Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z nowymi obowiązkami dla przedsiębiorców. Jednak w okresie przejściowym najmniejsi podatnicy mogą skorzystać z odroczenia. Kluczowy jest tu limit 10 000 zł na potrzeby KSeF. Jego prawidłowe obliczenie decyduje o momencie przejścia na faktury ustrukturyzowane. W artykule szczegółowo omówiono, jak liczyć ten limit, kogo dotyczy oraz jakie są konsekwencje jego przekroczenia, aby uniknąć błędów i sankcji.
Obowiązkowy KSeF wdrażany etapami dla poszczególnych grup przedsiębiorców
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą w tym systemie, w formacie określonym przez Ministerstwo Finansów, której wystawienie następuje z chwilą nadania jej unikatowego numeru
Wprowadzenie obowiązkowego wystawiania faktur przez KSeF Ministerstwo Finansów zapowiadało już od dawna, a w tym roku nowy system fakturowania w Polsce stał się faktem. Przy czym ustawodawca zdecydował o wdrożeniu tego obowiązku etapami dla poszczególnych grup przedsiębiorców. A mianowicie w 2026 roku wprowadzony zostanie obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł albo
- 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, w tym również korzystających ze zwolnienia z VAT.
Przepisy wprowadzające obowiązek korzystania z KSeF dopuszczają jednak odroczenie tego obowiązku dla podmiotów prowadzących działalność na niewielką skalę. Takie odroczenie zostało przewidziane dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT), udokumentowana fakturami elektronicznymi lub w formie papierowej, w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Przedsiębiorcy ci zostaną objęci omawianym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku. Oznacza to, że przy zachowaniu miesięcznego limitu sprzedaży na potrzeby KSeF najmniejsi podatnicy mogą wystawiać jeszcze faktury w tradycyjny sposób – elektronicznie, a nawet papierowo.
W konsekwencji w okresie przejściowym trwającym do 31 grudnia 2026 roku podatnicy, dla których wdrożenie korzystania z KSeF może wiązać się z trudnościami organizacyjnymi lub technicznymi, a jednocześnie skala oraz wartość wystawianych przez nich faktur pozostają niewielkie, zachowują możliwość dokumentowania sprzedaży w dotychczasowej formie, tj. poprzez wystawianie faktur papierowych albo faktur elektronicznych, bez obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Limit 10 000 zł na potrzeby KSeF - kiedy podatnik traci prawo do wystawiania faktur poza KSeF?
Limit 10 000 zł na potrzeby objęcia obowiązkiem korzystania z KSeF to kwota brutto, a więc dla czynnych podatników VAT, łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT nie może przekroczyć kwoty 10 000 zł. Do momentu, gdy wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawianymi poza KSeF, tj. w formie papierowej lub elektronicznej w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 000 zł, przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur ustrukturyzowanych. Utrata prawa do wystawiania faktur poza KSeF (elektronicznych lub papierowych) następuje, począwszy od faktury na kwotę wyższą niż 10 000 zł.
W uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej wyjaśniono bowiem, że: w przepisie epizodycznym w art. 145o ust. 1 ustawy KSeF dopuszcza się możliwość, w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku, wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przepis ten nie będzie miał zastosowania, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10 000 zł. Jeśli nie będzie spełniony ww. warunek, podatnik obowiązany będzie wystawiać e-faktury, począwszy od faktury, którą przekroczono tę wartość. Tym samym, jeżeli w danym miesiącu faktury nie spełnią wskazanego wyżej warunku, podatnik nie może ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych.
Oznacza to, że przekroczenie limitu 10 000 zł brutto miesięcznie przy wystawianiu faktur poza KSeF skutkuje koniecznością przejścia na e-faktury ustrukturyzowane wystawiane w tym systemie w trakcie danego miesiąca. Przedsiębiorca w takim przypadku nie może wystawić faktur w dowolnej formie i musi skorzystać w tym celu z KSeF. Co więcej, trzeba mieć na uwadze, że przekroczenie wspomnianego limitu powoduje trwały obowiązek wystawiania faktur w KSeF, co oznacza, że w kolejnym miesiącu podatnik nie może powrócić do sporządzania faktur elektronicznych czy papierowych – bezwzględnie musi korzystać z tego systemu.
Przykład 1.
Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług marketingowych. Rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz jest czynnym podatnikiem VAT. Skala prowadzonej działalności jest niewielka – pan Marek świadczy usługi głównie na rzecz lokalnych przedsiębiorców i do tej pory wystawiał faktury elektroniczne poza Krajowym Systemem e-Faktur. W kwietniu 2026 roku nie dokonał żadnej sprzedaży, w maju 2026 roku wystawił faktury dokumentujące wykonane usługi marketingowe na łączną kwotę 6 500 zł brutto, a w czerwcu 2026 roku wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wyniosła 8 200 zł brutto. Zatem w tych miesiącach łączna miesięczna wartość sprzedaży nie przekroczyła limitu 10 000 zł, dlatego pan Marek mógł korzystać z okresu przejściowego i wystawiać faktury poza KSeF, w dotychczasowej formie elektronicznej. W lipcu 2026 roku pan Marek kontynuował wystawianie faktur poza KSeF. Do 18 lipca 2026 roku wystawił trzy faktury na łączną kwotę 9 300 zł brutto. Następnie 22 lipca 2026 roku dokonał kolejnej sprzedaży o wartości 3 000 zł brutto. W efekcie miesięczny limit 10 000 zł na potrzeby KSeF został przekroczony.
Od kiedy pan Marek ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur?
Pan Marek ma obowiązek przejścia na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF począwszy od faktury, którą przekroczył limit 10 000 zł brutto, czyli od faktury wystawionej w 22 lipca 2026 roku na kwotę 3 000 zł brutto. Oznacza to, że ta faktura powinna zostać wystawiona już jako faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Co istotne, przekroczenie limitu 10 000 zł brutto w lipcu 2026 roku powoduje trwałe objęcie pana Marka obowiązkiem korzystania z KSeF. W konsekwencji od sierpnia 2026 roku przedsiębiorca nie może wrócić do wystawiania faktur poza tym systemem. Nawet jeżeli wartość sprzedaży w kolejnych miesiącach byłaby niższa niż 10 000 zł, to od momentu przekroczenia limitu miesięcznego wszystkie wystawiane przez niego faktury muszą mieć postać faktur ustrukturyzowanych i być wystawiane za pośrednictwem KSeF.
Zakres odroczenia obowiązku KSeF – wystawianie a odbiór faktur
Należy podkreślić, że przewidziane w przepisach odroczenie obowiązku stosowania KSeF ma charakter ograniczony wyłącznie do czynności wystawiania faktur. Oznacza to, że podatnicy objęci okresem przejściowym mogą do końca 2026 roku dokumentować sprzedaż fakturami wystawionymi poza KSeF, w formie papierowej lub elektronicznej. Odroczenie to nie dotyczy jednak odbioru faktur w tym systemie. Jeżeli kontrahent wystawi fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF, podatnik jest zobowiązany do jej odbioru przy użyciu systemu. W praktyce oznacza to, że nawet przedsiębiorca prowadzący działalność na niewielką skalę i korzystający z odroczenia w zakresie obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF do 2027 roku, to jeżeli otrzyma fakturę ustrukturyzowaną od swojego kontrahenta, odbiera ją przy użyciu KSeF.
Polecamy:
