Poradnik Przedsiębiorcy

Zgłoszenie pracownika do PPK

Coraz więcej firm zostaje objętych obowiązkiem wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Przed podpisaniem umowy o prowadzenie programu należy zorientować się, kto jest uprawniony do uczestnictwa. Jak wygląda zgłoszenie pracownika do PPK?

Kto podlega zgłoszeniu do PPK?

Większość pracowników podlega automatycznemu zgłoszeniu do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to osób, które:

  • są objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z tytułu umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowy zlecenia czy kontraktu menedżerskiego;
  • ukończyły 18. rok życia, ale nie osiągnęły 55 lat.

Dobrowolne opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie daje prawa do uczestnictwa w PPK.
Na zgłoszenie pracownika do PPK ma wpływ okres jego zatrudnienia u danego pracodawcy. Zakład pracy może zgłosić do PPK wyłącznie osoby zatrudnione w firmie przez co najmniej 3 miesiące. Do przebiegu zatrudnienia wlicza się wszystkie okresy z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce u danego pracodawcy, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów pracodawca jest ich następcą prawnym.

Przykład 1.

Pan Roman rozpoczął pracę w nowej firmie 1 października 2020 roku. Firma podpisała umowę o prowadzenie PPK we wrześniu. Pan Roman nie zostanie uwzględniony na liście uczestników przesłanej wraz z umową o przystąpienie do programu. Zgłoszenie pracownika do PPK może nastąpić dopiero od 1 stycznia 2021 roku.

Przykład 2.

Pan Paweł rozpoczął zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę od 1 stycznia 2021 roku. W 2020 roku pracował w tej samej firmie na podstawie umowy zlecenia od 14 września do 31 października (48 dni) oraz od 9 listopada do 4 grudnia (26 dni) i z tego tytułu podlegał ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Pracodawca podpisał umowę przystąpienia do PPK w lutym 2021 roku, w związku z czym powinien uwzględnić w niej pana Pawła, bowiem ten osiągnął wymagany okres 90 dni zatrudnienia.

Przykład 3.

Aneta współpracowała z firmą X na podstawie umowy zlecenia przez 8 miesięcy 2020 roku. W związku z tym, że była wówczas studentką i nie ukończyła 26. roku życia, nie zgłoszono jej do ubezpieczeń w ZUS-ie. Po ukończeniu 26. roku życia pani Aneta podpisała umowę o pracę z tym samym pracodawcą. Mimo wcześniejszej współpracy nie będzie posiadała 90-dniowego okresu wymaganego do przystąpienia do PPK, bowiem nie była objęta ubezpieczeniem emerytalno-rentowym.

Warto zwrócić tu uwagę na kilka nietypowych przypadków. Pierwszy z nich dotyczy pracowników młodocianych. Zgodnie z wcześniejszą informacją zgłoszeniu do PPK podlegają wyłącznie osoby pełnoletnie. Zatem jeżeli młodociany ukończył naukę przed osiągnięciem 18. roku życia, wówczas nie zostanie objęty programem. Jednakże w sytuacji gdy pracownik taki kontynuuje naukę zawodu po osiągnięciu pełnoletności, wtedy automatycznie staje się uczestnikiem PPK.

Przykład 4.

Joasia jest zatrudniona w oparciu o umowę o naukę zawodu. Pracę podjęła w wieku 15 lat, a ukończy ją już po uzyskaniu pełnoletności. Od dnia 18. urodzin będzie osobą zatrudnioną w rozumieniu przepisów ustawy o PPK. Pracodawca powinien zgłosić ją do PPK po upływie 3 miesięcy liczonych od dnia uzyskania pełnoletności.

Automatycznie do PPK zostają przypisani również pracownicy przebywający na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. W okresie korzystania z tego typu urlopu nie nalicza się składek za pracownika – całą procedurę rozpocznie się dopiero po powrocie zatrudnionego do pracy.

Przykład 5.

