Czy weryfikacja danych z KRS stron postępowania to obowiązek sądu?

W postępowaniach przed sądami administracyjnymi właściwa weryfikacja danych z KRS stron postępowania stanowi fundament skutecznego wniesienia skargi. Często uczestnikami sporów nie są osoby fizyczne, lecz osoby prawne działające przez swoje organy. Aby spółka mogła skutecznie uczestniczyć w procesie, musi wykazać swoje umocowanie, co rodzi istotne pytanie: czy sąd ma obowiązek samodzielnie sprawdzać rejestry przedsiębiorców?

W postępowaniach przed sądami administracyjnymi właściwa weryfikacja danych z KRS stron postępowania stanowi fundament skutecznego wniesienia skargi. fakt ten jest spowodowany tym, że często uczestnikami nie są osoby fizyczne, jak Jan Kowalski, a osoby prawne, czyli spółki prawa handlowego. Te natomiast działają przez swoje organy – są reprezentowane przez określone osoby. Aby jednak mogły one działać w postępowaniu, muszą wykazać swoje umocowanie do tego. W tym miejscu pojawia się pytanie – czy sąd administracyjny ma obowiązek z urzędu sprawdzać dane z KRS przedsiębiorców? Chodzi w szczególności o ustalenie, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki, czy dana osoba rzeczywiście pełni funkcję, na którą się powołuje, czy pełnomocnictwo zostało podpisane właściwie lub czy prokurent został wpisany do rejestru. Jak zatem wygląda to w praktyce sądów administracyjnych?

Rola sądu w postępowaniu administracyjnym

Sąd administracyjny, zarówno ten wojewódzki, jak i naczelny, określa się jako „gospodarza postępowania”. Organizuje on przebieg postępowania, czuwa nad terminowością i formalną poprawnością skarg oraz wydaje merytoryczne orzeczenia w granicach skargi, na podstawie przedstawionego materiału dowodowego. Z całą jednak pewnością nie może on zastępować stron. Jego kompetencje w działaniach z urzędu są w wielu miejscach ograniczone. Ciężar dowodu spoczywa na stronach sporu.

Aby nieco lepiej zobrazować rolę sądu administracyjnego w postępowaniu, poniżej przedstawiamy kilka zasad, na których opiera się jego działanie: 

• zasada skargowości – to strona inicjuje postępowanie, określa jego przedmiot oraz granice rozpoznania sprawy;
• zasada kontradyktoryjności – strony przedstawiają twierdzenia i dowody, natomiast sąd dokonuje jedynie kontroli zgodności tych czynności z prawem;
• zasada (ograniczonej) oficjalności – sąd może podejmować pewne czynności z urzędu, ale tylko tam, gdzie przewidział to ustawodawca.

Można stwierdzić, że sąd administracyjny pełni mniej aktywną funkcję niż sąd cywilny czy karny, szczególnie widać to przy przeprowadzaniu postępowania dowodowego. Przede wszystkim w tym wypadku sądy działają na podstawie materiału zgromadzonego w postępowaniu przed organami administracyjnymi, a tylko w wyjątkowych sytuacjach mogą dopuścić uzupełniające wnioski dowodowe. Sąd nie jest także stroną konfliktu i nie może podejmować działań w ich imieniu.

Tak ograniczony zakres obowiązków sądu administracyjnego budzi praktyczne wątpliwości m.in. w zakresie ustalania prawidłowej reprezentacji stron w przypadku podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestr ten jest ogólnodostępny, sąd nie miałby zatem większych kłopotów, aby sprawdzić ewidencję we własnym zakresie. Mimo to cały czas weryfikacja osób reprezentujących spółki oraz ich pełnomocników odbywa się na podstawie dokumentów przedstawianych przez strony. W praktyce cały czas trwa dyskusja, czy sąd administracyjny, jako organ czuwający nad prawidłowym przebiegiem postępowania, powinien z urzędu sprawdzać dane dotyczące reprezentacji strony w KRS. Kwestię tę jednak niedawno przesądził Naczelny Sąd Administracyjny, ale o tym poniżej.

Czy sąd może działać za stronę?

Przedsiębiorstwa działające w formie spółek handlowych wydają się bardziej sprofesjonalizowane, w końcu już samo ich założenie i prowadzenie rachunkowości jest o wiele bardziej zawiłe, niż ma to miejsce w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych. Nie znaczy to jednak, że osoby mające rozbudowaną wiedzę o biznesie, w którym działają, będą również zaznajomione z arkanami prawa procesowego. I tutaj właśnie rodzą się problemy, bo jeżeli spółka nie zadba o zatrudnienie profesjonalnego pełnomocnika, działając samodzielnie, może popełnić błędy, przez które przegra proces.

W postępowaniu sądowoadministracyjnym spółka musi wykazać:

• swoją legitymację,
• prawidłową reprezentację,
• umocowanie pełnomocnika – jeżeli działa przez takowego.

Brak powyższych elementów może uniemożliwić spółce dalsze działanie. Czyli już na starcie sprawa zostanie przegrana, gdyż sąd odrzuci skargę, bez rozpoznawania jej od strony merytorycznej. 

