Poradnik Przedsiębiorcy

Zapomniana faktura kosztowa - ewidencja w KPiR

Prowadząc własną działalność gospodarczą, często można doświadczyć sytuacji, gdy dokumenty spłyną z opóźnieniem lub omyłkowo nie zostaną w ogóle zaksięgowane mimo ich posiadania. W takiej sytuacji wielu podatników ma problemy z prawidłowym rozliczeniem kosztów w KPIR i rejestrze VAT. Jak się okazuje, problem nie jest wcale taki trudny do rozwiązania. Sprawdźmy, jak powinna być zaksięgowana zapomniana faktura kosztowa

Zapomniana faktura kosztowa a podatek VAT

Co do zasady czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku od wydatków, jeżeli zostały one poniesione w celu wykonywania działalności opodatkowanej.

Zgodnie z zasadą ogólną odliczenie podatku możliwe jest w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabytych towarów bądź usług, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Jednak, co istotne, nie można dokonać odliczenia wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak powyższe odnieść do pominiętej faktury zakupu? Otóż rozliczenie wydatku zależy od okresu faktycznego otrzymania dokumentu przez podatnika - nabywcę. Jeżeli podatek VAT nie zostanie ujęty w rejestrze zakupu VAT w okresie otrzymania faktury zakupu, wówczas będzie to możliwe w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiącu lub kwartale).

W przypadku gdy podatnik nie odliczy podatku VAT w jednych z dwóch okresów rozliczeniowych to odliczenia będzie mógł dokonać tylko w okresie, w którym odebrał fakturę. Wiązać się to będzie z korektą deklaracji VAT oraz pliku JPK_VAT. Korekty można dokonać, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Przedsiębiorcy, który wybrał metodę kasową rozliczania podatku VAT, przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury w rozliczeniu za okres, w którym dokonano całości lub części zapłaty za towary/usługi lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.

Przykład 1.

Pan Waldemar po rozliczeniu listopada 2019 r. znalazł wśród dokumentów firmowych fakturę za usługi hostingowe, którą otrzymał jeszcze w listopadzie. Z powodu rozliczenia listopada - wysłanie deklaracji VAT i pliku JPK_VAT (rozliczenie miesięczne) podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT w jednym z dwóch kolejnych okresów, czyli w tym wypadku w grudniu 2019 lub styczniu 2020.

Przykład 2.

Pani Monika (podatnik rozlicza się miesięcznie) otrzymała fakturę zakupu za usługi marketingowe w grudniu 2019 roku. Fakturę schowała w szufladzie i zapomniała o niej. W lutym 2020 roku odnalazła fakturę. Pani Monika fakturę będzie mogła ująć jeszcze w rozliczeniu za luty 2020 w związku z tym, że ma prawo do odliczenia podatku VAT w jednym z dwóch kolejnych okresów, czyli w tym wypadku w styczniu 2020 lub lutym 2020.

Przykład 3.

Pan Stanisław (podatnik rozlicza się miesięczne), który wybrał metodą kasową rozliczania podatku VAT, otrzymał fakturę za zakup artykułów biurowych 20 stycznia 2020 roku. Fakturę opłacił natomiast 1 lutego 2020 roku. Pan Stanisław ma prawo do odliczenia podatku VAT w lutym 2020 (w związku z tym, że w tym miesiącu opłacił fakturę) lub w jednym z dwóch kolejnych okresów, czyli w tym wypadku w marcu lub kwietniu 2020 r.

Przykład 4. 

W przedsiębiorstwie produkcyjnym (rozliczenie kwartalne VAT) faktura zakupu za artykuły BHP została odebrana 2 stycznia 2019 roku. Pracownik firmy zapomniał przekazać odebraną fakturę w terminie i przekazał ją do księgowości dopiero w październiku 2019 roku.  W związku z tym, że okresy księgowe - I kwartał (miesiąc odbioru faktury), II kwartał, III kwartał zostały zamknięte, to odliczenie podatku VAT może być dokonane w okresie otrzymania faktury za pomocą korekty rozliczenia - deklaracji VAT za I kwartał i JPK_VAT za styczeń 2019 r.

Podatek dochodowy a metoda rozliczania kosztów

Podatnicy prowadzący ewidencję podatkową w postaci księgi przychodów i rozchodów mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów - uproszczoną (kasową) lub memoriałową. W przypadku pierwszej metody koszty powinny być ujmowane w momencie ich poniesienia - bez podziału na koszty pośrednio lub bezpośrednio związane z przychodem. Bardziej wymagająca jest natomiast metoda memoriałowa, która zakłada podział kosztów ze względu na ich związek z uzyskanym przychodem, gdzie:

koszty bezpośrednie (np. zakup towarów) co do zasady powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody,

  • koszty pośrednie powinny być ujęte w księdze w dacie ich poniesienia. Zgodnie z przepisami podatku dochodowego za dzień poniesienia kosztu, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Co ważne, jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a jednocześnie nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, konieczny jest podział kosztów proporcjonalnie do długości okresów, których dotyczą.

Przykład 5.

Przedsiębiorca A w swojej działalności ujmuje koszty zgodnie z metodą kasową w KPIR. Otrzymał on polisę OC, wystawioną 1 lipca 2019 r., która obejmowała okres od 1 lipca 2019 r. do 31 kwietnia 2020 r. W związku z tym, że przyjęta została metoda kasowa, koszt ten ujęty powinien zostać w pełnej wysokości w dacie wystawienia polisy tj. dnia 1 lipca 2019 roku.

Przykład 6.