Pani Maria korzysta obecnie z urlopu rodzicielskiego, który zakończy się 12 listopada 2020 roku. Firma podpisała umowę o prowadzenie PPK w październiku 2020 roku. Pierwsze składki na PPK pracodawca naliczy pani Marii podczas ustalania wynagrodzeń za listopad.

Kiedy zgłoszenie pracownika do PPK nie będzie możliwe?

Do PPK nie mogą przystąpić osoby niepodlegające ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, np. zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia uczniowie lub studenci do 26. roku życia czy osoby objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym. Uczestnikami programu nie mogą być także:

  • wykonawcy zatrudnieni na podstawie umowy o dzieło;
  • osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą;
  • osoby współpracujące z osobami prowadzącymi działalność.

Ustawa przewiduje możliwość przystąpienia do programu na wniosek pracownika. Dotyczy to osób, które ukończyły 55. rok życia, a nie osiągnęły jeszcze 70. roku życia.

W myśl przepisów do PPK nie mogą przystąpić pracownicy, którzy ukończyli 70. rok życia.
Powyższe informacje wyjaśnia szczegółowo art. 15 ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych.
Art. 15 ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych
„1. Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. rok życia.
2. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia, wyłącznie na jej wniosek, z zastrzeżeniem ust. 3. Podmiot zatrudniający jest obowiązany do poinformowania osoby zatrudnionej, o której mowa w zdaniu pierwszym, o możliwości złożenia wniosku.
3. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, o której mowa w ust. 2, jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej 3 miesiące”.

Przykład 6.

Pan Marcin ukończy 55. rok życia 15 grudnia 2020 roku. Pracodawca planuje podpisanie umowy o prowadzenie PPK 10 listopada 2020 roku. Oznacza to, że pan Marcin będzie automatycznie zgłoszony do programu – nie ma potrzeby, aby przekazywał pracodawcy wniosek o objęcie go PPK.

Przekazanie zgłoszenia w okresie późniejszym

Jak już zostało wspomniane, lista uczestników zostanie przekazana do instytucji finansowej razem z umową o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych. W sytuacji gdy pracownicy przystępują do programu w późniejszym okresie, np. po upływie 3. miesiąca zatrudnienia, konieczne jest wysłanie do instytucji finansowej zgłoszenia w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął 3. miesiąc zatrudnienia.

Przykład 7.

Pani Marta została zatrudniona w nowej firmie na okres próbny od 11 stycznia 2021 roku. Pracodawca podpisał umowę o prowadzenie PPK w lutym 2021 roku. Pracodawca postanowił przedłużyć współpracę z pracownicą – w takiej sytuacji należy zgłosić ją do PPK do 10 maja.

Zgłoszenie pracownika do PPK w serwisie wFirma.pl

System wFirma.pl pozwala na wysyłkę deklaracji przystąpienia do PPK. W pierwszej kolejności konieczne jest jednak oznaczenie pracowników, którzy chcą z programu skorzystać. W tym celu należy przejść do: KADRY » PRACOWNICY i tam zaznaczyć osoby, które chcą przystąpić do PPK, a następnie wybrać z górnego paska akcji PPK » PRZYSTĄPIENIE DO PPK. Po pojawieniu się okna trzeba wpisać datę, od której dane osoby zostaną zgłoszone do programu. 

Zgłoszenie pracownika do PPK wFirma.pl

Po zapisaniu w Szczegółach pracownika w zakładce PPK będzie widniał wpis dotyczący przystąpienia. Z tego miejsca można także dodać zgłoszenie pracownika oraz wykonać inne akcje, takie jak zmiana stawki czy rezygnacja.

Zgłoszenie pracownika do ppk

Wszelkie zgłoszenia pracowników przekazuje się do instytucji finansowej za pomocą pliku XML. Generuje się go w: START » PPK » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. W systemie pojawi się okno dialogowe, w którym należy wybrać okres, za jaki ma zostać sporządzona deklaracja, po czym nacisnąć ZAPISZ.