Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) stały się integralnym elementem systemu wynagrodzeń w Polsce, nakładając na przedsiębiorców obowiązek nie tylko terminowego odprowadzania wpłat, ale przede wszystkim ich prawidłowego naliczania. Kluczową kwestią, która wciąż budzi wątpliwości wielu pracodawców, jest precyzyjne ustalona podstawa wymiaru wpłat do PPK. Choć ogólna zasada wydaje się prosta, problemy pojawiają się przy świadczeniach pozapłacowych i niestandardowych składnikach wynagrodzenia. Czy istnieje kwota minimalna, od której nalicza się wpłaty? Jak potraktować popularne benefity, takie jak świadczenie urlopowe, dofinansowanie wypoczynku, nagrody jubileuszowe czy wypłacane pracownikom zasiłki? Prawidłowa interpretacja przepisów jest tu niezbędna, aby uniknąć kosztownych błędów i zapewnić zgodność z prawem, a także budować transparentne relacje z pracownikami w zakresie ich przyszłych oszczędności emerytalnych.
Podstawa wymiaru wpłat do PPK – fundament prawidłowych rozliczeń
Podstawową i nadrzędną zasadą, którą każdy przedsiębiorca musi zapamiętać, jest ścisłe powiązanie wpłat do PPK z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Mówiąc prościej: jeśli od danego składnika wynagrodzenia pracownika naliczane są składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to od tego samego składnika należy również naliczyć wpłaty do PPK. Ta reguła stanowi punkt wyjścia do analizy każdego świadczenia wypłacanego osobie zatrudnionej, która jest uczestnikiem PPK.
Definicja wynagrodzenia w kontekście PPK obejmuje więc nie tylko płacę zasadniczą, lecz także wszelkie inne przychody ze stosunku pracy, które podlegają oskładkowaniu, takie jak premie regulaminowe i uznaniowe, dodatki funkcyjne, stażowe, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe czy ekwiwalenty za niewykorzystany urlop. Co istotne, ustawodawca nie przewidział żadnej minimalnej kwoty wynagrodzenia, która zwalniałaby z obowiązku dokonywania wpłat. Oznacza to, że wpłaty naliczane są od każdej złotówki oskładkowanego przychodu pracownika, niezależnie od tego, czy w danym miesiącu zarobił on 100 zł, czy 10 000 zł. Nawet w przypadku umów zlecenia, jeśli podlegają one obowiązkowym składkom emerytalno-rentowym, stają się podstawą do naliczenia wpłat do PPK. Ta zasada ma fundamentalne znaczenie, ponieważ eliminuje jakąkolwiek dowolność interpretacyjną i tworzy jasny, obiektywny mechanizm – podstawa wymiaru składek ZUS jest tożsama z podstawą wymiaru wpłat do PPK.
Warto w tym miejscu podkreślić jedną, bardzo ważną różnicę w stosunku do zasad oskładkowania ZUS. W systemie ubezpieczeń społecznych obowiązuje roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. limit 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Po jego przekroczeniu pracodawca przestaje opłacać za pracownika te składki. Jednak ten limit nie ma żadnego zastosowania do wpłat do PPK. Są naliczane i odprowadzane od pełnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nawet po przekroczeniu wspomnianego progu. Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca nie płaci już za wysoko zarabiającego pracownika składek emerytalno-rentowych, obowiązek finansowania i pobierania wpłat do PPK od jego wynagrodzenia nadal istnieje. Dla pracodawcy jest to kluczowa informacja przy planowaniu kosztów zatrudnienia menedżerów i specjalistów o wysokich dochodach. Ignorowanie tej zasady może prowadzić do powstania zaległości we wpłatach do PPK, które trzeba będzie uregulować wraz z odsetkami. W praktyce dział kadr i płac musi monitorować dwie oddzielne ścieżki: przekroczenie progu 30-krotności dla celów ZUS oraz kontynuację naliczania wpłat do PPK od pełnego wynagrodzenia przez cały rok kalendarzowy.
