Z uwagi na zmiany w zakresie ustawy o VAT, które dotyczą m.in. tematu odliczeń VAT od samochodów użytkowanych w firmie, zaleca się ustalenie zasad wykorzystywania samochodów w prowadzonej działalności gospodarczej. W związku z tym udostępniliśmy regulamin użytkowania samochodów w formie wzoru dla użytku przedsiębiorcy. W artykule omówione również jest w jaki sposób ustalić zasady tego regulaminu.
Przepisy ustawy o VAT a regulamin użytkowania samochodów
Zgodnie z brzmieniem art. 86a ust. 4 ustawy o VAT:
1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Ustawodawca mówi więc o tym, aby określić zasady używania samochodu w firmie, co ma być jedną z podstaw potwierdzenia, że samochód używany jest wyłącznie w prowadzonej działalności. To natomiast będzie stanowiło o tym, czy przedsiębiorca będzie mógł korzystać z pełnego odliczenia VAT.
Jakie zasady powinien określać regulamin użytkowania samochodów?
- kto jest uprawniony do korzystania z samochodów firmowych.
- dla jakich celów ww osoby mogą korzystać z samochodu (np. obsługa klienta).
- w jakim zakresie samochód jest wykorzystywany w firmie.
- do czego są zobowiązani użytkownicy samochodu.
- kto ponosi koszty eksploatacji samochodu.
- czy, i na jakich zasadach pracownikom/przedsiębiorcy przysługuje wykorzystanie samochodu dla celów prywatnych.
Dodatkowe informacje w regulaminie określającym zasady używania samochodów
W zakresie dodatkowych danych, jakie powinny się znaleźć w regulaminie w nawiązaniu do zmian w ustawie o VAT wchodzących w życie od kwietnia 2014 roku, przedsiębiorca powinien również zamieścić informację o obowiązku prowadzenia ewidencji dokumentujących przede wszystkim zakres i cel wykorzystania samochodów w danym dniu.
