Poradnik Przedsiębiorcy

Zapomniana faktura kosztowa - ewidencja w KPiR

Prowadząc własną działalność gospodarczą, nie można uniknąć opóźnień oraz spływających do firmy dokumentów dotyczących zamkniętych okresów rozliczeniowych. Wielu podatników ma problemy z prawidłowym rozliczeniem kosztów, gdy otrzymają z opóźnieniem lub odnajdą zagubione faktury zakupu. Jak się okazuje, problem nie jest wcale taki trudny do rozwiązania. Zobacz powinna być zaksięgowana zapomniana faktura kosztowa

Zapomniana faktura kosztowa a podatek VAT

Co do zasady czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku od wydatków, jeżeli zostały one poniesione w celu wykonywania działalności objętej opodatkowaniem.

Zgodnie z zasadą ogólną odliczenie podatku możliwe jest w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabytych towarów bądź usług, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jednak, co istotne, nie można dokonać odliczenia wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak powyższe odnieść do pominiętej faktury zakupu? Otóż rozliczenie wydatku zależy od okresu faktycznego otrzymania dokumentu przez podatnika - nabywcę. Jeżeli podatek VAT nie zostanie ujęty w rejestrze zakupu VAT w okresie otrzymania faktury zakupu, wówczas będzie to możliwe w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (miesiącach lub kwartałach). 

Przykład 1.

Pan Waldemar po rozliczeniu października 2017 r. znalazł wśród dokumentów firmowych fakturę za usługi hostingowe, którą otrzymał jeszcze w październiku. Z powodu zamkniętego okresu rozliczeniowego (rozliczenie miesięczne) podatnik ma prawo do odliczenia podatku w jednym z dwóch kolejnych okresów, czyli w tym wypadku w listopadzie lub grudniu.

Podatek dochodowy a metoda rozliczania kosztów

Podatnicy prowadzący ewidencję podatkową w postaci księgi przychodów i rozchodów mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów - uproszczoną (kasową) lub memoriałową. W przypadku pierwszej metody koszty powinny być ujmowane w momencie ich poniesienia - bez podziału na koszty pośrednio lub bezpośrednio związane z przychodem. Bardziej wymagająca jest natomiast metoda memoriałowa, która zakłada podział kosztów ze względu na ich związek z uzyskanym przychodem, gdzie:

  • koszty bezpośrednie (np. zakup towarów) co do zasady powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody,
  • koszty pośrednie powinny być ujęte w księdze w dacie ich poniesienia. Zgodnie z przepisami podatku dochodowego za dzień poniesienia kosztu, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Co ważne, jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a jednocześnie nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, konieczny jest podział kosztów proporcjonalnie do długości okresów, których dotyczą.

Zapomniana faktura kosztowa - ewidencja w KPiR

Podatnicy prowadzący księgę podatkową, oprócz zasad wynikających z ustawy o PIT, powinni również zastosować się do przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. W przypadku pozostałych wydatków zapisów w ewidencji należy dokonywać raz dziennie na koniec dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Zapomnianą fakturę - jeżeli została odnaleziona przed rozliczeniem okresu - należy zaksięgować zgodnie z datą jej wystawienia. Natomiast w przypadku gdy zapomniana faktura kosztowa odnalazła się już po zamknięciu okresu, wówczas podatnik może ująć dokument w miesiącu kolejnym. Dla celów porządkowych warto takie “spóźnione” faktury księgować na pierwszy dzień kolejnego miesiąca. Warunkiem jest jednak, aby kolejny okres rozliczeniowy dotyczył bieżącego roku podatkowego.

W przypadku gdy zapomniana faktura kosztowa dotyczy zakupu towarów, rozliczenie należy przeprowadzić już nieco inaczej. Zgodnie bowiem ze wspomnianym rozporządzeniem zakup towarów oraz materiałów podstawowych powinien zostać wpisany do księgi niezwłocznie po jego otrzymaniu - najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Co ważne, jeżeli zakup dokumentowany jest fakturą, a towar został dostarczony do przedsiębiorstwa (lub dokonano nim obrotu) przed jej otrzymaniem, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego asortymentu, podając jednocześnie:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towarów lub materiałów,

- a następnie dokonać na jego podstawie zapisu w księdze.

Jeżeli podatnik otrzymał fakturę z opóźnieniem w kolejnych okresach lub została pominięta w okresie jej otrzymania - nie ma to większego znaczenia, bowiem koszt zakupu towarów lub materiałów powinien być zewidencjonowany w księdze zgodnie z omówionymi zasadami wynikającymi z rozporządzenia. W związku z tym jeżeli przykładowo dostawa dotarła do firmy w czerwcu, to koszt musi zostać ujęty w okresie rozliczeniowym z czerwca.