Świadczenie urlopowe – kluczowy jest ustawowy limit
Świadczenie urlopowe jest popularnym benefitem wypłacanym przez pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), a zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jego oskładkowanie, a co za tym idzie – uwzględnienie w podstawie wymiaru wpłat do PPK zależy od jego wysokości. Zgodnie z przepisami świadczenie urlopowe jest zwolnione z oskładkowania do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS, określonego w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kwota ta jest waloryzowana i jej wysokość może zmieniać się co roku. W praktyce oznacza to, że jeśli wypłacona kwota mieści się w tym limicie, pracodawca nie nalicza od niej składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji – nie nalicza również wpłat do PPK. Jest to świadczenie wypłacane raz w roku pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Należy podkreślić, że warunek 14-dniowego, nieprzerwanego urlopu jest kluczowy dla zachowania prawa do zwolnienia. Jeśli pracownik wykorzysta urlop w krótszych okresach, wypłacone mu świadczenie, nawet jeśli nazwane urlopowym, traci swój uprzywilejowany charakter i podlega pełnemu oskładkowaniu i wliczeniu do podstawy PPK od pierwszej złotówki.
Problem pojawia się w momencie, gdy pracodawca zdecyduje się wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie wyższej niż ustawowy limit. W takiej sytuacji nadwyżka ponad tę kwotę traci swój uprzywilejowany charakter. Staje się ona przychodem pracownika ze stosunku pracy, który należy w pełni oskładkować i opodatkować na zasadach ogólnych. Tym samym, od tej nadwyżki pracodawca jest zobowiązany naliczyć i odprowadzić zarówno składki ZUS, jak i wpłaty do PPK. Należy pamiętać, że limit jest roczny i dotyczy danego pracownika, a jego przekroczenie powoduje obowiązek oskładkowania wyłącznie kwoty przewyższającej ten próg, a nie całego świadczenia. Przedsiębiorca musi więc skrupulatnie prowadzić ewidencję wypłaconych świadczeń dla każdego pracownika, aby prawidłowo zidentyfikować moment przekroczenia limitu i poprawnie naliczyć zobowiązania.
Wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, a co za tym idzie limit świadczenia urlopowego zwolnionego z oskładkowania, w 2025 roku wynosi:
2723,40 zł pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat w normalnych warunkach;
3631,20 zł pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat, wykonującemu prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze;
pracownikowi młodocianemu przysługuje ono w wysokości 363,12 zł w pierwszym roku nauki, 435,74 zł w drugim roku nauki, 508,37 zł w trzecim roku nauki.
Przykład 1.
Firma postanowiła wypłacić swojemu pracownikowi, uczestnikowi PPK, świadczenie urlopowe w wysokości 3500 zł. W takiej sytuacji kwota 2723,40 zł jest całkowicie zwolniona ze składek ZUS i wpłat do PPK. Natomiast nadwyżka, czyli 876,60 zł (3500 zł - 2723,40 zł), musi zostać doliczona do wynagrodzenia pracownika w miesiącu wypłaty i od tej kwoty należy naliczyć zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i wpłaty do PPK (zarówno te finansowane przez pracodawcę, jak i przez pracownika). Gdyby firma wypłaciła świadczenie w kwocie 2500 zł, cała ta suma byłaby zwolniona z oskładkowania i nie wchodziłaby do podstawy naliczenia wpłat do PPK.
Wczasy pod gruszą – kryterium socjalne decyduje o wszystkim
Dofinansowanie wypoczynku, popularnie nazywane wczasami pod gruszą, to świadczenie finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W kontekście naliczania wpłat do PPK kluczowe znaczenie ma sposób jego przyznawania. Aby świadczenie to mogło korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, a co za tym idzie, nie wchodzić do podstawy wymiaru wpłat do PPK, musi być przyznawane z uwzględnieniem tzw. kryterium socjalnego. Oznacza to, że jego wysokość musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. W praktyce sprowadza się to do tego, że pracownicy o niższych dochodach powinni otrzymywać wyższe dofinansowanie, a ci o wyższych dochodach – niższe, lub nawet wcale.