Obowiązek wykazania reprezentacji spoczywa wyłącznie na stronie, co wynika m.in. z:

• art. 38 kc – osoba prawna działa przez swoje organy;
• art. 29 w zw. z art. 28 § ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – osoby prawne dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu; organ ma obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu;
• art. 46 § 1 pkt 4) ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – każde pismo strony powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.

Zatem, aby dana osoba (lub osoby przy reprezentacji łącznej) mogła działać w imieniu spółki, musi ona wykazać swoje umocowanie. Nawet przy profesjonalnym pełnomocniku nie wystarczy sam dokument pełnomocnictwa, ponieważ to nie spółka (jako osoba prawna) go podpisuje, a jej przedstawiciele. Gdyby przy tym przyjąć, że sąd musi samodzielnie sprawdzać wpisy w KRS, aby potwierdzić prawidłową reprezentację, prowadziłoby to do sytuacji, w której:

• sąd wyręcza strony,
• sąd przejmuje inicjatywę dowodową,
• sąd ingeruje w sferę obowiązków procesowych stron postępowania

– a w konsekwencji sąd w sposób jawny narusza zasadę bezstronności.

Weryfikacja danych z KRS stron postępowania – czy sąd ma obowiązek je weryfikować?

Kluczowe dla omawianej kwestii okazało się niedawne postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 sierpnia 2025 roku (sygn. akt: III FZ 297/25). NSA uznał, że niezasadny jest zarzut naruszenia przez WSA art. 45 ust. 1 Konstytucji RP poprzez pozbawienie strony prawa do sądu. W ocenie strony samo nadesłanie numeru KRS jest wystarczające do identyfikacji i weryfikacji umocowania osób działających w jej imieniu. Sąd nie zgodził się z takim rozumowaniem.

NSA wskazał, że sąd administracyjny jest gospodarzem postępowania sądowoadministracyjnego i nie jest uprawniony do działania w imieniu stron tego postępowania, a do tego doprowadziłoby nałożenie na niego obowiązku weryfikacji danych osoby działającej za stronę z danymi wynikającymi z odpowiedniego rejestru, nawet tak dostępnego, jak KRS. Samo podanie numeru Krajowego Rejestru Sądowego nie wypełnia zatem żądania WSA uzupełnienia braków poprzez wykazanie osób upoważnionych do reprezentacji spółki w postępowaniu sądowym.

Ponadto sąd podkreślił, że profesjonalny pełnomocnik, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa i znajomością procedury sądowej, toteż w stosunku do tych podmiotów podwyższone zostają standardy rzetelności. Z tego względu pełnomocnicy, zarówno działając samodzielnie, jak i posługując się osobami trzecimi, powinni dołożyć należytej staranności przy podejmowaniu wszelkich działań na rzecz mocodawcy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania sądowego.

Brak przedłożenia odpisu KRS sąd uznał za nieuzupełnienie braków formalnych i tym samym odrzucił skargę strony.

Co wynika z przytoczonego orzeczenia?

Częstym argumentem za przyjęciem obowiązku sądu do weryfikacji danych z KRS stron postępowania, jest to, że rejestr jest publiczny, jawny, elektroniczny i bardzo prosty w obsłudze. NSA nie uznał jednak tego za przekonujące, stawiając na wyższym miejscu zasadę kontradyktoryjności oraz obiektywizmu.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego:

• jawność rejestru nie tworzy obowiązku po stronie sądu kontroli danych z KRS stron postępowania;
• możliwość weryfikacji, jaką ma sąd, nie jest tożsama z obowiązkiem tego dokonywania;
• fakt, że sąd może łatwo pobrać dane z rejestru, nie oznacza, że w ogóle powinien to robić. Obowiązek weryfikacji danych w rejestrach oznaczałby obejście przepisów i rozszerzenie kompetencji sądu o czynności nieprzewidziane prawem.

Sąd administracyjny nie jest zobowiązany do weryfikacji danych z KRS spółki. Nawet jeśli dane są jawne i dostępne online, sąd nie ma obowiązku ich przeglądać. To strona musi wykazać, że działa prawidłowo. Obowiązek przedstawienia odpisu z rejestru ciąży na stronie.

Sąd może jedynie wezwać spółkę do uzupełnienia braków poprzez przedłożenie odpisu z KRS.

Konsekwencje braku przedstawienia danych z KRS przez spółkę

Jeżeli spółka, składając skargę do WSA (lub inne pismo, będące pierwsze w sprawie), nie dołączy do niego odpisu z KRS, sąd powinien zastosować art. 49 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepis ten wskazuje, że jeśli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę do jego uzupełnienia lub poprawienia w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Strona ma zatem 7 dni na sporządzenie odpowiedzi na wezwanie sądu i dołączenia do niego odpisu z rejestru oraz ewentualnie odpowiedniego pełnomocnictwa. Jeżeli braki zostaną uzupełnione w terminie, pismo wywołuje skutki od dnia jego wniesienia. Jeżeli jednak spółka nie dokonała poprawek albo zrobiła to, ale z uchybieniem terminu, przewodniczący ma obowiązek zarządzenia pozostawienia pisma bez rozpoznania. W przypadku skargi na decyzję organu albo skargi kasacyjnej na WSA pismo to zostaje odrzucone.