkim dlatego, że Ministerstwo Finansów administrujące KSeF automatycznie utworzyło profile dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG oraz KRS.
To, co trzeba zrobić, to jedynie uwierzytelnić się odpowiednią metodą:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- pieczęcią elektroniczną,
- podpisem zaufanym, albo
- tokenem wygenerowanym w KSeF.
Zdecydowanie zalecamy ten ruch. Warto przetestować system wcześniej, zanim podjęte zostaną pierwsze kroki w celu wdrożenia KSeF w firmie. Może to uchronić przed wieloma błędami, problemami technicznymi czy nawet stratami finansowymi. Trzeba pamiętać, że to system stworzony na zlecenie organów państwowych – doświadczenie nauczyło nas, że takie narzędzia nigdy nie działają do końca intuicyjnie i poprawnie. Naprawdę wiele rzeczy może nas tam zaskoczyć, dlatego też lepiej „poeksperymentować” w spokoju, niż działać na żywym organizmie.
Jak przygotować się na obowiązkowy KSeF?
Samo zalogowanie się do systemu to dopiero początek. Mimo że można korzystać z KSeF bezpośrednio na stronie ministerstwa, to nie jest to zalecane. System ten sam w sobie jest bardzo ubogi, prowadzenie za jego pomocą księgowości w firmie byłoby pracą żmudną i trudną. Jednak nie tylko księgowi muszą tutaj przygotować się na nowe wyzwania, zmiany dotkną bowiem całą firmę. Jak się przygotować?
Wyznacz osobę odpowiedzialną za wdrożenie firmy w system KSeF
Na początek warto dla porządku wyznaczyć jedną osobę lub zespół odpowiedzialny za przystosowanie przedsiębiorstwa do Krajowego Systemu e-Faktur, a także jego bieżącą obsługę. Wybrany pracownik (pracownicy) powinien mieć przynajmniej podstawową wiedzę z zakresu księgowości, prawa podatkowego i IT. Dzięki temu będzie w stanie nie tylko powiązać systemy firmowe z KSeF, ale także rozwiązywać problemy, które pojawią się w praktyce.
Przeprowadź szkolenia pracowników
Wdrożenie firmy w KSeF to zmiana, która dotknie nie tylko dział księgowości. Pracownicy administracji, obsługi klienta, sprzedawcy czy magazynierzy również muszą wiedzieć, jak działa nowy system. Każda osoba, która choćby okazjonalnie wystawia lub przyjmuje faktury, powinna zostać przeszkolona w zakresie podstaw KSeF.
Osoby pracujące bezpośrednio w systemach księgowych potrzebują bardziej szczegółowej wiedzy – jak wystawiać faktury w formacie XML, jak je zatwierdzać, jak obsługiwać korekty czy faktury zaliczkowe. Bez tego wprowadzenie systemu może zakończyć się paraliżem zakładu lub błędami księgowymi i nieprawidłowościami w rozliczeniach podatkowych.
Dopasuj firmę od strony technologicznej
Żaden system teleinformatyczny nie zadziała bez odpowiedniego zaplecza technicznego. Konieczność posiadania komputera i stałego łącza internetowego to oczywistość, ale prawdziwe wyzwanie pojawia się w momencie, gdy trzeba zintegrować dotychczasowe oprogramowanie księgowe z KSeF.
Wielu przedsiębiorców do tej pory korzystało z prostych narzędzi do wystawiania faktur, niektórzy tworzyli je w zwykłym edytorze tekstu, typu Microsoft Word. Aplikacje te najpewniej nie obsługują formatu XML czy struktury FA(2). W takim przypadku należy przestawić się na nowy program, który umożliwi wystawianie, wysyłanie i odbieranie e-faktur, a także ich archiwizację w sposób zgodny z wymogami prawa. Co więcej, musi wspierać metody uwierzytelniania akceptowane przez system, czyli podpis zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczną lub token.
