Aby uzyskać prawo do 100% odliczenia podatku VAT od samochodów firmowych, przedsiębiorca musi m.in. ustalić jasne zasady wykorzystywania pojazdów w prowadzonej działalności gospodarczej. W związku z tym przygotowaliśmy gotowy do pobrania regulamin użytkowania samochodów w firmie w formie gotowego wzoru. W poniższym artykule omawiamy, co dokładnie powinno się w nim znaleźć, aby spełnić rygorystyczne wymogi urzędu skarbowego.
Przepisy ustawy o VAT a regulamin użytkowania samochodów
Zgodnie z brzmieniem art. 86a ust. 4 ustawy o VAT:
1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Ustawodawca wymaga zatem określenia zasad używania samochodu w firmie, co stanowi podstawę do udowodnienia, że pojazd służy wyłącznie celom firmowym. Tylko spełnienie tego warunku (wraz z prowadzeniem kilometrówki i zgłoszeniem VAT-26) otwiera przedsiębiorcy drogę do odliczenia 100% podatku VAT.
Jakie zasady powinien określać regulamin użytkowania samochodów?
W dokumencie należy bezwzględnie zawrzeć następujące informacje:
- kto jest uprawniony do korzystania z samochodów firmowych.
- dla jakich celów ww osoby mogą korzystać z samochodu (np. wyłącznie dojazd do klienta, transport towaru).
- w jakim zakresie samochód jest wykorzystywany w firmie.
- do czego są zobowiązani użytkownicy samochodu.
- kto ponosi koszty eksploatacji samochodu.
- czy, i na jakich zasadach pracownikom/przedsiębiorcy przysługuje wykorzystanie samochodu dla celów prywatnych.
- bezwzględny zakaz wykorzystywania samochodu do celów prywatnych (oraz określenie konsekwencji służbowych za złamanie tego zakazu)
Przykład 1
Firma "Jan-Bud" posiada regulamin wykluczający użytek prywatny i złożyła VAT-26. Jednak w sobotę prezes pojechał firmowym autem na zakupy (brak wpisu w kilometrówce), co wyszło podczas kontroli krzyżowej. Czy firma traci prawo do 100% VAT za cały okres użytkowania pojazdu?
Tak. Sam fakt stworzenia regulaminu nie chroni przed utratą prawa do 100% odliczenia, jeśli stan faktyczny mu przeczy. Firma musi skorygować VAT wstecz (do 50%) od momentu złamania zasady wyłącznego użytku firmowego i zapłacić odsetki.
Przykład 2
Przedstawiciel handlowy parkuje auto pod swoim blokiem, co zostało zapisane w regulaminie jako "miejsce garażowania w celu szybszego porannego wyjazdu w trasę". Czy urząd skarbowy zakwestionuje regulamin i uzna to za użytek prywatny?
Nie powinien. Zgodnie z najnowszymi interpretacjami KIS, jeśli specyfika pracy wymusza wyjazdy bezpośrednio z domu (pracownik mobilny), a parkowanie pod domem jest uzasadnione ekonomicznie i zapisane w regulaminie, prawo do 100% odliczenia VAT zostaje zachowane.
Dodatkowe informacje w regulaminie określającym zasady używania samochodów
W zakresie dodatkowych danych, jakie powinny znaleźć się w regulaminie, zgodnie z obowiązującymi przepisami o VAT, przedsiębiorca powinien zamieścić informację o bezwzględnym obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki dla celów VAT). Ewidencja ta musi precyzyjnie dokumentować zakres, cel, liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika w danym dniu.