Pracodawca powinien w tym celu zbierać od pracowników oświadczenia o dochodach przypadających na członka rodziny. Jeśli regulamin ZFŚS w firmie przewiduje taki zróżnicowany sposób przyznawania świadczeń i jest on faktycznie stosowany, wówczas cała kwota wczasów pod gruszą jest zwolniona z oskładkowania i nie stanowi podstawy do naliczenia wpłat do PPK. Zwolnienie to ma jednak swój limit, który dotyczy podatku dochodowego, ale nie składek ZUS – o ile kryterium socjalne jest zachowane, cała kwota jest wolna od składek, niezależnie od jej wysokości.
Zupełnie inna sytuacja ma miejsce, gdy pracodawca popełnia częsty błąd i wypłaca dofinansowanie wszystkim pracownikom w tej samej wysokości, ignorując ich indywidualną sytuację materialną. Takie działanie jest niezgodne z ustawą o ZFŚS, a wypłacone w ten sposób świadczenie traci charakter pomocy socjalnej. Z perspektywy ZUS i przepisów o PPK staje się ono zwykłym, oskładkowanym składnikiem wynagrodzenia. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany od całej kwoty wypłaconego dofinansowania naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji musi również naliczyć i odprowadzić od niego pełne wpłaty do PPK. Taka praktyka, choć często stosowana dla uproszczenia administracyjnego, jest ryzykowna. W razie kontroli ZUS może zakwestionować zwolnienie ze składek i zażądać ich zapłaty wraz z odsetkami, co automatycznie przełoży się na konieczność korekty wpłat do PPK. Dlatego tak ważne jest rygorystyczne przestrzeganie zasad działalności socjalnej i tworzenie przejrzystego regulaminu ZFŚS, który jasno określa progi dochodowe i przypisane im kwoty świadczeń.
Nagroda jubileuszowa – regulamin wewnętrzny ma moc sprawczą
Nagrody jubileuszowe to specyficzny rodzaj świadczenia, którego oskładkowanie zależy od spełnienia dwóch warunków określonych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Po pierwsze, prawo do nagrody i zasady jej przyznawania muszą wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych, takich jak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania czy inne przepisy o wynagradzaniu. Dokumenty te muszą precyzyjnie określać, komu, po jakim okresie zatrudnienia i w jakiej wysokości przysługuje nagroda. Po drugie, nagrody te nie mogą być wypłacane pracownikowi częściej niż co 5 lat. Ważne jest, aby zapisy regulaminowe były jednoznaczne i nie pozostawiały pola do dowolnej interpretacji. Jeśli oba te warunki są spełnione łącznie, nagroda jubileuszowa jest w całości zwolniona z oskładkowania ZUS. W rezultacie, od takiej nagrody nie nalicza się wpłat do PPK. Istotne jest również, że do stażu pracy, od którego zależy nagroda, można wliczać okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców, o ile regulamin wewnętrzny na to pozwala.
