Przeprowadzanie procesu, jakim są zwolnienia grupowe, wymaga od pracodawcy spełnienia szeregu ściśle określonych obowiązków prawnych, które chronią interesy zatrudnionych. Kluczowym elementem tej procedury jest prawidłowe zawiadomienie PUP o zwolnieniach grupowych, co stanowi warunek niezbędny do zgodnego z prawem rozwiązania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
Czym są zwolnienia grupowe?
Ze zwolnieniami grupowymi mamy do czynienia wtedy, gdy zachodzi konieczność rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:
- 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;
- 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników;
- 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.
Powyższe liczby odnoszące się do pracowników obejmują tych z nich, z którymi w ramach grupowego zwolnienia następuje rozwiązanie stosunków pracy z inicjatywy pracodawcy na mocy porozumienia stron, jeżeli dotyczy to co najmniej 5 pracowników.
Zwolnienia grupowe - jak przebiega proces?
Rozwiązywanie umów o pracę w ramach zwolnień grupowych należy poprzedzić szeregiem działań służących ochronie osób przewidywanych do zwolnienia oraz minimalizacji negatywnych skutków związanych z ustaniem stosunków pracy. Pracodawca powinien kolejno wykonać następujące kroki.
1. Konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi. Pracodawca jest obowiązany skonsultować zamiar przeprowadzenia grupowego zwolnienia z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi. Konsultacja dotyczy w szczególności możliwości uniknięcia lub zmniejszenia rozmiaru grupowego zwolnienia oraz spraw pracowniczych związanych z tym zwolnieniem, w tym zwłaszcza możliwości przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego, a także uzyskania innego zatrudnienia przez zwolnionych pracowników. Zakładowe organizacje związkowe powinny zostać zawiadomione przez pracodawcę o:
- przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia,
- liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą,
- grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
- okresie, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie,
- proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia,
- kolejności dokonywania zwolnień pracowników,
- propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem, a jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne, pracodawca jest obowiązany dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, uprawnienia tych organizacji w zakresie konsultacji z pracodawcą przysługują przedstawicielom pracowników wyłonionym w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
2. Zawiadomienie PUP o zamiarze zwolnienia grupowego. Informacje zawarte we wspomnianym wyżej zawiadomieniu zakładowych organizacji związkowych o okolicznościach grupowego zwolnienia pracodawca obowiązany jest przekazać na piśmie również właściwemu PUP, jednak z wyłączeniem informacji dotyczących sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikom
3. Porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi; regulamin zwolnienia grupowego. W terminie nie dłuższym niż 20 dni od dnia zawiadomienia zakładowych organizacji związkowych pracodawca i zakładowe organizacje związkowe zawierają porozumienie, w którym określa się:
- zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
- a także obowiązki pracodawcy w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia innych spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem.
Jeżeli nie jest możliwe zawarcie porozumienia, zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia ustala pracodawca w regulaminie, uwzględniając, w miarę możliwości, propozycje przedstawione w ramach konsultacji przez zakładowe organizacje związkowe (informacja o porozumieniu podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy na zasadach określonych w Ustawie z dnia 5 listopada 2025 roku o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych). Natomiast jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia ustala pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie.
4. Zawiadomienie PUP o porozumieniu/regulaminie. Pracodawca – po zawarciu porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, ewentualnie po ustaleniu regulaminu zwolnienia grupowego – zawiadamia na piśmie właściwy PUP o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, w tym o liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników oraz o przyczynach ich zwolnienia, okresie, w ciągu którego ma być dokonane zwolnienie, a także o przeprowadzonej konsultacji zamierzonego grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Kopię zawiadomienia pracodawca przekazuje zakładowym organizacjom związkowym albo odpowiednio przedstawicielom pracowników wyłonionych w przyjętym u niego trybie (zakładowe organizacje związkowe albo przedstawiciele pracowników mogą przedstawić właściwemu PUP swoją opinię w sprawie grupowego zwolnienia). W razie zakończenia działalności pracodawcy wskutek prawomocnego orzeczenia sądowego zawiadomienie jest wymagane, gdy z takim wnioskiem wystąpi właściwy PUP.
Wypowiedzenie pracownikowi stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia może nastąpić nie wcześniej niż po dokonaniu przez pracodawcę zawiadomienia PUP, o którym mowa wyżej w pkt 4, a w przypadku gdy nie jest ono wymagane – nie wcześniej niż po zawarciu porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi lub ustaleniu regulaminu grupowego zwolnienia. Natomiast rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia, o którym mowa w pkt 4, a w przypadku gdy nie jest ono wymagane – nie wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia zawarcia porozumienia lub ustalenia regulaminu. Nie dotyczy to przypadków rozwiązania z pracownikami stosunków pracy w razie zakończenia działalności pracodawcy wskutek prawomocnego orzeczenia sądowego.
