Księgowanie utraty towaru w transporcie – jak rozliczyć w księgach?

Zaginięcie towaru podczas transportu do nabywcy jest zdarzeniem, z którym mogą spotkać się przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż towarów. Taka sytuacja wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych. Ewidencja w księgach rachunkowych powinna uwzględniać przepisy ustawy o rachunkowości oraz postanowienia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 15 „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów”. W artykule omówimy księgowanie utraty towaru w transporcie w księgach rachunkowych.

Kiedy powstaje przychód ze sprzedaży w ujęciu bilansowym?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości przez przychody i zyski rozumie się uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli. Definicja ta ma charakter ogólny, dlatego praktyczne przesłanki ujęcia przychodu ze sprzedaży dóbr precyzuje Krajowy Standard Rachunkowości nr 15 „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów”.

Standard ten uzależnia ujęcie przychodu ze sprzedaży dóbr od łącznego spełnienia kilku warunków. W pkt. 4.1.1. wskazano, że w świetle definicji zawartej w punkcie 3.3 (odzwierciedlenie definicji przychodów i zysków z ustawy o rachunkowości) oraz zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości) przychody ze sprzedaży dóbr ujmuje się wtedy, kiedy spełnione są łącznie następujące warunki:

• została zawarta umowa sprzedaży pomiędzy dostawcą i nabywcą dóbr,
• transakcja ma treść ekonomiczną,
• wiarygodnie ustalono wynagrodzenie należne dostawcy z tytułu sprzedaży dóbr,
• dostawca przekazał nabywcy znaczące korzyści i ryzyko związane z dobrami będącymi przedmiotem umowy,
• wiarygodnie ustalono koszty realizacji umowy,
• uprawdopodobniono uzyskanie wynagrodzenia z tytułu sprzedaży dóbr.

Niespełnienie chociażby jednego z powyższych warunków sprawia, że nie powstaje przychód bilansowy.

Zaginięcie towaru podczas transportu a przychód bilansowy – znaczenie momentu przejścia ryzyka

Dla prawidłowego ujęcia zaginięcia towaru w księgach rachunkowych w pierwszej kolejności należy ustalić, czy przed jego utratą na nabywcę przeszły znaczące korzyści i ryzyko związane z własnością towaru. Od tego zależy bowiem sposób rozliczenia całego zdarzenia. Jest to jeden z warunków wymienionych w pkt. 4.1.1. KSR nr 15 określającym, kiedy mamy do czynienia z powstaniem przychodu w ujęciu bilansowym. Zgodnie z pkt 4.5.1 KSR nr 15 oraz art. 548 § 1 Kodeksu cywilnego z chwilą wydania rzeczy przechodzą na kupującego korzyści i ciężary z nią związane oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia, o ile strony nie postanowiły inaczej.

Zatem skoro dostawca ujmuje przychody ze sprzedaży dóbr w momencie przeniesienia znaczących korzyści i ryzyka związanych z tymi dobrami, a jeżeli strony nie ustaliły inaczej, z chwilą wydania sprzedanego dobra przechodzą na kupującego korzyści i ciężary związane z dobrem oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia, to dla ustalenia, czy w związku z zaginięciem towaru podczas transportu do nabywcy powstaje przychód bilansowy, należy rozstrzygnąć, kiedy na nabywcę przechodzą znaczące korzyści i ryzyko związane z własnością towaru w przypadku jego transportu do nabywcy. Moment, w którym w konkretnej transakcji następuje to przeniesienie, zależy od warunków umowy i okoliczności faktycznych, w szczególności od tego, na kogo strony przeniosły ryzyko transportu.

Rozstrzygnięcie tego, czy powstał przychód ze sprzedaży w ujęciu bilansowym, sprowadza się zatem do ustalenia, na kogo w świetle warunków umowy przeszło ryzyko utraty towaru w transporcie. Możliwe są dwa zasadnicze warianty. Jeżeli ryzyko przeszło na nabywcę już z chwilą wydania towaru przewoźnikowi, sprzedaż dochodzi do skutku w ujęciu bilansowym już w tym momencie. Fakt późniejszego zaginięcia towaru nie wpływa wówczas na wcześniej ujęty przychód ani na należność od nabywcy i po stronie sprzedawcy żadna korekta rachunkowa nie jest konieczna.

Jeżeli natomiast ryzyko utraty towaru obciążało sprzedawcę aż do chwili dostarczenia przesyłki nabywcy, warunek przekazania znaczących korzyści i ryzyka nie zostaje spełniony i bilansowo sprzedaż nie dochodzi do skutku. Taka sytuacja może mieć miejsce w szczególności wtedy, gdy z umowy, warunków dostawy lub innych uzgodnień stron wynika, że sprzedawca ponosi ryzyko utraty towaru aż do chwili jego dostarczenia nabywcy. Na pozostawanie ryzyka po stronie sprzedawcy może wskazywać również to, że to jemu, a nie nabywcy, przysługuje roszczenie odszkodowawcze wobec przewoźnika i to on faktycznie dochodzi oraz otrzymuje odszkodowanie za utracony towar.