Jeżeli jednak którykolwiek z tych warunków nie zostanie dotrzymany, cała sytuacja ulega zmianie. Przykładowo, jeśli pracodawca zdecyduje się przyznać pracownikowi nagrodę jubileuszową, ale zasady jej przyznawania nie są nigdzie formalnie uregulowane w wewnętrznych aktach prawnych firmy, lub jeśli regulamin przewiduje wypłatę nagrody np. co 3 lata, wówczas takie świadczenie traci prawo do zwolnienia. Staje się ono przychodem ze stosunku pracy podlegającym pełnemu oskładkowaniu. W takiej sytuacji pracodawca musi od całej wartości nagrody naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a co za tym idzie, jest również zobowiązany do naliczenia od niej wpłat do PPK. Nawet jeśli nagroda jest wypłacana co 5 lat, ale jej przyznanie opiera się wyłącznie na ustnej decyzji zarządu, a nie na zapisach regulaminowych, ZUS uzna ją za podstawę do naliczenia składek. Konsekwencje takiego błędu mogą być dotkliwe, ponieważ oskładkowanie nieplanowanego świadczenia zwiększa koszty pracodawcy i zmniejsza kwotę netto dla pracownika, co może prowadzić do nieporozumień.
Przykład 2.
Firma, która posiada regulamin wynagradzania, przyznaje pracownikom nagrody jubileuszowe co 10 lat. Pracownik z 20-letnim stażem pracy otrzymuje nagrodę w wysokości 5000 zł. Ponieważ oba warunki (uregulowanie w przepisach wewnętrznych i częstotliwość nie mniejsza niż 5 lat) są spełnione, kwota 5000 zł jest zwolniona ze składek ZUS i od tej nagrody nie nalicza się wpłat do PPK. Gdyby jednak ta sama firma wypłaciła nagrodę pracownikowi „uznaniowo”, bez podstawy w regulaminie, cała kwota 5000 zł musiałaby zostać wliczona do podstawy wymiaru składek ZUS i wpłat do PPK.
Zasiłki z ubezpieczenia społecznego – całkowite wyłączenie z podstawy PPK
Kwestia zasiłków z ubezpieczenia społecznego jest najprostsza do zinterpretowania i nie powinna budzić żadnych wątpliwości. Wszelkiego rodzaju zasiłki, takie jak zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, rehabilitacyjny czy wyrównawczy, są całkowicie wyłączone z podstawy wymiaru wpłat do PPK. Dzieje się tak dlatego, że zasiłki te nie są wynagrodzeniem za pracę, a świadczeniem wypłacanym z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (nawet jeśli technicznie wypłaca je pracodawca, a następnie rozlicza z ZUS), które ma na celu rekompensatę utraconego dochodu z powodu określonych zdarzeń losowych. Zgodnie z definicją nie stanowią one podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Warto zauważyć, że za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego składki emerytalno-rentowe są finansowane z budżetu państwa, jednak podstawa ich wymiaru (kwota zasiłku) również nie jest wliczana do podstawy naliczania wpłat do PPK. To rozróżnienie jest fundamentalne: wynagrodzenie za pracę generuje obowiązek wpłat do PPK, świadczenia z systemu ubezpieczeń społecznych – nie.
W praktyce oznacza to, że za okres, w którym pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim lub pobiera inny zasiłek i nie otrzymuje żadnego innego, oskładkowanego wynagrodzenia, wpłaty do PPK po prostu nie są naliczane. Jeśli natomiast w danym miesiącu pracownik otrzymał zarówno wynagrodzenie za część miesiąca, jak i zasiłek chorobowy za pozostałą część, to wpłaty do PPK zostaną naliczone wyłącznie od kwoty wynagrodzenia za pracę. Kwota zasiłku zostanie w tych obliczeniach całkowicie pominięta. Ta zasada jest fundamentalna i nie przewiduje żadnych wyjątków, zapewniając jasność i przejrzystość w rozliczeniach z pracownikami w okresach ich niezdolności do pracy lub opieki nad dzieckiem
Podstawa wymiaru wpłat do PPK – podsumowanie
Oszczędzanie w PPK to korzystne rozwiązanie dla pracowników. Jednak w związku z tym, że składki finansowane są zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, niezwykle ważne jest, aby w sposób prawidłowy ustalać podstawę naliczania tych składek. Nieodpowiednie ustalanie podstawy oskładkowania względem PPK może oznaczać dla pracodawcy poważne konsekwencje finansowe.
