Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać od kandydata określonych danych wynikających z Kodeksu pracy, wśród których nie ma identyfikatora PESEL. Często pojawiają się jednak wątpliwości, czy numer PESEL pracownika w umowie o pracę jest elementem obowiązkowym. Wyjaśniamy uwarunkowania prawne dotyczące zbierania danych osobowych oraz wymogów stawianych formalnym umowom zatrudnienia.
Podstawa prawna żądania pracodawcy przedstawienia danych osobowych w trakcie rekrutacji i zatrudnienia
Uprawnienia w zakresie żądania pracodawcy przedstawienia danych osobowych na etapie rekrutacji oraz po nawiązaniu stosunku pracy z pracownikiem określono w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Dane osobowe wymagane przez pracodawcę na etapie rekrutacji
Informacje o charakterze danych osobowych, jakich pracodawca ma prawo żądać od osoby na etapie rekrutacji, zostały określone w art. 22(1) § 1 kp. Wskazane w tym przepisie dane osobowe obejmują:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Pracodawca żąda podania:
- danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku;
- innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22(1) § 4 kp).
Podczas rekrutacji pracodawca nie jest zatem uprawniony do żądania od kandydata na pracownika numeru PESEL.
Dane osobowe wymagane od pracownika
W przypadku osoby, która została już zatrudniona, zakres wymaganych danych osobowych, jakich może żądać pracodawca, ulega poszerzeniu, co wynika wprost z brzmienia art. 22(1) § 3 kp.
Oznacza to zatem, że pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
W świetle wyżej przytoczonego przepisu żądanie od pracownika przedstawienia numeru PESEL jest prawnie uzasadnione.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, przy czym pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Pracodawca żąda ponadto podania innych danych osobowych niż określone w art. 22(1) § 3 kp, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Jakie informacje powinna obejmować umowa o pracę?
Rozpatrując kwestię zasadności umieszczenia w umowie o pracę numeru PESEL pracownika, warto sięgnąć do postanowień kp w przedmiocie zakresu informacji, jakie powinny być uwzględnione w treści umowy.
Zgodnie z art. 29 § 1 kp umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy;
- miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
- wymiar czasu pracy;
- dzień rozpoczęcia pracy;
- w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
- czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
- okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 2(2) kp, a także;
- w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.
Numer PESEL pracownika w umowie o pracę w świetle obowiązujących przepisów
Biorąc pod uwagę dotychczas omówione przepisy prawa pracy, należy stwierdzić, że podanie numeru PESEL pracownika w umowie o pracę nie stanowi obligatoryjnego składnika dokumentu stanowiącego podstawę do nawiązania stosunku pracy.
Przykład 1.
Pracodawca postanowił zatrudnić nowego pracownika wyłonionego spośród innych kandydatów w ramach rekrutacji. Wśród danych osobowych przedstawionych przez ubiegającego się o zatrudnienie były informacje dotyczące imienia i nazwiska oraz daty urodzenia, nie było natomiast informacji o numerze PESEL nowo zatrudnianej osoby. W związku z tym w umowie o pracę – w części odnoszącej się do danych pracownika jako strony umowy – dokonano adnotacji w zakresie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania zatrudnionej osoby.
Po zawarciu stosunku pracy pracodawca może już uzyskać numer PESEL pracownika, zgodnie z art. 22(1) § 3 pkt 2 kp.
Pracodawca może żądać podania numeru PESEL dopiero po zatrudnieniu pracownika. Wobec tego nie ma obowiązku wpisywania wskazanego numeru w treści umowy o pracę.
Zawarcie umowy o pracę wiąże się z koniecznością dalszych działań ze strony pracodawcy, w ramach których niezbędne jest podanie numeru PESEL pracownika. Odnosi się to np. do zgłoszenia zatrudnionej osoby w ZUS-ie, w dokumentach zgłoszeniowych należy bowiem podać – w części danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej – numer PESEL.
Podobnie jest w przypadku skierowania pracownika na wstępne badania lekarskie. W formularzu takiego skierowania trzeba również wpisać numer PESEL osoby podlegającej takiemu badaniu.
Są to jednocześnie dokumenty sporządzane odrębnie (nie stanowią części umowy o pracę), wobec czego wpisanie numeru PESEL w umowie o pracę w tych okolicznościach nie jest wymagane.
Należy jednocześnie dodać, że przepisy nie zawierają bezwzględnego zakazu umieszczania numeru PESEL w treści umowy o pracę.
Wobec tego – w świetle niektórych interpretacji stosowania unormowań kodeksowych – informacje (dane identyfikacyjne pracownika) zawarte w umowie o pracę mogą zostać uzupełnione o numer PESEL zatrudnionego, jeżeli:
- jest to niezbędne ze względu na konkretne okoliczności, oraz
- nie narusza ochrony danych osobowych.
Numer PESEL pracownika w umowie o pracę - podsumowanie
W czasie organizacji naboru do pracy pracodawca może żądać określonych danych wskazanych w kp, nie jest jednak uprawniony do żądania od ubiegającego się o zatrudnienie numeru PESEL. Po zatrudnieniu pozyskanie informacji w zakresie tego numeru jest jak najbardziej uzasadnione i niezbędne do prowadzenia dalszej współpracy (np. zgłoszenie pracownika w ZUS-ie czy skierowanie na profilaktyczne badania lekarskie). Nie oznacza to natomiast konieczności wpisania numeru PESEL do umowy o pracę. Z drugiej strony przepisy prawa pracy nie zawierają bezwzględnego zakazu umieszczania takiego numeru w umowie pracowniczej.
