Poradnik Przedsiębiorcy

Czas pracy w podróży służbowej - co się na niego składa?

Czas pracy pracownika odbywającego podróż służbową jest sprawą dosyć skomplikowaną. Dzieje się tak dlatego, że nie cały czas poświęcony na podróż służbową można zaliczyć do czasu pracy pracownika. Dla niego może wydawać się to niezrozumiałe i dlatego ważne jest, aby jeszcze przed wyjazdem miał świadomość, jak będzie rozliczony jego czas pracy w delegacji służbowej.

Czym jest podróż służbowa?

O podróży służbowej mówi się w sytuacji, gdy na wyraźne polecenie pracodawcy pracownik wyjeżdża poza siedzibę firmy, aby realizować zadanie służbowe zlecone przez pracodawcę. Może to być spotkanie z kontrahentem w celu umówienia nowego kontraktu czy np. wyjazd na konferencję branżową. W celach dowodowych, aby nie było wątpliwości, że wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy, jeszcze przed wyjazdem pracownik otrzymuje od pracodawcy „Polecenie wyjazdu służbowego”, gdzie musi znaleźć się cel podróży, miejsce delegacji oraz zadanie do wykonania i termin wyjazdu i powrotu, środek transportu, potwierdzenie otrzymania zaliczki i jej wysokość. 

Nie każdy wyjazd pracownika poza miejsce świadczenia pracy określone w umowie o pracę będzie zatem podróżą służbową. Jak wskazał bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lutego 2007 r. (sygn. akt. II PK 165/06): „Podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. (…)”. – „Jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny”

Wykonywanie pracy w innym miejscu na polecenie pracodawcy jest oddelegowaniem pracownika, natomiast w przypadku podróży służbowej mamy do czynienia raczej z wykonaniem konkretnego zadania zleconego przez pracodawcę. Rozróżnienie to ma doniosłe znaczenie z uwagi na świadczenia należne z tego tytułu – prawo do diet i innych świadczeń związanych z podróżą służbową czy w przypadku delegowania np. prawo do dodatku za rozłąkę. Świadczenia należne w związku z podróżą służbową reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Co ważne, zmiana miejsca świadczenia pracy w sytuacji delegowania powinna znaleźć odzwierciedlenie w zmienionej umowie o pracę, np. w postaci aneksu do umowy, co w przypadku podróży służbowej oczywiście nie ma miejsca.

Czas pracy podczas podróży służbowej

Przy omawianiu czasu pracy w podróży służbowej należy przypomnieć, czym jest czas pracy. Zgodnie z art. 128 § 1 kp czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania.

W związku z tym, że podróż służbowa jest podróżą odbywaną na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce zamieszkania pracownika, kluczowym jest ustalenie w umowie o pracę miejsca pracy. Jeżeli jest nim konkretny adres firmy, podróżą służbową będzie każdy wyjazd na polecenie pracodawcy poza miejscowość określoną w umowie o pracę. Zgodnie z definicją zaczyna się ona w momencie opuszczenia granic administracyjnych miasta. W razie podróży pociągiem czy autobusem za jej początek uważa się moment odjazdu tego środka lokomocji, a w przypadku podróży samolotem, moment startu samolotu.

Inaczej się ma sprawa podróży zagranicznej, w której to za początek podróży uważa się moment od:

  • przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju – przy podróżowaniu środkami komunikacji lądowej,

  • startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – przy podróży odbywanej samolotem,

  • wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego – przy podróży morskiej.

Wiele problemów stwarza właściwe rozliczenie czasu pracy pracownika odbywającego podróż służbową. Wiąże się to z tym, że czas przeznaczony na dojazd i powrót nie może być zaliczony do czasu pracy pracownika, o ile odbywa się poza harmonogramowymi godzinami pracy.

Przykład 1.

