Poradnik Przedsiębiorcy

Regulamin użytkowania samochodów w firmie - wzór z omówieniem

Z uwagi na zmiany w zakresie ustawy o VAT wchodzące w życie od kwietnia 2014 roku, które dotyczą m.in. tematu odliczeń VAT od samochodów użytkowanych w firmie, zaleca się ustalenie zasad wykorzystywania samochodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Nowe przepisy ustawy o VAT (stan od 1.04.2014 r.)

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 86a ust. 4:

 

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

 

Ustawodawca mówi więc o tym, aby określić zasady używania samochodu w firmie, co ma być jedną z podstaw potwierdzenia, że samochód używany jest wyłącznie w prowadzonej działalności. To natomiast będzie stanowiło o tym, czy przedsiębiorca będzie mógł korzystać z pełnego odliczenia VAT.

Jakie zasady powinien określać regulamin używania samochodów?

  • kto jest uprawniony do korzystania z samochodów firmowych.
  • dla jakich celów ww osoby mogą  korzystać z samochodu (np. obsługa klienta).
  • w jakim zakresie samochód jest wykorzystywany w firmie.
  • do czego są zobowiązani użytkownicy samochodu.
  • kto ponosi koszty eksploatacji samochodu.
  • czy, i na jakich zasadach pracownikom/przedsiębiorcy przysługuje wykorzystanie samochodu dla celów prywatnych.

Dodatkowe informacje w regulaminie określającym zasady używania samochodów
W zakresie dodatkowych danych, jakie powinny się znaleźć w regulaminie w nawiązaniu do zmian w ustawie o VAT wchodzących w życie od kwietnia 2014 roku, przedsiębiorca powinien również zamieścić informację o obowiązku prowadzenia ewidencji dokumentujących przede wszystkim zakres i cel wykorzystania samochodów w danym dniu.

Do pobrania:

pdf
regulamin-użytkowania-samochodu-w-firmie-wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
regulamin-użytkowania-samochodu-w-firmie-wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie