Jednolity plik kontrolny środków trwałych – co musisz wiedzieć?

Przedsiębiorców czekają kolejne zmiany w przepisach – od 2026 roku zacznie obowiązywać nowy jednolity plik kontrolny środków trwałych (JPK_ST_KR). Ten obowiązek sprawozdawczy obejmie szeroką grupę podatników podatku dochodowego. W artykule wyjaśniamy, kogo dokładnie dotyczą nowe regulacje, jakie są terminy na wdrożenie zmian oraz z jakich elementów konstrukcyjnych składa się plik JPK_ST_KR.

Od kiedy podatnicy będą mieli obowiązek przesyłania JPK_ST_KR?

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowy art. 9 ust. 1c ustawy, z którego wynika, że podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania CIT-8 albo deklaracji CIT-8E za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.

Stosownie do art. 9 ust. 1d ustawy o CIT z powyższego obowiązku są zwolnieni podatnicy:

1. zwolnieni od podatku na podstawie art. 6 ust. 1, z wyjątkiem fundacji rodzinnych;
2. uprawnieni do składania zeznania w postaci papierowej (zwolnieni od CIT na mocy art. 17 ustawy);
3. prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Zgodnie z art. 193a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa wynika, że struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Jak wynika z treści art. 66 ust. 2 ustawy nowelizującej, księgi, o których mowa w art. 9 ust. 1c, są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy, a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – za rok obrotowy, rozpoczynający się po dniu:

1. 31 grudnia 2024 roku – w przypadku:
• podatkowych grup kapitałowych,
• podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego;
2. 31 grudnia 2025 roku – w przypadku podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, obowiązanych do przesyłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy zmienianej w art. 14, zgodnie z art. 109 ust. 3b tej ustawy;
3. 31 grudnia 2026 roku – w przypadku pozostałych podatników i spółek niebędących osobami prawnymi.

W pierwszej kolejności obowiązek ten obejmie podatkowe grupy kapitałowe oraz podatników i spółki niebędące osobami prawnymi, u których wartość przychodu przekracza równowartość 50 mln euro – te podmioty będą zobowiązane do sporządzania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej już dla roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 roku.

Warto wskazać, że w przypadku, kiedy na terenie Polski prowadzony jest oddział przedsiębiorcy zagranicznego, korzystający z podstawowych zasad opodatkowania podatkiem CIT według stawki 19%, w celu stwierdzenia, że przekroczony został limit 50 mln euro wartości przychodów, należy uwzględniać jedynie przychody oddziału uzyskane na terytorium Polski, bez uwzględniania zagranicznego przychodu nierezydenta.

Zgodnie z zasadą ograniczonego obowiązku podatkowego (art. 3 ust. 2 ustawy o CIT) podatnicy, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów, które osiągają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym w zeznaniach podatkowych CIT-8 dotyczących polskich oddziałów spółek zagranicznych wykazuje się jedynie przychody/koszty oraz inne dane dotyczące jedynie oddziałów. Uzasadnia to, że tylko przychody polskiego oddziału zagranicznej spółki (jako przychody podatkowe) powinny być brane pod uwagę w celu ustalenia ewentualnego przekroczenia limitu 50 mln euro dla celów JPK_CIT.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 26 listopada 2024 roku (nr 0114-KDIP2-2.4010.454.2024.2.AP), limitu nie stosuje się zatem do przychodów generowanych przez podatnika będącego nierezydentem, ale tylko do tych, które zostały wygenerowane przez podatnika w wyniku działalności jego oddziału położonego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jedynie dla dochodu osiągniętego przez oddział powstaje w Polsce obowiązek podatkowy, dla którego podatnika ma obowiązek prowadzenia stosownej ewidencji księgowej.

Jednolity plik kontrolny środków trwałych - elementy składowe

Elementy konstrukcyjne pliku JPK_ST_KR określa Rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 roku w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W § 2 ust. 1 pkt. 4 tego aktu czytamy, że podatnik jest zobowiązany uzupełniać dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych:

• w przypadku faktur stanowiących dowód księgowy zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej – numer identyfikujący fakturę w KSeF, o ile został nadany do dnia przekazania księgi;
• numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną;
• rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji;
• datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji;
• numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę.

Zgodnie z § 2 ust. 4 rozporządzenia dodatkowe dane, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia, wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji.

W świetle § 4 rozporządzenia księgi mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia, dotyczące danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku.

Jednak jak wskazuje § 2 ust. 4 rozporządzenia, dodatkowe dane, o których mowa w ust. 1 pkt 4, wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji. Przy czym dane, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 4, mogą nie być uzupełniane w odniesieniu do danych środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku.

Resort finansów w wyjaśnieniach dotyczących nowych plików JPK (https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd/) wskazuje, że w strukturze logicznej JPK_ST_KR wykazujemy wszystkie środki trwałe, które są na stanie jednostki – znajdują się w ewidencji środków trwałych. Nie są wykazywane środki trwałe zlikwidowane przed 1 stycznia 2025 roku. Ewidencje dla środków trwałych i WNIP przyjętych przed 1 stycznia 2025 roku mogą nie być uzupełnione o dodatkowe dane, takie jak:

• numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną;
• rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie, wytworzenie;
• datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania;
• numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę.

Obowiązkowe w strukturze pola dotyczące nabycia, wytworzenia środków trwałych sprzed 1 stycznia 2025 roku należy wypełniać poprzez wskazanie „brak obowiązku” lub w przypadku dat – poprzez wskazanie minimalnej daty z zakresu, tj. „1900-01-01”.

Na zakończenie przypomnijmy, że:

• podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych przekazują JPK_ST_KR w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania CIT-8 albo deklaracji CIT-8E;
• spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, w terminie do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku obrotowego tych spółek.