Przedsiębiorca B w swojej działalności ujmuje koszty zgodnie z metodą memoriałową w KPIR. Otrzymał on fakturę za usługi telefoniczne, wystawioną 2 stycznia 2020 r. obejmuje ona abonament za styczeń 2020 oraz rozliczenie kosztów za rozmowy za grudzień 2019. W takim przypadku zgodnie z obraną metodą - memoriałową część kosztów dotycząca grudnia 2019 powinien on zaksięgować do rozliczeń za grudzień 2019, część dotycząca abonamentu za styczeń 2020 r. do rozliczeń za styczeń 2020.

Zapomniana faktura kosztowa - ewidencja w KPiR

Podatnicy prowadzący księgę podatkową, oprócz zasad wynikających z ustawy o PIT, powinni również zastosować się do przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zapomnianą fakturę - jeżeli została odnaleziona przed rozliczeniem okresu - należy zaksięgować zgodnie z datą jej wystawienia. Natomiast w przypadku gdy zapomniana faktura kosztowa odnalazła się już po zamknięciu okresu, wówczas podatnik może ująć dokument w miesiącu kolejnym. Dla celów porządkowych warto takie “spóźnione” faktury księgować na pierwszy dzień kolejnego miesiąca. Warunkiem jest jednak, aby kolejny okres rozliczeniowy dotyczył bieżącego roku podatkowego.

Od 1 stycznia 2018 roku, wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek comiesięcznej wysyłki pliku JPK_VAT. Jednym z obowiązkowych pól struktury pliku jest data wystawienia faktury. W związku z tym, podatnik księgując fakturę ma obowiązek wykazać faktyczną datę jej wystawienia.

W przypadku, gdy zapomniana faktura kosztowa dotyczy zakupu towarów, rozliczenie należy przeprowadzić już nieco inaczej. Zgodnie bowiem ze wspomnianym rozporządzeniem zakup towarów oraz materiałów podstawowych powinien zostać wpisany do księgi niezwłocznie po jego otrzymaniu - najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Co ważne, jeżeli zakup dokumentowany jest fakturą, a towar został dostarczony do przedsiębiorstwa (lub dokonano nim obrotu) przed jej otrzymaniem, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego asortymentu, podając jednocześnie:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towarów lub materiałów,

- a następnie dokonać na jego podstawie zapisu w KPIR.

Jeżeli podatnik otrzymał fakturę z opóźnieniem w kolejnych okresach lub została pominięta w okresie jej otrzymania - nie ma to większego znaczenia, bowiem koszt zakupu towarów lub materiałów powinien być zewidencjonowany w księdze zgodnie z omówionymi zasadami wynikającymi z rozporządzenia. W związku z tym jeżeli przykładowo dostawa dotarła do firmy w listopadzie, to koszt musi zostać ujęty w okresie rozliczeniowym z listopada.

Przykład 7.

Pani Monika nabyła drukarkę. Sprzedawca 22 stycznia 2020 roku wystawił fakturę sprzedaży. Pani Monika otrzymała ją dopiero 2 lutego 2020 roku, miesiąc styczeń zamknęła. W związku z czym może ona ująć koszt w lutym 2020 roku. Dodatkowo pani Monika będzie mogła odliczyć podatek VAT najwcześniej w dniu otrzymania faktury - czyli w lutym - lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych czyli w marcu 2020 lub kwietniu 2020 (w przypadku rozliczeń miesięcznych).

Przykład 8.

Pan Jan otrzymał w listopadzie 2018 roku, zamówione towary. Faktura zakupu została wystawiona przez sprzedawcę dopiero w dniu 10 grudnia 2018. Czy taka faktura jest wystawiona prawidłowo oraz w jaki sposób Pan Jak powinien rozliczyć zawartą transakcję?

W związku z tym, że wraz z dostawą towaru która miała miejsce w listopadzie pan Jan nie posiadał faktury zakupu powinien on ująć koszt zakupu w kolumnie 10 KPiR w dniu dostawy na podstawie sporządzonego we własnym zakresie opisu otrzymanego asortymentu. Sprzedawca wystawił fakturę w obowiązującym terminie ponieważ faktury wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym miała miejsce sprzedaż. W związku z tym po otrzymaniu faktury pan Jan powinien porównać wartość faktury z wartością wynikającą ze sporządzonego opisu. 

Dodatkowo pan Jan będzie mógł odliczyć podatek VAT najwcześniej w dniu otrzymania faktury - czyli w grudniu - lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych czyli w styczniu 2019 lub lutym 2019 (w przypadku rozliczeń miesięcznych).

Zapomniana faktura kosztowa w systemie wfirma.pl

W celu zaksięgowania zapomnianego dokumentu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:

  • Data wystawienia faktury - zgodnie z datą wystawienia faktury widniejącą na fakturze (ze względu na prawidłowość JPK_VAT),
  • Data odbioru faktury - data, w której otrzymano dokument lub datę jednego z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

zapomniana faktura kosztowa w systemie wfirma.pl

Tak zaksięgowana faktura trafi do KPIR zgodnie z DATĄ WYSTAWIENIA. Natomiast na gruncie VAT trafi do rejestru VAT zakupu w dacie wskazanej w pozycji DATA ODBIORU FAKTURY. W związku z czym nie ma obowiązku korygowania rozliczeń podatkowych, ponieważ na gruncie PIT dojdzie do zmniejszenia podstawy opodatkowania, więc nie ma w tym przypadku konieczności przeliczania zaliczki na podatek dochodowy - nadwyżka kosztów zostanie  rozliczona w zaliczce liczonej za bieżącej. Natomiast na gruncie VAT zostanie ujęta w nierozliczonym jeszcze okresie, zgodnie z prawem do odliczenia VAT.