Zatrudnianie jednego pracownika a obowiązek zawarcia PPK w firmie

Wielu małych przedsiębiorców zatrudniających niewielką liczbę osób zastanawia się, jak w praktyce wygląda zatrudnianie jednego pracownika a obowiązek zawarcia PPK w mikrofirmie. Przepisy są skonstruowane tak, aby objąć powszechnym systemem oszczędzania niemal każdego zatrudnionego, niezależnie od skali działalności pracodawcy. Istnieją jednak specyficzne warunki i wyjątki, które mogą zwolnić firmę z wdrażania programu. W poniższym artykule sprawdzimy, czy mała skala działalności faktycznie zdejmuje z pracodawcy ten formalny ciężar..

Zatrudnianie jednego pracownika a obowiązek zawarcia PPK

W art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych nałożono obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK na podmiot zatrudniający, który zatrudnia co najmniej jedną osobę, w której imieniu, zgodnie z przepisami ustawy, jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. 

Podmiot zatrudniający to:

1. pracodawca w rozumieniu Kodeksu pracy, jeżeli ma NIP lub REGON;
2. nakładca w stosunku do osób zatrudnionych;
3. rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych w stosunku do osób zatrudnionych;
4. zleceniodawca w stosunku do osób zatrudnionych, jeżeli ma NIP lub REGON;
5. podmiot, w którym działa rada nadzorcza w stosunku do osób zatrudnionych;
6. płatnik, jeżeli pracodawca nie ma NIP-u lub REGON-u.

Przykład 1. 

Pan Mieczysław prowadzi mały sklep ogrodniczy, w którym zatrudnia tylko jedną osobę – panią Lucynę na umowę o pracę. Czy mężczyzna musi zawrzeć umowę o zarządzenie PPK? W świetle art. 7 ust. 1 ustawy o PPK, jeśli pani Anna chce oszczędzać w ramach PPK lub po prostu nie złożyła deklaracji o rezygnacji, pan Mieczysław, mimo że zatrudnia tylko ją, ma ustawowy obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową, zawrzeć w imieniu kobiety umowę o prowadzenie PPK oraz terminowo naliczać i odprowadzać wpłaty do PPK.

Umowa o zarządzanie PPK – jakie zawiera elementy?

Umowa o zarządzanie PPK w szczególności musi zawierać:

• strony umowy;
• nazwę funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
• warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
• warunki zmiany umowy;
• warunki i okres wypowiedzenia umowy;
• warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Umowa o zarządzanie PPK zawarta przez podmiot zatrudniający z zakładem ubezpieczeń określa, poza ogólnymi elementami wymienionymi wcześniej, także:

1. wysokość sumy ubezpieczenia,
2. wysokość składki ochronnej,
3. brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Dodatkowymi formalnościami przy zawarciu umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń jest to, że do umowy wymagane jest załączenie regulaminu lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólnych warunków ubezpieczenia.

Termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta przez podmiot zatrudniający nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Kim są osoby zatrudnione w rozumieniu przepisów o PPK?

Osoby zatrudnione w rozumieniu przepisów regulujących pracownicze plany kapitałowe to:

• pracownicy, z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodocianych; 
• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia;
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych;
• osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
• osoby wskazane wcześniej, a przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
• członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji

– podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej.

Kiedy nie będą stosowane obowiązki wynikające z ustawy o PPK?

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych w art. 13 ust. 1 przewiduje wyłączenie jej stosowania w stosunku do:

1. mikroprzedsiębiorcy, czyli przedsiębiorcy, który w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełnia łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w zł 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec 1 z tych lat nie przekroczyły równowartości w zł 2 milionów euro – pod warunkiem, że wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK zawierającą dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia;
2. podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Przykład 2. 

Pan Mieczysław prowadzi mały sklep ogrodniczy, w którym zatrudnia tylko jedną osobę – panią Lucynę na umowę o pracę. Kobieta złożyła pracodawcy pisemną deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK zawierającą dane pracodawcy i pracownicy oraz oświadczenie o posiadaniu wiedzy o konsekwencjach jej złożenia Czy pan Mieczysław musi zawrzeć umowę o zarządzenie PPK? W tej sytuacji mężczyzna jako mikroprzedsiębiorca, mając deklarację jedynego pracownika, nie musi stosować zasad wynikających z ustaw o PPK, zawierać umowy o zarządzanie PPK i wykonywać wszystkich związanych z PPK obowiązków. 

Umowa o prowadzenie PPK

Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest zawarcie w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowy o prowadzenie PPK. W ustawie przewidziano na to następujące terminy. Umowę o prowadzenie PPK dla osoby zatrudnionej zawiera się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona deklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat. 

Elementy umowy o prowadzenie PPK

Umowa o prowadzenie PPK powinna określać w szczególności wskazane niżej elementy:

1. określenie stron umowy, w tym wybranej instytucji finansowej;
2. dane identyfikujące uczestnika PPK;
3. sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
4. nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
5. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
6. sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
7. sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty;
8. warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
9. sposób składania dyspozycji;
10. zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
11. maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

Zatrudnianie jednego pracownika a obowiązek zawarcia PPK - podsumowanie

Analiza art. 7 ust. 1 ustawy o PPK nie pozostawia złudzeń w systemie budowania kapitału emerytalnego. Rozmiar firmy nie jest tarczą chroniącą przed obowiązkami ustawowymi. Przekonanie, że zatrudnianie tylko jednego pracownika zwalnia z konieczności wdrażania PPK, jest jednym z najgroźniejszych mitów prawnych w świecie mikroprzedsiębiorczości. Kluczem do zrozumienia sytuacji pracodawcy nie jest liczba osób na liście płac, lecz ich indywidualna wola. Jeśli jedyny pracownik chce skorzystać z programu, pracodawca ma obowiązek stać się stroną umowy z instytucją finansową. Rezygnacja pracownika jest jedyną „furtką”, która pozwala uniknąć formalności, ale i ona nie jest dana raz na zawsze i może się zmienić.