Dynamiczny rozwój pracy wykonywanej na odległość, przyspieszony przez cyfryzację oraz globalizację rynku pracy, doprowadził do istotnych zmian w przepisach. Obecnie praca zdalna z zagranicy stanowi uregulowane uprawnienie pracownicze, które w określonych przypadkach może rodzić poważne ryzyka prawne. Czy wykonywanie obowiązków poza granicami kraju bez zgody pracodawcy może zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stać się podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego?
Obowiązki pracownicze a miejsce świadczenia pracy
Możliwość wykonywania pracy online nie oznacza, że można ją wykonywać w dowolny sposób z jakiegokolwiek miejsca na ziemi. Różnica między standardowym trybem a tym „na odległość” w zasadzie jest tylko taka, że praca jest wykonywana poza siedzibą zakładu. Reszta aspektów się nie zmienia, w dalszym ciągu pracownik jest podporządkowany pracodawcy, musi wykonywać swoje zadania określoną liczbę godzin, pozostając przy tym do dyspozycji przełożonego. Pracownik zdalny musi zatem cały czas realizować swoje podstawowe obowiązki, które wynikają przede wszystkim z art. 100 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp). Obejmują one m.in.:
- obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy;
- stosowanie się do poleceń przełożonych;
- przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego porządku;
- dbanie o dobro zakładu pracy;
- ochronę informacji poufnych.
Miejsce wykonywania pracy w modelu zdalnym nie jest elementem dowolnym. Jeśli pracodawca określa dopuszczalne lokalizacje świadczenia pracy, pracownik ma obowiązek się do tych ustaleń stosować. W praktyce oznacza to, że praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków pracowniczych w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (miejsce określone przez pracownika musi zostać zaakceptowane przez pracodawcę). Wykonywanie pracy z innego miejsca niż uzgodnione – szczególnie bez wiedzy i zgody pracodawcy – może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych. Nie jest to jednak automatycznie naruszenie ciężkie. Waga takiego naruszenia zależy od jego skutków oraz stopnia zagrożenia interesów pracodawcy. Zatem zawsze wymaga indywidualnej oceny.
Praca zdalna z zagranicy – dlaczego ryzykowna?
Praca zdalna często wygląda w ten sposób, że pracownik pojawia się w siedzibie raz w miesiącu, raz na kwartał albo tylko raz – podczas podpisywania umowy o pracę. Wówczas kontakty z pracodawcą prowadzone są za pomocą maila, telefonu lub wideorozmów. Taka forma świadczenia pracy daje zatem wiele możliwości łączenia jej z podróżowaniem. Wystarczy spakować laptopa do walizki i można rezerwować bilety lotnicze do ciepłych krajów. Może to być jednak dosyć ryzykowne. Dlaczego?
Do największych ryzyk związanych z pracą online z państw trzecich możemy z całą pewnością zaliczyć zagrożenie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie tych danych poza UE podlega szczególnym rygorom prawnym. Co do zasady wymaga ono istnienia odpowiedniej podstawy prawnej oraz zastosowania mechanizmów zabezpieczających, takich jak standardowe klauzule umowne czy decyzje o adekwatności. Wyjeżdżając z firmowym laptopem i smartfonem poza teren Wspólnoty – zgodnie z unijnym Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO) – wywozimy dane osobowe do państw obcych, co bez jednoznacznego tytułu prawnego stanowi poważne naruszenie prawa.
Drugim ryzykiem jest to związane z istotnym ograniczeniem możliwości kontroli ze strony pracodawcy. Pracodawca nie ma realnej możliwości weryfikacji warunków technicznych i organizacyjnych, w jakich jego pracownik wykonuje swoje zadania za granicą. Dotyczy to m.in. bezpieczeństwa sieci, urządzeń czy też otoczenia pracy (pracodawca nie wie, czy pracownik nie przegląda ważnych danych np. na plaży lub w kawiarni, gdzie teoretyczny dostęp do danych ma niemal każdy, kto znajduje się w pobliżu i zagląda w ekran laptopa).
Kolejnym zagrożeniem jest możliwość naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Dostęp do poufnych informacji z niekontrolowanego środowiska zwiększa prawdopodobieństwo ich ujawnienia lub przechwycenia. Nawet jeśli faktycznie nie dojdzie do wycieku danych, pracodawca nie ma pewności, czy osoby niepowołane nie uzyskały dostępu do informacji poufnych przedsiębiorstwa.
Przykład 1.
Pracownik działu obsługi klienta banku pracuje zdalnie. Ma on dostęp do systemów zawierających dane osobowe klientów, w tym dane identyfikacyjne, historię transakcji oraz informacje o zobowiązaniach finansowych. Zgodnie z regulaminem pracy zdalnej może świadczyć pracę wyłącznie z terytorium Polski lub – po uzyskaniu wyraźnej zgody pracodawcy na piśmie – z krajów Unii Europejskiej.
Bez poinformowania pracodawcy pracownik wyjechał do państwa trzeciego i stamtąd zalogował się do systemów bankowych, korzystając z publicznej sieci Wi-Fi w hotelu. Połączenie nie spełnia wymogów bezpieczeństwa określonych w polityce IT pracodawcy, a pracownik nie zastosował przy tym żadnych dodatkowych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie dysku czy dedykowane łącze VPN.