Księgowanie utraty towaru w transporcie – korekta sprzedaży w księgach rachunkowych

W sytuacji zaginięcia towaru podczas transportu, gdy ryzyko utraty towaru obciążało sprzedawcę aż do chwili dostarczenia przesyłki nabywcy, jeżeli faktura sprzedaży została już zaksięgowana, konieczne jest wprowadzenie w księgach rachunkowych stosownych zapisów korygujących. Przychód ze sprzedaży podlega wówczas odwróceniu, równolegle koryguje się należność od nabywcy, a koszt własny utraconego towaru, ujęty pierwotnie na koncie 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”, przeksięgowuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Wartość ta przestaje bowiem odzwierciedlać zrealizowaną sprzedaż, a staje się stratą jednostki związaną z jej działalnością operacyjną.

Korektę przeprowadza się na podstawie dowodu PK następującymi zapisami:

1. Korekta wartości sprzedaży netto i należności od odbiorcy:

• Wn konto 730 „Sprzedaż towarów”,
• Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”;

1. Przeksięgowanie kosztu utraconego towaru w cenie nabycia:

• Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

Odszkodowanie od przewoźnika a księgowanie utraty towaru w transporcie

Dla celów bilansowych otrzymane odszkodowanie od przewoźnika z tytułu zaginięcia (utraty) towaru podczas transportu do nabywcy stanowi dla sprzedawcy przychód. Przychód ten ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, który do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych zalicza pozycje związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym przychody i koszty związane z odszkodowaniami i karami.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest nota obciążeniowa wystawiona przez sprzedawcę albo nota uznaniowa wystawiona przez przewoźnika. Odszkodowanie to księguje się zapisem:

• Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”,
• Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”;

Natomiast wpływ kwoty odszkodowania na rachunek bankowy sprzedawcy ewidencjonuje się na podstawie wyciągu bankowego zapisem:

• Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
• Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”.

W praktyce dopuszczalne jest również pominięcie konta rozrachunkowego i ujęcie wpływu bezpośrednio na podstawie wyciągu bankowego zapisem: Wn konto 130 „Rachunek bieżący”, Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Przykład 1.

Spółka Aldex sp. z o.o. prowadząca pełne księgi rachunkowe sprzedała towar o wartości netto 30 000 zł, którego koszt własny w cenie nabycia wynosił 21 000 zł. Towar wydano przewoźnikowi 3 czerwca 2026 roku z poleceniem dostarczenia nabywcy, jednak przesyłka zaginęła w trakcie transportu. Faktura sprzedaży została zaksięgowana. Ryzyko utraty przesyłki do chwili dostarczenia towaru obciążało sprzedawcę. Przewoźnik uznał roszczenie i przyznał spółce odszkodowanie w wysokości 25 000 zł, które wpłynęło na rachunek bankowy 18 czerwca 2026 roku. Dla uproszczenia w przykładzie pominięto rozliczenie podatku VAT. W jaki sposób ująć te zdarzenia w księgach rachunkowych sprzedawcy?

Ujęcie w księgach rachunkowych:

1. Korekta wartości sprzedaży netto i należności, kwota 30 000 zł:

• Wn konto 730 „Sprzedaż towarów”,
• Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”;

1. Przeksięgowanie kosztu utraconego towaru w cenie nabycia, kwota 21 000 zł:

• Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”;

1. Nota obciążeniowa z tytułu odszkodowania:

• Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”,
• Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”;

1. Wpływ odszkodowania na rachunek bankowy, kwota 25 000 zł:

• Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
• Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki – inne”.

Podsumowanie

W ujęciu bilansowym sposób rozliczenia zaginięcia towaru w transporcie zależy od tego, na kogo umowa przeniosła ryzyko utraty przesyłki. Jeżeli ryzyko to obciążało sprzedawcę do chwili dostarczenia towaru, sprzedaż nie dochodzi do skutku w rozumieniu KSR nr 15, a wcześniej ujęty przychód i należność wymagają korekty. Koszt własny utraconego towaru przeksięgowuje się z konta 731 na konto 761, natomiast otrzymane odszkodowanie ujmuje się jako pozostały przychód operacyjny na koncie 760. Jeżeli natomiast ryzyko przeszło na nabywcę już z chwilą przekazania przesyłki przewoźnikowi, sprzedaż bilansowo dochodzi do skutku i żadna korekta po stronie sprzedawcy nie jest konieczna.