Pracownikowi, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:
- 1-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
- 2-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
- 3-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.
Odprawę pieniężną ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Jej wysokość nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Jak dokonać zawiadomień PUP?
Pierwsze zawiadomienie PUP o treści wskazanej wyżej dotyczy zamiaru i przyczyn grupowego zwolnienia. Można je przygotować, korzystając z formularza Informacja o przyczynach zwolnień grupowych, dostępnego na rządowej stronie internetowej https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou574.
Zawiadomienie składa się w PUP właściwym dla siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy. Armator zatrudniający załogi na polskich statkach składa zawiadomienie w PUP właściwym dla swojej siedziby. PUP przyjmuje zawiadomienie, lecz nie udziela na nie odpowiedzi; zatem po dokonaniu zawiadomienia pracodawca może kontynuować działania zmierzające do rozwiązania stosunków pracy. W związku z zawiadomieniem PUP nie pobiera od pracodawcy opłat.
Na tych samych zasadach dokonuje się drugiego zawiadomienia PUP o porozumieniu/regulaminie zwolnień grupowych. Można się przy tym posiłkować formularzem Informacja o porozumieniu w sprawie zwolnień grupowych (https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou573).
Współpraca z PUP w przypadku zwolnienia monitorowanego
Szczególny, ściślejszy sposób współpracy pracodawcy z PUP przewidziano w przypadku zwolnień dokonywanych z przyczyn dotyczących zakładu pracy, obejmujących co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, zwanych „zwolnieniem monitorowanym” (art. 217 Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Pracodawca ma wówczas obowiązek uzgodnienia z PUP właściwym dla swojej siedziby lub ze względu na miejsce wykonywania pracy zakresu i form pomocy dla zwalnianych pracowników, w tym pracowników z niepełnosprawnościami, dotyczących w szczególności:
- pośrednictwa pracy;
- poradnictwa zawodowego;
- szkoleń, potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności oraz uzyskania dokumentów potwierdzających nabycie wiedzy i umiejętności.
W przypadku zwolnienia monitorowanego pracodawca podejmuje działania polegające na zapewnieniu pracownikom przewidzianym do zwolnienia lub będącym w trakcie wypowiedzenia lub osobom zwolnionym w okresie 6 miesięcy po rozwiązaniu stosunku pracy lub stosunku służbowego pomocy i realizuje te działania w formie programu. Wspomniany program może być realizowany także przez starostę, marszałka województwa, agencję zatrudnienia lub instytucję szkoleniową. Program może być finansowany:
- przez pracodawcę,
- przez pracodawcę i jednostki administracji publicznej,
- na podstawie porozumienia organizacji i osób prawnych z udziałem pracodawcy.
Pracodawcy w ramach programu mogą na wniosek pracownika finansować świadczenie szkoleniowe, które przysługuje po rozwiązaniu stosunku pracy lub stosunku służbowego na czas udziału pracownika w szkoleniach, w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy. W okresie korzystania ze świadczenia szkoleniowego zwolnionemu pracownikowi przysługuje pomoc w zakresie poradnictwa zawodowego udzielana przez właściwy dla zwolnionego pracownika PUP. Pracownik ten może być skierowany na jednorazowe szkolenie organizowane i finansowane przez PUP. Po przyznaniu przez pracodawcę świadczenia szkoleniowego PUP refunduje pracodawcy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane ze środków własnych pracodawcy, w wysokości określonej w odrębnych przepisach. Pracodawca wypłaca co miesiąc zwolnionemu pracownikowi, na podstawie zawartej z nim umowy, począwszy od miesiąca, w którym pracownik rozpoczął szkolenie, świadczenie szkoleniowe w wysokości równej wynagrodzeniu pracownika, obliczanemu jak za urlop wypoczynkowy, nie wyższej jednak niż 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Kontakty pracodawcy z PUP w związku ze zwolnieniem grupowym mają zasadniczo charakter informacyjny – pracodawca kieruje do PUP stosowne zawiadomienia dotyczące zamiaru i przyczyn zwolnień oraz przyjętych w tym zakresie ustaleń. Ponadto w przypadkach, gdy zwolnienia mają objąć co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, przepisy prawa wymagają od pracodawcy nie tylko zawiadomienia, lecz także aktywnej współpracy z PUP w celu ustalenia i wdrożenia określonych form pomocy dla zwalnianych pracowników.
