Wyjazdy zagraniczne pracowników nie zawsze przebiegają zgodnie z planem, a w obliczu niestabilnej sytuacji międzynarodowej może dojść do zdarzeń uniemożliwiających terminowy powrót. W takich okolicznościach kluczowe staje się prawidłowe usprawiedliwianie nieobecności w pracy oraz szybkie poinformowanie pracodawcy o zaistniałych problemach. Wyjaśniamy, jakie działania należy podjąć, aby dopełnić wszystkich formalności zgodnie z przepisami.
Usprawiedliwianie nieobecności w pracy – obowiązujące regulacje prawne
Postępowanie dotyczące usprawiedliwiania nieobecności w pracy zostało uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy(dalej: rozporządzenie), które wydano na podstawie przepisów Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp).
Zgodnie z § 1 rozporządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:
- zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy oraz jej świadczenie,
- inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
Jeżeli wystąpią okoliczności uniemożliwiające stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o powodach nieobecności oraz przewidywanym okresie jej trwania, niepóźniej jednak niż w drugim dniu nieobecności.
Po ustaniu tych przeszkód pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności oraz przewidywanym okresie jej trwania, niepóźniej niż drugiego dnia od ich ustąpienia.
Jeżeli w regulaminie pracy w danym przedsiębiorstwie nie określono sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:
- osobiście lub przez inną osobę,
- telefonicznie albo za pośrednictwem innego środka łączności bądź drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Można zatem stwierdzić, że przepisy rozporządzenia zawierają ściśle określone zasady postępowania, zachowując jednocześnie niezbędną w zakresie regulowanej problematyki elastyczność.
Informacja o nieobecności a nieprzewidziane zdarzenie uniemożliwiające powrót pracownika do pracy
W przypadku wystąpienia nieprzewidzianego zdarzenia pracownik musi przekazać pracodawcy informację o nieobecności. Realizacja tego obowiązku powinna nastąpić niezwłocznie, niepóźniej jednak niż w drugim dniu nieobecności.
Przykład 1.
Pracownik wyjechał na urlop do kraju, który w czasie jego pobytu stał się obszarem działań wojennych w związku z międzynarodowym konfliktem zbrojnym w regionie. W wyniku zagrożenia dla infrastruktury lotniczej władze tego państwa zamknęły przestrzeń powietrzną, uniemożliwiając powrót do Polski w zaplanowanym terminie. Choć przyczyny przedłużonej nieobecności nie leżą po stronie pracownika, powinien on poinformować pracodawcę o jej powodach oraz przewidywanym czasie trwania.
Jak już wspomniano, przepisy rozporządzenia umożliwiają zastosowanie różnych form powiadomienia pracodawcy o przyczynach i przewidywanym okresie nieobecności.
Przykład 2.
Pracowniczka nie może wrócić do Polski w planowanym terminie, ponieważ w państwie jej pobytu odwołano loty. Nie ma również możliwości skorzystania z alternatywnego środka transportu. Przepisy przewidują, że pracodawca może zostać poinformowany telefonicznie, za pośrednictwem innego środka łączności lub drogą pocztową. W praktyce zawiadomienie o przyczynach i przewidywanym czasie nieobecności może nastąpić także za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) lub SMS-a, z zachowaniem wskazanych wcześniej terminów.
Zaistnienie zdarzenia losowego a usprawiedliwienie nieobecności w pracy
Nieprzewidziane zdarzenie losowe (np. odwołanie lotów spowodowane konfliktem zbrojnym, klęska żywiołowa w danym regionie) stanowi przyczynę uzasadniającą opóźnienie powrotu pracownika z urlopu, jednak to czy nieobecność zatrudnionego zostanie usprawiedliwiona, zależy od decyzji pracodawcy.
Nieprzewidziane zdarzenie losowe nie jest równoznaczne z usprawiedliwieniem nieobecności. W takim przypadku pracownik powinien przedstawić pracodawcy informacje, które potwierdzają zaistniałą sytuację.
Przykład 3.
Pracownik nie mógł rozpocząć podróży powrotnej z powodu wyłączenia lotniska z użytkowania w kraju, w którym przebywał na urlopie. W takiej sytuacji warto przekazać pracodawcy potwierdzenie zaistniałych okoliczności, np. oświadczenie linii lotniczej o odwołaniu lotów lub komunikaty podmiotu zarządzającego portem lotniczym. Tego rodzaju informacje mogą stanowić podstawę do usprawiedliwienia nieobecności pracownika.
Uznanie nieobecności za usprawiedliwioną oznacza ochronę pracownika przed wypowiedzeniem na podstawie art. 41 kp.
Brak usprawiedliwienia stanowi natomiast poważne naruszenie obowiązków pracowniczych, co może wywołać negatywne konsekwencje dla pracownika (np. nałożenie kary porządkowej lub zwolnienie dyscyplinarne – w szczególnie uzasadnionych przypadkach).
Możliwe rozwiązania w przypadku nieobecności pracownika z powodu nieprzewidzianych zdarzeń losowych
W przypadku nieobecności spowodowanej nieprzewidzianym zdarzeniem losowym pracownik i pracodawca mogą wspólnie ustalić sposób rozwiązania tej sytuacji. Jeżeli pracownik ma jeszcze niewykorzystany urlop, możliwe jest przedłużenie go o okres nieobecności wynikającej z takiego zdarzenia. Innym rozwiązaniem może być przesunięcie urlopu na późniejszy termin.
Ponadto pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. Można zatem skorzystać z tej możliwości, kierując do pracodawcy wniosek w tej sprawie, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej. Skorzystanie z urlopu na żądanie będzie pomocne zwłaszcza przy niewielkich opóźnieniach.
Jeżeli pracownik nie ma już prawa do urlopu wypoczynkowego lub wykorzystał wcześniej urlop na żądanie, to wyjściem z tej sytuacji może być wniosek o urlop bezpłatny.
Przykład 4.
Pracownik nie może wrócić do Polski, ponieważ w kraju, w którym spędza urlop, ogłoszono stan wyjątkowy i zamknięto granice. Wykorzystał już przysługujący mu urlop wypoczynkowy, dlatego może wystąpić do pracodawcy z elektronicznym wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego. Należy jednak pamiętać, że decyzja o jego przyznaniu należy do pracodawcy.
Kolejnym rozwiązaniem może być podjęcie przez strony stosunku pracy uzgodnień w przedmiocie realizacji obowiązków pracowniczych w formie pracy zdalnej w okresie przedłużającej się nieobecności pracownika.
Trzeba mieć jednak na uwadze, że awaryjne zastosowanie pracy zdalnej będzie skutecznym środkiem zaradczym jedynie wówczas, gdy:
- rodzaj pracy na to pozwala,
- pracodawca zaakceptował tę formę pracy.
Podsumowanie
Jeżeli wystąpią okoliczności uniemożliwiające stawienie się do pracy, pracownik powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania, niepóźniej jednak niż drugiego dnia nieobecności. Przepisy dopuszczają różne formy przekazania takiej informacji oraz pozwalają na usprawiedliwienie nieobecności, jeżeli wskazane przez pracownika przyczyny zostaną uznane przez pracodawcę za uzasadnione. W przypadku nieobecności spowodowanej nieprzewidzianymi zdarzeniami losowymi pracownik może skorzystać z rozwiązań przewidzianych w Kodeksie pracy, które pozwalają ograniczyć skutki takiej sytuacji.
