Świadczenia wypłacane z Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych są objęte zwolnieniami podatkowymi, gdyż mają na celu wsparcie osób znajdujących się w trudniejszej sytuacji życiowej lub materialnej. Zwolnienia podatkowe pozwalają, aby większa część otrzymanej pomocy rzeczywiście trafiała do osób potrzebujących. Ustawodawca stosuje takie rozwiązania, aby realizować cele społeczne i ograniczać nierówności ekonomiczne. Zakres zwolnień jest jednak ograniczony, aby zapobiegać nadużyciom i zachować równowagę w systemie podatkowym. Jak rozliczyć świadczenia z ZFŚS od kilku pracodawców? O tym poniżej.
Czy świadczenia z ZFŚS stanowią przychód ze stosunku pracy?
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: ustawa o PIT).
Użyty wyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Zaliczeniu do tego przychodu podlega zatem m.in. wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), czyli usług świadczonych przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w m.in. w art. 21 ustawy o PIT.
Zwolnienia podatkowe a świadczenia z ZFŚS
Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są otrzymane z ZFŚS:
- zapomogi w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci;
- świadczenia związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach;
- dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18.
Wartość tych świadczeń jest wolna od podatku w pełnej wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. a, pkt 67a, pkt 78 lit. a ustawy o PIT).
Ponadto – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT – wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Podkreślenia jednocześnie wymaga, iż użyte w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT sformułowanie „sfinansowane w całości z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych” oznacza, że pracodawca bądź związki zawodowe są zobligowane do finansowania lub współfinansowania świadczeń na rzecz pracownika wyłącznie z wymienionych w tym przepisie funduszy. Przepis ten zatem określa źródło finansowania świadczeń rzeczowych, uznając, że do zastosowania zwolnienia od podatku konieczne jest, aby pracodawca nie sfinansował tych świadczeń z innych źródeł niż zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ustawodawca nie odnosi się natomiast do wielkości udziału w finansowaniu świadczeń rzeczowych, tj. możliwe jest zarówno pokrycie przez zakład pracy 100% wartości świadczeń, jak i częściowe ich sfinansowanie z wymienionych w przepisie źródeł (pismo z 21 czerwca 2024 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP3-1.4011.363.2024.3.MK1).
Świadczenia z ZFŚS od kilku pracodawców a łączny limit 1000 zł
Analiza treści wyżej powołanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wskazuje, że limit zwolnienia ustalony przez ustawodawcę jest jeden i dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (i funduszy związków zawodowych) niezależnie od tego, w ilu zakładach dany pracownik jest zatrudniony i od ilu podmiotów uprawnionych (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z ww. funduszy (pismo z 18 czerwca 2026 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0115-KDIT2.4011.313.2026.2.DT).
Innymi słowy, jeśli ze wszystkich zakładów pracy, łącznie pracownik otrzyma więcej niż określony przez ustawodawcę limit kwotowy, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega u niego opodatkowaniu.
Kto ustala, czy doszło do przekroczenia limitu 1000 zł?
Ustawodawca nie nałożył na pracodawcę (lub związek zawodowy) wypłacający świadczenia z funduszy wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym ww. świadczenia od innego świadczeniodawcy (pismo z 14 października 2025 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.741.2025.1.GG).
Ponadto brakuje przepisu, który zobowiązywałby pracownika do złożenia oświadczenia pracodawcy, z którego wynikałoby, że pracownik wykorzystał już kwotę limitowanego zwolnienia. Tym samym podmiot wypłacający świadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT jest zobowiązany, zgodnie z brzmieniem tego przepisu, opodatkować wypłacone świadczenie (nadwyżkę ponad limit zwolnienia) jedynie w sytuacji, gdy suma przekazanych przez tenże podmiot świadczeń przekroczy ustalony przez ustawodawcę limit. Natomiast obowiązkiem pracownika jest kontrolować wysokość otrzymanych w roku podatkowym świadczeń i ich nadwyżkę ponad kwotę limitowanego zwolnienia opodatkować w zeznaniu podatkowym.
Przykład 1.
Pracownik w roku podatkowym otrzymał od pracodawcy A świadczenia z ZFŚS o wartości 1200 zł, a od pracodawcy B – 800 zł. W związku z tym pracodawca A miał obowiązek opodatkować nadwyżkę wartości świadczeń w wysokości 200 zł, pracodawca B nie miał zaś podstaw dokonać opodatkowania, gdyż wartość udzielonych przez niego świadczeń była niższa od limitu zwolnienia podatkowego wynoszącego 1000 zł. W konsekwencji pracownik musiał podczas składania rocznego zeznania podatkowego opodatkować kwotę 800 zł. W ten sposób, z łącznej wartości świadczeń z ZFŚS od obu pracodawców, wynoszącej 2000 zł (1200 zł + 800 zł), opodatkowana została nadwyżka ponad limit zwolnienia wynosząca 1000 zł (200 zł opodatkował pracodawca A, pozostałe zaś 800 zł – pracownik).
Przykład 2.
Pracownik otrzymał od pracodawców A, B i C w roku podatkowym świadczenia z ZFŚS w kwotach odpowiednio 700 zł, 900 zł i 800 zł. Żaden z tych pracodawców nie miał podstaw do opodatkowania wartości tych świadczeń, gdyż u żadnego z nich z osobna nie przekroczyły one limitu 1000 zł. Zatem opodatkowania musiał dokonać pracownik w zeznaniu rocznym; opodatkowaniu podlegała kwota 1400 zł (700 zł + 900 zł + 800 zł – 1000 zł).
Tym samym konstrukcja zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, polega na tym, że z jednej strony limit tego zwolnienia jest jeden i dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku niezależnie od tego, w ilu stosunkach pracy pozostaje pracownik, a z drugiej strony obowiązek zastosowania opodatkowania w przypadku przekroczenia wspomnianego limitu ciąży na pracodawcach lub na pracowniku, zależnie od tego, czy do przekroczenia limitu doszło u jednego pracodawcy z osobna, czy też przekroczenie powstało dopiero w wyniku zsumowania kwot świadczeń otrzymanych od co najmniej dwóch pracodawców.