W tej sytuacji powstaje szereg ryzyk. Przede wszystkim dane osobowe mogą zostać przechwycone przez osoby trzecie w wyniku ataku na niezabezpieczoną sieć. W wyniku tego powstaje zagrożenie transferu danych poza UE bez odpowiedniej podstawy prawnej. Naruszone zostają również zobowiązania umowne wobec klientów oraz instytucji państwowych. Samo stworzenie takiego ryzyka zostało przez pracodawcę uznane za poważne naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracownik działał bowiem wbrew wyraźnym regulacjom unijnym i krajowym oraz zapisom regulaminu pracy, narażając pracodawcę na konsekwencje prawne i finansowe oraz utratę reputacji w oczach klientów i kontrahentów.
Wykonywanie pracy poza UE a RODO
Oceny ciężaru naruszenia nie zmienia fakt, czy do wycieku danych fizycznie doszło. Nawet jeśli skradziony laptop byłby zabezpieczony hasłami, samo jawne złamanie przepisów prawnych, zwłaszcza tych chronionych przez RODO, stanowi drastyczne przekroczenie uprawnień.
Przepisy o ochronie danych osobowych nakładają na administratora obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych. Obejmuje to zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne. Już sam fakt nieodpowiedniego zabezpieczenia danych grozi nałożeniem sankcji. W kontekście pracy zdalnej oznacza to konieczność:
- kontroli środowiska przetwarzania danych;
- zapewnienia bezpiecznych połączeń;
- ograniczenia dostępu do danych;
- monitorowania zgodności z procedurami.
Wykonywanie pracy z państwa trzeciego bez wiedzy pracodawcy uniemożliwia realizację tych obowiązków. W konsekwencji dochodzi do naruszenia przepisów RODO, nawet jeśli faktycznie wyciek danych nie następuje.
Istotne jest przy tym, że odpowiedzialność za zgodność przetwarzania danych z prawem spoczywa na pracodawcy, a nie na pracowniku. Tym bardziej uzasadnione jest rygorystyczne podejście do naruszeń w tym zakresie przez podwładnych.
Praca zdalna z zagranicy jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych
Ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych związane jest nierozerwalnie z instytucją rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Mimo że pracodawca nie ma obowiązku wypowiedzenia umowy, to owo ciężkie naruszenie jest wystarczające do zwolnienia dyscyplinarnego.
Jak wynika z art. 52 § 1 pkt 1 kp, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest dopuszczalne w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Aby można było mówić o takim naruszeniu, muszą zostać spełnione trzy przesłanki:
- naruszenie obowiązku podstawowego – chodzi o obowiązki o fundamentalnym znaczeniu dla stosunku pracy, takie jak lojalność, przestrzeganie regulaminów czy ochrona interesów pracodawcy;
- wina pracownika – wina musi mieć charakter co najmniej rażącego niedbalstwa, a często przybiera postać umyślności lub zamiaru ewentualnego;
- zagrożenie interesów pracodawcy – nie jest konieczne powstanie szkody – wystarczy realne ryzyko jej wystąpienia.
Jak wskazują sądy pracy, dyscyplinarne rozwiązanie umowy o pracę jako nadzwyczajny sposób rozwiązania stosunku pracy, powinno być stosowane przez pracodawcę wyjątkowo i z ostrożnością. Nie każde naruszenie obowiązków pracowniczych usprawiedliwia sięgnięcie do art. 52 kp. Stosowanie tego trybu rozwiązania uzasadnia tylko ciężkie naruszenie i to podstawowych obowiązków pracowniczych. Przy ustaleniu ciężkości ich naruszenia winien być brany pod uwagę stopień winy pracownika, intensywność i jej nasilenie (umyślność i rażące niedbalstwo), intencje pracownika, pobudki jego działania. (por. wyrok Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Śródmieścia we Wrocławiu z 8 października 2025 roku, sygn. akt: IV P 1415/24).
O stopniu winy wnioskuje się na podstawie całokształtu okoliczności związanych z zachowaniem pracownika. Przyjmuje się, że jeżeli pracownik przewiduje wystąpienie szkodliwego skutku swojego zachowania i celowo do niego zmierza lub co najmniej się na niego godzi, można mu przypisać winę umyślną. Rażące niedbalstwo jest natomiast wyższym od niedbalstwa stopniem winy nieumyślnej. O ile niedbalstwo określa się jako niedołożenie należytej staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, to przez rażące niedbalstwo rozumie się niezachowanie minimalnych (elementarnych) zasad prawidłowego zachowania się w danej sytuacji. O przypisaniu danej osobie winy w tej postaci decyduje zatem zachowanie się przez nią w określonej sytuacji w sposób odbiegający od miernika staranności minimalnej (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2013 roku, sygn. akt: II PK 35/13).
Trzeba przy tym pamiętać, że o zwolnieniu w trybie art. 52 § 1 kp decyduje jednostkowy czyn, a nie przebieg dotychczasowej pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 2 grudnia 2004 roku, sygn. akt: I PK 86/04).
W świetle art. 52 § 1 pkt 1 kp rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest dopuszczalne w przypadku pracy zdalnej wykonywanej w państwie trzecim. Ciężki charakter naruszenia wynika nie tylko z obiektywnego naruszenia obowiązku, ale także z winy pracownika w postaci umyślności lub rażącego niedbalstwa. Praca zdalna z zagranicy, wykonywana bez wiedzy i zgody pracodawcy nie jest jedynie uchybieniem formalnym. W wielu przypadkach stanowi poważne naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, zwłaszcza gdy wiąże się z dostępem do danych osobowych lub informacji poufnych.
