Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje obieg dokumentów w firmie. Kluczowym procesem staje się pobieranie faktur z KSeF, które umożliwia bieżący dostęp do wszystkich otrzymanych i wystawionych dokumentów. System pozwala nie tylko na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale także na ich odbiór i integrację z programami finansowo-księgowymi, co znacząco usprawnia pracę przedsiębiorców i księgowych. Jak sprawnie pobierać faktury z KSeF i na co zwrócić szczególną uwagę?
Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF
Rewolucja w zakresie fakturowania, a więc obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF, wejdzie już w 2026 roku i zostanie wprowadzone etapami:
- od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, którzy w 2024 roku przekroczyli 200 mln zł wartości sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT);
- od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.
Przy czym do 31 grudnia 2026 roku przewidziano okres przejściowy, w ramach którego część przedsiębiorców będzie mogła nadal wystawiać faktury poza KSeF – w formie papierowej lub elektronicznej – pod warunkiem, że w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT na takich fakturach nie przekroczy kwoty 10 000 zł. Rozwiązanie to wprowadzono w celu ułatwienia przedsiębiorcom stopniowego dostosowania się do nowych zasad i zapewnienia płynnego wdrożenia systemu KSeF w obrocie gospodarczym.
Definicja faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to faktura wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie – taka definicja widnieje w art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług. Każda faktura ustrukturyzowana przyjmuje format pliku XML i ma przydzielony numer KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku faktury ustrukturyzowane będą wystawiane przy użyciu struktury logicznej FA(3). Krajowy System e-Faktur umożliwia wyłącznie wystawianie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Zasady odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur
Z punktu widzenia przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur zapewnia podatnikom dwa podstawowe procesy, a mianowicie wystawianie i odbieranie faktur. Po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do Krajowego Systemu e-Faktur i nadaniu numeru KSeF faktury nabywca, którego identyfikator podatkowy NIP podano w tej fakturze, otrzyma ją również w tym systemie. Nabywca po uwierzytelnieniu się w KSeF uzyska dostęp do wszystkich swoich faktur, w tym faktur zakupowych. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia jej numeru KSeF.
Należy mieć na uwadze, że przepisy przejściowe nie przewidują żadnego odroczenia obowiązków w zakresie pobierania faktur z KSeF. Odroczenie terminów wdrożenia obowiązkowego KSeF w stosunku do niektórych przedsiębiorców dotyczy bowiem wyłącznie odroczenia terminu obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Oznacza to, że w zakresie obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF obowiązują terminy przytoczone na początku artykułu, natomiast w odniesieniu do odbierania faktur z KSeF przedsiębiorcy powinni przygotować się na ich pobieranie od 1 lutego 2026 roku, czyli w dacie wejścia w życie obowiązkowego KSeF dla największych podmiotów. Od tej daty wystawca faktury ustrukturyzowanej nie ma obowiązku udostępniania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, jeżeli odbiorcą tej faktury jest podatnik posługujący się NIP-em. Ewentualne uzyskanie faktury ustrukturyzowanej inną drogą niż za pośrednictwem KSeF od 1 lutego 2026 roku zależeć będzie jedynie od dobrej woli sprzedawcy.
Krajowy System e-Faktur nie będzie wysyłał do przedsiębiorców powiadomień o otrzymaniu nowych faktur kosztowych w KSeF. Taka możliwość nie została przewidziana, ponieważ dla podatników otrzymujących dużą liczbę faktur zakupowych powiadomienia o nowej fakturze w systemie mogłyby być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. Należy więc regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury lub skorzystać z oprogramowania zintegrowanego z KSeF, które automatycznie rozpoznaje i pobiera faktury kosztowe wystawione na dane przedsiębiorstwo. Możliwość masowego pobierania faktur została przewidziana wyłącznie w postaci XML.
W jaki sposób pobrać faktury z KSeF?
Faktury z KSeF można pobierać w sposób ręczny lub automatyczny. Krajowy System e-Faktur pozwala na integrację, dzięki której faktury będą automatycznie pobierane. Natomiast w celu ręcznego pobrania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur w pierwszej kolejności należy zalogować się do aplikacji podatnika KSeF. Do Krajowego Systemu e-Faktur można zalogować się na stronie rządowej https://ksef.mf.gov.pl/web/login. Następnie trzeba wybrać zakładkę Lista faktur, wybrać odpowiedni rodzaj faktur (faktury sprzedażowe lub faktury kosztowe) i pobrać dokumenty.
Pobieranie faktur z KSeF z systemu wFirma
Drugim sposobem pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur jest skorzystanie z programu księgowego, który automatycznie połączy się z KSeF, wykryje nowe faktury i pobierze je, umożliwiając ich wygodne przeglądanie, opłacanie oraz przechowywanie.
Na co uważać, pobierając faktury z KSeF?
Przedsiębiorcy pobierający faktury z Krajowego Systemu e-Faktur powinni zdawać sobie sprawę, że w KSeF znajdują się wszystkie faktury, w których został podany NIP danego przedsiębiorcy. Oznacza to, że nie należy ulegać przeświadczeniu o poprawności wszystkich faktur zakupu dostępnych w systemie. Wśród zasadnie wystawionych faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje zakupu towarów czy usług mogą znaleźć się także faktury, w których wystawca popełnił błąd przy wpisywaniu NIP-u, a nawet faktury wystawione błędnie w sposób świadomy. Nieuczciwi podatnicy mogą bowiem liczyć, że faktura wystawiona na losowy podmiot, w wyniku nieuwagi (albo niewystarczającej znajomości systemu KSEF) tego podmiotu pobierającego faktury z KSeF, zostanie opłacona przez rzekomego nabywcę towarów lub usług. Pobierając faktury z Krajowego Systemu e-Faktur, należy więc zachować szczególną uwagę i dokładnie przejrzeć, i zweryfikować wszystkie faktury. Przed opłaceniem i przekazaniem do księgowości faktury pobranej z KSeF trzeba więc sprawdzić, czy faktura jest zasadna (czy transakcja zakupu towarów lub usług miała miejsce) oraz czy zgodne są wszystkie dane na fakturze (w szczególności kwoty transakcji).
Od 1 lutego 2026 roku faktury ustrukturyzowane będą wystawiane przy użyciu struktury logicznej FA(3). Krajowy System e-Faktur umożliwia wyłącznie wystawianie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z aktualnie obowiązującymi przepisami.