Pracownik na polecenie pracodawcy odbywa podróż służbową z Poznania do Warszawy. W tym celu jedzie z kierowcą służbowym samochodem. Podróż zaczyna z siedziby pracodawcy o godzinie 6.00 i na miejscu jest o godz. 10.00. Następnie odbywa spotkanie z kontrahentem, które trwa od 10.00 do 14.00. Potem jeszcze załatwia inne sprawy zlecone mu przez pracodawcę i z Warszawy wyjeżdża o godzinie 15.00. Wraca do domu o godz. 19.00. Pracownik pracuje w równoważnym czasie pracy, gdzie dobowy czas pracy może być przedłużony do 12 godzin. Aby rozliczyć jego czas pracy w tym dniu, należy porównać zaplanowany czas w harmonogramie na ten dzień. Jego grafik obejmuje 10 godzin od 7.00 do 17.00. W związku z tym do czasu pracy będzie mógł mieć zaliczony tylko ten czas, który został zaplanowany w grafiku, a więc 10 godzin pomiędzy godziną 7.00 a 17.00. Nie będzie więc czasem pracy dojazd do Warszawy odbywający się w godzinach 6.00–7.00 oraz powrót w godzinach 17.00 do 19.00. Dla opisywanego przypadku znaczenie ma fakt, że pracownik nie kieruje pojazdem, ale podróżuje jako pasażer, gdyż tylko w tym przypadku dojazd i powrót nie będzie wliczany do czasu pracy, gdyby pracownik kierował pojazdem, to wówczas jego czas pracy obejmowałby także dojazd i powrót z delegacji. 

Wyjaśnienie tej kwestii znajduje się w wyroku Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., (sygn. akt II PK 265/2004 ) „czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kp), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

W tej sytuacji pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, gdyż dojazd i powrót nie wlicza się do czasu pracy. Należy pamiętać, że gdyby wrócił on do domu później, to nie może rozpocząć pracy następnego dnia wcześniej niż po upływie 11 godzin. Niezachowanie 11-godzinnej przerwy na dobę oznacza, że pracownik powinien otrzymać czas wolny albo wynagrodzenie. Jeżeli dobowy odpoczynek został skrócony o dwie godziny, to pracownik powinien otrzymać dwie godziny wolnego do wykorzystania w dniu następnym albo ekwiwalent pieniężny w postaci wynagrodzenia za nadgodziny dobowe wraz z dodatkiem 50%. Należy pamiętać, że za nadgodziny te należy zapłacić w momencie ich powstania, nie później niż z wypłatą wynagrodzenia za ten miesiąc, podczas gdy inne nadgodziny można wypłacić na koniec okresu rozliczeniowego.

Aby uniknąć kłopotów, należy powiadomić pracownika, że po powrocie z delegacji w nocy nie może stawić się do pracy następnego dnia wcześniej niż po 8 godzinach od powrotu. W tej sytuacji wystarczy, aby pracownik złożył oświadczenie, o której wrócił z delegacji do domu. W gestii pracodawcy jest, by zaplanować czas pracy w dniu podróży służbowej w ten sposób, aby jak najdokładniej pokrywał się on z rzeczywistym pobytem pracownika w delegacji.

Dojazd i przyjazd z miejsca delegacji jest czasem pracy dla kierowcy.

O ile dla innych pracowników dojazd i powrót na delegację wlicza się do czasu pracy tylko w momencie, gdy pokrywa się z rozkładem czasu pracy zaplanowanym na ten dzień, tak dla kierowcy jest to normalny czas pracy. Kwestię tę reguluje art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Zgodnie z nim „podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział w celu wykonania przewozu drogowego”.

Podobnie czasem pracy będzie kierowanie pojazdem przez pracownika, który nie jest zatrudniony na etacie kierowcy, a czynność ta jest wykonywana incydentalnie, np. gdy nie ma innego kierowcy i pracownikowi na innym stanowisku zaproponowano zawiezienie innych pracowników na miejsce delegacji. Jak wskazał bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z 4 marca 2009 r., II PK 210/00: „Jeżeli jednak jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy”.

Jak widać, czas pracy w delegacji pracownika odbywającego podróż służbową nie należy do zagadnień prostych i powinien stać się obiektem głębszej analizy. Wiele pytań może rodzić sytuacja podróży pociągiem, podczas której pracownik pisze służbowe maile czy rozmawia przez telefon w sprawach służbowych. Czy jeżeli podróż odbywa się poza ustalonymi godzinami pracy, pracownik rzeczywiście nie może mieć zaliczonego tego czasu do czasu pracy? Wydaje się, że w sytuacji, gdy jest zatrudniony np. w równoważnym czasie pracy, gdzie możliwe są modyfikacje harmonogramu, należy w takiej sytuacji zmienić mu harmonogram czasu pracy, by w dzień odbywania podróży służbowej miał zaplanowane 12 godzin i wówczas będzie mógł zaliczyć sobie do czasu pracy czas podróży.