Wystawienie duplikatu faktury w erze KSeF - zasady

Duplikat dokumentu sprzedażowego jest zazwyczaj generowany przez sprzedawcę w sytuacji, gdy dochodzi do zniszczenia bądź fizycznego zagubienia oryginału. Z uwagi na obowiązywanie najnowszych przepisów oraz powszechne stosowanie przez podatników e-faktur pojawia się uzasadnione pytanie, czy wystawienie duplikatu faktury w ramach nowych procedur jest wciąż możliwe i konieczne.

Wystawienie duplikatu faktury w erze KSeF

Jak podaje art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego.

Zgodnie zaś z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W tym miejscu warto również dodać, że zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Mając na uwadze ww. przepisy, należy podkreślić, że wystawienie e-faktury w standardowym trybie online odbywa się poprzez system KSeF. Ponadto taka faktura jest przechowywana w systemie. W związku z tym w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury nabywca może ją ponownie pobrać z systemu.

Przypadki e-faktur, wobec których można wystawić duplikat

Należy podkreślić, że nie w każdym przypadku przesyłanie e-faktur odbywa się poprzez system KSeF. Trzeba bowiem zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT W przypadku gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
2. nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4. nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5. nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
6. nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W świetle art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1. udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2. użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak zaś wynika z treści art. 106na ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Przechodząc do meritum problemu, należy zwrócić uwagę na brzmienie art. 106l ustawy o VAT. W przepisie tym czytamy, że w przypadku gdy udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ustrukturyzowana ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, oznaczając ją kodem QR.

W przypadku gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

1. na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, albo
2. wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez nabywcę.

W przypadku gdy faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:

1. na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez podatnika, albo
2. zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez nabywcę.

Faktura wystawiona ponownie:

1. zawiera datę wystawienia,
2. może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.

Przykład 1.

Spółka X sprzedała towar na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Spółka wystawiła fakturę papierową zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 w zw. z ust 3 ustawy o VAT. Po dwóch miesiącach nabywca zwrócił się do spółki X o wystawienie duplikatu faktury z uwagi na zgubienie faktury pierwotnej. Czy spółka X może wystawić duplikat faktury?

Faktura została udostępniona nabywcy poza systemem KSeF. To oznacza, że możliwe jest wystawienie duplikatu faktury papierowej. Analogiczne zasady miałyby zastosowanie, gdyby podatnik wystawił fakturę elektroniczną.

W tym miejscu wskażmy, że zgodnie z art. 106l ustawy o VAT opisane zasady wystawiania duplikatów faktur stosuje się również do:

• faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT (faktury wystawione w trybie offline);
• faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT (faktury wystawione w czasie awarii systemu KSeF);
• faktur, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT (faktury wystawione w czasie niedostępności systemu KSeF).

Jak bowiem wynika z treści art. 106nda ust. 14 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura, wystawiona w trybie offline, udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”. 

Mając zatem powyższe na uwadze, należy wskazać, że regulacje dotyczące KSeF nie usunęły z ustawy o VAT przepisów mówiących o zasadach wystawiania duplikatów faktur. Jednocześnie trzeba podkreślić, że zakres przepisów stanowiących o duplikatach został ograniczony tylko do tych przypadków, gdzie faktura jest wystawiana inaczej niż w trybie online.