Wszystkie powyższe wymogi spełnia system księgowo-kadrowy wFirma.
Zapewnij wsparcie IT
Upewnij się, że przedsiębiorstwo ma dostęp do bieżącego wsparcia technicznego – może to być pracownik lub firma zewnętrzna, tak aby w razie awarii sprzętu, błędów integracji systemów czy problemów z podpisami elektronicznymi możliwa była jak najszybsza interwencja. Dzięki temu unikniesz przestojów w procesie fakturowania.
Sprawdź zgodność KSeF z innymi systemami w firmie
Po zintegrowaniu systemu księgowego z KSeF dobrze jest jeszcze zweryfikować jego zgodność z innymi systemami w firmie, np. systemem magazynowym, CRM, systemem sprzedażowym czy bankowością elektroniczną. Brak zgodności programów może być problematyczny, gdyż będzie wymuszał robienie wielu czynności „ręcznie”.
Wprowadź odpowiednie procedury obiegu dokumentów
Krajowy System e-Faktur wymusza na przedsiębiorcach wdrożenie nowych procedur wewnętrznych. I nie chodzi tu jedynie o zmodyfikowanie sprzętu komputerowego czy programu księgowego, ale również wprowadzenie zmian organizacyjnych. Każda faktura będzie przechodziła przez system, a więc trzeba ustalić, kto ją wystawia, kto zatwierdza, oraz kto wysyła. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, musisz również uzgodnić z nim nowy sposób przekazywania dokumentów.
Musisz zatem przypisać konkretne role swoim pracownikom odpowiedzialnym za poszczególne etapy obiegu faktur. Dobrze przygotowana polityka działania pozwoli uniknąć chaosu i przyspieszy proces księgowania. Brak jasnych zasad może natomiast spowodować poważne opóźnienia i nieporozumienia, szczególnie w większych i bardziej skomplikowanych organizacyjnie przedsiębiorstwach.
Zmień sposób przechowywania faktur
KSeF wprowadzi nowe zasady również w kwestii archiwizacji dokumentacji księgowej. Jeżeli do tej pory przechowywałeś faktury w wersjach papierowych w teczkach lub segregatorach, to najwyższa pora to zmienić i przestawić się na wariant wirtualny.
Przede wszystkim KSeF sam w sobie stanowi swego rodzaju „archiwum”, ponieważ system przechowuje wszystkie faktury przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To zaś w większości przypadków wystarczy. Jednakże jeśli przepisy podatkowe nakładają obowiązek dłuższego przechowywania dokumentacji, przedsiębiorca musi zadbać o to samodzielnie. Dlatego warto zainwestować we własną „chmurę”, tj. serwer wewnętrzny lub zewnętrzny, na którym będą się znajdowały wszystkie księgowane faktury. Będzie to też przydatne w razie audytów czy kontroli, jeżeli KSeF nie zadziała prawidłowo, albo serwery, na których znajduje się system, zostaną uszkodzone (nie tak dawno spłonęły serwery firmy OVH, na których znajdowało się mnóstwo danych wielkich korporacji i państwa, jest to zatem realne zagrożenie).
Poinformuj klientów i kontrahentów o zmianach
Na koniec należy skontaktować się z klientami i kontrahentami, jeżeli zmiany związane z KSeF dotkną również ich. Nowy system może nieco zmienić sposób wymiany dokumentów z klientami i partnerami biznesowymi. Dotychczas faktury były wydawane w formie papierowej lub wysyłane mailem – wkrótce staną się dostępne bezpośrednio w KSeF. Nie będzie zatem już trzeba ich samemu wydawać. Oznacza to konieczność uzgodnienia nowych zasad z kontrahentami, aby uniknąć problemów z rozliczeniami.
Warto poinformować partnerów o planowanym przejściu na KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem i wspólnie ustalić sposób opisywania dokumentów. Dzięki temu unikniesz nieporozumień oraz opóźnień związanych z płatnościami.
