Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego oraz wypłacie ekwiwalentu urlop pracownikowi z niepełnosprawnością stosuje się co do zasady przepisy dotyczące ogółu pracowników. Odmienność polega na tym, że przy ustalaniu wymiaru urlopu może być konieczne uwzględnienie dobowej normy czasu pracy niższej niż 8 godzin. Ponadto pracownikowi z niepełnosprawnością może przysługiwać prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Jak obliczyć ekwiwalent za urlop niepełnosprawnego pracownika w razie wypowiedzenia umowy? O tym poniżej.
Urlop wypoczynkowy pracownika z niepełnosprawnością
Prawo do urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu za ten urlop przysługującego pracownikowi z niepełnosprawnością ustala się na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – dalej „ustawa”.
Wymiar urlopu wynosi, jak w przypadku ogółu pracowników:
20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu 1 dzień urlopu odpowiada:
8 godzinom pracy – w przypadku osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do lekkiego stopnia niepełnosprawności;
7 godzinom pracy – w przypadku osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 154 § 1 i 2, art. 1542 kp, art. 15 ust. 1 i 2 ustawy).
W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:
u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
u kolejnego pracodawcy – w wymiarze: (a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, (b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Przy ustalaniu proporcjonalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 1 i 2, art. 1542, art. 1551, art. 1552a, art. 1553 kp, art. 15 ust. 1 i 2 ustawy).
Urlop dodatkowy
Ustawa przewiduje też odrębne uprawnienie dla pracowników zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w postaci dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego przysługuje po przepracowaniu 1 roku po dniu zaliczenia danej osoby do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Wspomniany urlop nie przysługuje osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów, przy czym jeżeli wymiar takiego urlopu dodatkowego jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje urlop dodatkowy określony w ustawie (art. 19 ustawy).
Przy udzielaniu dodatkowego urlopu wypoczynkowego pracownikom z niepełnosprawnościami stosuje się odpowiednio zasady, według których udziela się urlopu „zwykłego”, przewidzianego w przepisach kp.
Kiedy należy wypłacić pracownikowi z niepełnosprawnością ekwiwalent za urlop?
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 171 kp).
Uprawnienie do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w opisanych wyżej przypadkach przysługuje każdemu pracownikowi, w tym osobie z niepełnosprawnością.
Jak ustalić kwotę ekwiwalentu?
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Składniki wynagrodzenia:
określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tzw. składniki stałe) uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu;
przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników stałych, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wspomnianych 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy);
przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych według wyżej opisanych zasad przez współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu, a następnie
dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie
mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. W tym celu od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (§ 6, § 14-19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). W 2026 roku omawiany współczynnik wynosi 20,92.
Przykład 1.
Umowa o pracę z pracownikiem z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym, zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, ulega rozwiązaniu 28 lutego 2026 roku. Jego dobowa norma czasu pracy, ze względu na stopień niepełnosprawności, wynosi 7 godzin. W 2025 roku pracownik wykorzystał cały przysługujący mu urlop „zwykły”, w wymiarze 26 dni, a z urlopu dodatkowego w wymiarze 10 dni wykorzystał 4 dni. Za styczeń i luty 2026 roku pracownik nabył prawo do urlopu „zwykłego” w wymiarze 5 dni (26 dni × 2/12 = 4,33 dni ≈ 5 dni) i urlopu dodatkowego w wymiarze 2 dni (10 dni × 2/12 = 1,67 dni ≈ 2 dni). W związku z tym, według stanu na 28 lutego 2026 roku, pracownik nie wykorzystał 5 dni przysługującego mu urlopu „zwykłego” (za 2026 roku) i 8 dni urlopu dodatkowego (w tym 6 dni za 2025 rok i 2 dni za 2026 rok), czyli w sumie 13 dni, co odpowiada 91 godzinom (13 × 7 h = 91 h). Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika (stały składnik wynagrodzenia) wynosiło 7500 zł. Ponadto pracownik otrzymywał w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop, tj. w listopadzie i grudniu 2025 roku oraz w styczniu 2026 roku, premie uzależnione od osiąganych wyników (zmienny składnik wynagrodzenia) w kwotach odpowiednio 700 zł, 900 zł i 600 zł. Zatem ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy („zwykły” i dodatkowy) wynosi 6027,84 zł, co wynika z następujących obliczeń:
[7500 zł + (700 zł + 900 zł + 600 zł) : 3] : 20,92 = 7500 zł + 2200 zł = 463,67 zł,
463,67 zł : 7 h = 66,24 zł/h,
66,24 zł/h × 91 h = 6027,84 zł.
Kwotę ekwiwalentu pracodawca wypłacił pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia, 28 lutego 2026 roku, a w wydanym pracownikowi świadectwie pracy, w ust. 6 pkt 2 (urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy) wpisał „5 dni”, a w ust. 6 pkt 15 (dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy) wpisał „2 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługującego osobie z niepełnosprawnością” (w świadectwie pracy nie ujmuje się informacji o urlopach wypoczynkowych z lat poprzedzających rok wydania świadectwa).
Ekwiwalent za urlop niepełnosprawnego pracownika – podsumowanie
Przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługującego pracownikowi z niepełnosprawnością należy pamiętać, że nie stosuje się wyłącznie ogólnych zasad wynikających z kp. Konieczne jest uwzględnienie odmienności przewidzianych w przepisach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
