Likwidacja noty korygującej a KSeF. Jak poprawiać błędy na fakturze?

Wprowadzenie obowiązku fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur od 2026 roku przynosi istotne zmiany dla wszystkich przedsiębiorców. Jedną z kluczowych modyfikacji w przepisach jest likwidacja noty korygującej, co całkowicie zmienia dotychczasowy sposób poprawiania błędów na fakturach. Jakie rozwiązania ustawodawca przewidział w zamian i w jaki sposób korygować pomyłki na fakturach po wejściu w życie nowych regulacji?

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur został stworzony w celu wystawiania, zarządzania, archiwizowania i kontroli faktur w postaci ustrukturyzowanej. KSEF jest przeznaczony dla następujących grup podmiotów:

1. podatnik oraz podmioty wskazane przez podatnika;
2. osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne;
3. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSEF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
4. organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne;
5. inne podmioty niż ww., wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSEF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– które zostaną lub już zostały we właściwy sposób uwierzytelnione w KSEF.

Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Krajowy System e-Faktur służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania uprawnionych podmiotów do KSEF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSEF;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSEF;
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
• powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Nota korygująca

Zgodnie z (uchylonym) art. 106k ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Korekta za pomocą noty korygującej nie obejmowała danych takich jak:

• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cena jednostkowa netto);
• kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto);
• stawka podatku VAT albo stawka podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych VAT OSS, VAT IOSS;
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną z VAT;
• kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT;
• kwota należności ogółem.

Nota korygująca wymagała akceptacji wystawcy faktury.

Nota korygująca powinna zawierać:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, m.in. dane identyfikacyjne i adresowe nabywcy i sprzedawcy, numer korygowanej faktury, datę jej wystawienia, datę sprzedaży;
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Powstaje zatem zasadne pytanie, jak korygować błędy w obliczu likwidacji noty korygującej?

Faktura ustrukturyzowana a faktura wystawiona poza KSEF

W obliczu likwidacji narzędzia korygującego, jakim jest nota korygująca – korekty wszystkich rodzajów danych widniejących na pierwotnej fakturze ustrukturyzowanej sprzedaży podatnik (sprzedawca) poprawi za pomocą ustrukturyzowanej faktury korygującej.

Zatem do pierwotnej faktury ustrukturyzowanej podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą ustrukturyzowaną, jeżeli chce dokonać poprawki pierwotnej faktury.

A jak wygląda sprawa w przypadku faktur wystawionych poza KSEF?

Jeżeli podatnik wystawił fakturę poza KSEF ze wzorem udostępnionym w KSEF (np. w czasie awarii KSEF, niedostępności KSEF, możliwości wystawienia faktury elektronicznej poza KSEF), wówczas ma obowiązek dosłać ją do KSEF.

W sytuacji konieczności korekty takiej faktury podatnik wystawia fakturę korygującą ustrukturyzowaną.

Likwidacja noty korygującej a KSeF - jak poprawiać błędy na fakturze?

Błędy na wystawionej fakturze sprzedaży mogą dotyczyć różnego rodzaju danych. Jak już wyżej wspomniano, wszystkie błędy na fakturze pierwotnej mogą być poprawione już jedynie za pomocą ustrukturyzowanej faktury korygującej.

Jednym z bardziej uciążliwych błędów jest wystawienie faktury na nieprawidłowego odbiorcę (błędny NIP nabywcy). W przypadku KSEF sprawa jest o tyle poważna, że ta faktura dojdzie do nabywcy, który nic od sprzedawcy nie nabył.

W tych okolicznościach sprzedawca musi wystawić ustrukturyzowaną fakturę korygującą „do zera” na tego nieprawidłowego nabywcę. Po czym wystawia ponownie fakturę na dane prawidłowego nabywcy.

W przypadku błędów pozostałych danych na fakturze pierwotnej sprzedawca ma obowiązek dokonać ich korekty za pomocą wyłącznie ustrukturyzowanej faktury korygującej.

Na koniec należy zaznaczyć, że likwidacja not korygujących, która nastąpiła od 1 lutego 2026 roku, spowodowała, że nabywca nie może wystawić not korygujących:

1. ani do faktur bieżących, tj. wystawionych od 1 lutego 2026 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku;
2. ani do faktur wystawionych przed 1 lutego 2026 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku.

Resort Finansów wskazuje również, że faktury korygujące ustrukturyzowane od 1 lutego 2026 roku będą musiały być wystawione do faktur wystawionych także przed 1 lutego 2026 roku i przed 1 kwietnia 2026 roku i to niezależnie od tego, w jakiej formie były wystawione faktury pierwotne (w postaci papierowej albo elektronicznej).