Zwolnienie z ZUS odpraw i odszkodowań – co musi wiedzieć pracodawca?

Zakończenie pracy to moment, który wiąże się nie tylko z emocjami, ale przede wszystkim z konkretnymi rozliczeniami finansowymi. Pracodawcy często wypłacają wtedy dodatkowe świadczenia pożegnalne. Kiedy przysługuje pełne Zwolnienie z ZUS odpraw i odszkodowań wypłacanych byłym pracownikom? Przepisy przewidują w tym zakresie istotne wyłączenia, jednak granica między świadczeniem zwolnionym a podlegającym pełnemu oskładkowaniu bywa cienka i zależy od podstawy prawnej oraz charakteru danej wypłaty.

Jak działa zwolnienie z ZUS odpraw i odszkodowań dla odchodzących z pracy?

W §2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wymieniono, jakie przychody nie są wliczane do podstawy wymiaru składek. 

Odprawa emerytalna lub rentowa

Zgodnie z art. 92¹ Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy pracownik spełniający warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, otrzymuje jednorazową odprawę pieniężną w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. 

W Ustawie z 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych (art. 28 ust. 1) określono, że urzędnikowi państwowemu przechodzącemu na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy przysługuje jednorazowa odprawa:

• po 10 latach pracy w urzędach – w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia;
• po 15 latach pracy w urzędach – w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• po 20 latach pracy w urzędach – w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia.

W art. 94 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o służbie cywilnej wskazano, że: członkowi korpusu służby cywilnej, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę, przysługuje jednorazowa odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, a jeżeli członek korpusu służby cywilnej przepracował co najmniej 20 lat w służbie cywilnej, jednorazowa odprawa przysługuje w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia.

Odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownika samorządowego zgodnie z art. 38 ust. 3 Ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych wynosi:

• po 10 latach pracy – równowartość 2-miesięcznego wynagrodzenia;
• po 15 latach pracy – równowartość 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• po 20 latach pracy – równowartość 6-miesięcznego wynagrodzenia.

Przykład 1. 

Pani Maria przez 22 lata pracowała jako księgowa w urzędzie miasta. Z końcem miesiąca przechodzi na emeryturę. Jej średnie miesięczne wynagrodzenie wynosi 6 tys. zł brutto. Pani Marii przysługuje odprawa w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia, czyli 36 tys. zł. Czy kwota ta będzie uwzględniania w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe? Odprawa ta jest zwolniona z oskładkowania, dlatego też pani Maria otrzyma całą kwotę.

Nauczyciel w związku z przejściem na emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne również otrzymuje jednorazową odprawę, co reguluje art. 87 ust. 1 Ustawy z 26 stycznia 1982 roku – Karta Nauczyciela. Nauczyciel zatrudniony w więcej niż jednej szkole odprawę tę otrzymuje w szkole wskazanej jako podstawowe miejsce zatrudnienia. Wysokość odprawy kształtuje się następująco:

• po 10 latach pracy – równowartość 2-miesięcznego wynagrodzenia;
• po 15 latach pracy – równowartość 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• po 20 latach pracy – równowartość 6-miesięcznego wynagrodzenia.

Inaczej sytuacja odprawy emerytalnej lub rentowej wygląda w przypadku nauczycieli akademickich. Mają oni prawo do jednorazowej odprawy w uczelni stanowiącej ich podstawowe miejsce pracy, w wysokości 300% wynagrodzenia zasadniczego otrzymanego za ostatni pełny miesiąc zatrudnienia, co wynika z art. 146 Ustawy z 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji

W art. 101¹ Kodeksu pracy dopuszczono możliwość zawarcia umowy o zakazie konkurencji, na mocy której pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani też świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Pracownik, który naruszy zakaz konkurencji przewidziany w umowie, musi liczyć się z tym, że pracodawca, który poniósł z tego tytułu szkodę, może dochodzić od niego wyrównania tej szkody na zasadach określonych w przepisach dotyczących odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy.

Umowa o zakazie konkurencji może obejmować okres po ustaniu zatrudnienia, jeżeli pracodawca i pracownik mają dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W umowie o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia określa się także okres obowiązywania zakazu konkurencji oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy. W przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji obejmującej okres po ustaniu zatrudnienia zakaz konkurencji przestaje obowiązywać przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa w razie ustania przyczyn uzasadniających taki zakaz lub niewywiązywania się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania. Odszkodowanie w przypadku zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia nie może być niższe od 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Odszkodowanie może być wypłacane w miesięcznych ratach. W razie sporu o odszkodowaniu orzeka sąd pracy. 

Odprawa w przypadku zwolnień grupowych

Pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:

• miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
• 2-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
• 3-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Wysokość odprawy pieniężnej wypłacanej w ramach zwolnienia grupowego nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. 

Świadczenie to korzysta ze zwolnienia i nie jest uwzględniane w podstawie wymiaru składek. 

Odszkodowanie za bezprawne rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy o pracę

Odszkodowanie orzeczone przez sąd w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę bądź rozwiązania jej bez wypowiedzenia również jest wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Świadczenie to może zostać zasądzone w przypadku ustalenia, że rozwiązanie umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę lub jest nieuzasadnione, jeżeli pracownik wystąpił z takim roszczeniem.

Jest też możliwość jego zasądzenia, gdy sąd nie może uwzględnić żądania pracownika w zakresie uznania wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy, jeżeli ustali, że uwzględnienie takiego żądania jest niemożliwe lub niecelowe i w takim przypadku sąd pracy orzeka o odszkodowaniu. 

Odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy

Odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy nie będzie wliczane do podstawy wymiaru składek. Taka sytuacja ma miejsce, jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, a pracodawca w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę skrócił okres wypowiedzenia z 3 miesięcy do miesiąca. Odszkodowanie wówczas wynosi wysokość wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Odszkodowanie za niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy 

W przypadku niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie wyrządzonej przez pracodawcę szkody. W tej sytuacji rekompensata następuje poprzez przyznanie odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania z tego powodu bez pracy, niedłuższy jednak niż 6 tygodni. Świadczenie to nie jest wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Inne odprawy, odszkodowania, rekompensaty

Jeśli pracownik ma prawo do innej odprawy, odszkodowania lub rekompensaty wypłacanej z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, świadczenia te również są zwolnione z oskładkowania w ramach podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zwolnienie z ZUS odpraw i odszkodowań - podsumowanie

Podsumowując, zwolnienie świadczeń dla odchodzących pracowników z oskładkowania ZUS to szansa na wyższe świadczenia. Należy jednak pamiętać, że organy kontrolne ze szczególną uwagą przyglądają się konstrukcjom prawnym, które mają na celu ominięcie obowiązku ubezpieczeniowego. Aby uniknąć ryzyka zakwestionowania wypłat, kluczowe jest precyzyjne trzymanie się katalogu wyłączeń zawartego w rozporządzeniu składkowym. Zwłaszcza każda nietypowa odprawa czy świadczenie odszkodowawcze powinny być poprzedzone rzetelną analizą prawną, by benefit pożegnalny nie stał się dla firmy źródłem kosztownych sporów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.