Niewypełnienie obowiązków na gruncie KSEF

Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców zastanawia się nad konsekwencjami ewentualnych uchybień. Kluczowe staje się pytanie, jakie kary grożą za niewypełnienie obowiązków na gruncie KSEF oraz czy przewidziano okres przejściowy na wdrożenie nowych procedur. Kwestie te są niezwykle istotne, ponieważ stosowanie KSeF to nowa powinność, a ewentualne sankcje mogą znacząco obciążyć firmę. W artykule wyjaśniamy, jak wygląda odpowiedzialność za błędy w dokumentacji KSeF.

Krajowy System e-Faktur już obowiązuje

Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Krajowy System e-Faktur służy do:

nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
uwierzytelnienia, weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSEF, a także powiadamiania podmiotów uprawnionych do KSEF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu;
wystawiania, otrzymywania oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych;
podglądu faktur ustrukturyzowanych;
rejestracji przez system faktur ustrukturyzowanych poprzez nadanie numeru identyfikującego, przydzielonego w KSEF;
analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSEF;
powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać właściwe uwierzytelnione podmioty, takie jak:

podatnik;
podmioty wskazane przez podatnika;
organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne;
osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne;
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSEF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSEF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Zobacz też:

Niewypełnienie obowiązków na gruncie KSEF

Poniżej wyjaśniamy, czego mogą dotyczyć kary na gruncie dokumentacji w KSEF.

Obowiązek w KSEF dotyczy wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez sprzedawców będących czynnymi podatnikami VAT albo podatnikami zwolnionymi z VAT (obowiązek wobec podatników zwolnionch z VAT rozpocznie się najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku).

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF dotyczy:

krajowej sprzedaży na rzecz firm,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
eksportu towarów na rzecz firm,
świadczenia usług na rzecz firm.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przykładowo sprzedaż na rzecz konsumentów nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSEF. Tak samo sprzedaż przy pomocy szczególnych procedur rozliczania VAT – VAT OSS, VAT IOSS, a także w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług.

Przedsiębiorcy mają więc wiele pracy związanej z poprawnym wykorzystaniem KSEF, np. na gruncie zintegrowania posiadanego systemu księgowego z KSEF, nadania odpowiednich uprawnień do KSEF, przetestowania uwierzytelnienia nadanego do KSEF czy innych czynności niezbędnych dla poprawnego używania KSEF.

Podatnicy nie mogą też zapominać o tym, że w postaci ustrukturyzowanej w KSEF nie wystawią m.in. faktury pro forma, noty korygującej czy duplikatów faktur.

Co więcej, w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz zagranicznych kontrahentów i wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF polscy sprzedawcy muszą uzgodnić sposób udostępnienia tej faktury nabywcy.

Za niewypełnienie obowiązków na gruncie KSEF będą nakładane w niektórych przypadkach kary. Chodzi tu przede wszystkim o:

nieprawidłowe nadanie uprawnień podmiotom do KSEF,
nieprawidłowe wystawienie faktury poza KSEF pomimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem udostępnionym przez KSEF,
brak naniesienia na fakturę kodów QR,
brak przesłania faktur wystawionych poza KSEF z powodu niedostępności KSEF z różnych przyczyn,
pozostałe powody.

Kara na gruncie KKS

Zgodnie z art. 1 Ustawy z dnia 10 września 1969 roku Kodeks karny skarbowy odpowiedzialności karnej za przestępstwo skarbowe lub odpowiedzialności za wykroczenie skarbowe podlega ten tylko, kto popełnia czyn społecznie szkodliwy, zabroniony pod groźbą kary przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia.

Niemniej należy tutaj podkreślić jedną bardzo ważną rzecz.

Zgodnie z art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązków na gruncie KSEF nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Trzeba jednak zaznaczyć, że w zakresie nieuregulowanym do nakładania kary pieniężnej wobec niedopełnienia obowiązków względem KSEF stosuje się:

przepisy działu IVA Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego, oraz
przepisy działu IV Ordynacji podatkowej.

Do nakładania kary pieniężnej nie stosuje się procedur związanych z nałożeniem mandatu karnego albo wymierzeniem administracyjnej kary pieniężnej.

Kary na gruncie dokumentacji KSEF od 2027 roku

Nawiązując do art. 106ni ustawy o VAT, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
w okresie trwania awarii systemu KSEF albo niedostępności KSEF, albo w przypadku możliwości wystawienia faktury w postaci elektronicznej (art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT) podatnik wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem udostępnionym w KSEF;
nie przesłał w wymaganym terminie do KSEF faktury wystawionej poza KSEF z przyczyn awarii KSEF, niedostępności KSEF, możliwości wystawienia faktury poza KSEF

– wówczas organy podatkowe będą mogły nałożyć kary pieniężne za ww. naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

Możliwość ta zostanie udostępniona organom podatkowym od 1 stycznia 2027 roku.

W razie niedopełnienia ww. obowiązków naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną:

w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSEF, albo
w przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSEF.

Organy podatkowe, wymierzając karę pieniężną, jej wysokość lub zaniechanie jej nałożenia, muszą wziąć pod uwagę:

wagę i okoliczności naruszenia prawa, w szczególności potrzebę ochrony życia lub zdrowia, ochrony mienia w znacznych rozmiarach lub ochrony ważnego interesu publicznego lub wyjątkowo ważnego interesu strony oraz czas trwania tego naruszenia;
częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku albo naruszania zakazu tego samego rodzaju, co niedopełnienie obowiązku albo naruszenie zakazu, w którego następstwie ma być nałożona kara;
uprzednie ukaranie za to samo zachowanie za przestępstwo, przestępstwo skarbowe, wykroczenie lub wykroczenie skarbowe;
stopień przyczynienia się strony, na którą jest nakładana administracyjna kara pieniężna, do powstania naruszenia prawa;
działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa;
wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, lub straty, której uniknęła;
w przypadku osoby fizycznej – warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana.

Karę pieniężną z tytułu uchybienia obowiązkom względem KSEF podatnik reguluje bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej oznacza, że jedna faktura:

wystawiona w KSEF (automatycznie jest nadany numer identyfikacyjny przez KSEF), albo
wystawiona poza KSEF, ale potem przesłana w ustawowych terminach do KSEF, dla której KSEF nadał numer

– stanowi uznaną prawnie fakturę.

Faktura wystawiona poza KSEF i nieprzesłana do KSEF wbrew obowiązkowi niestety nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

Co więcej, kontrahenci z uwagi objęcia obowiązkami na gruncie KSEF mogą odmówić zarówno przyjęcia faktur wystawionych poza KSEF (wbrew obowiązkowi) i nieprzesłanych do KSEF, jak i dokonania zapłaty za takie faktury. Takie faktury nie będą uznawane przez instytucje finansowe, kontrolne i inne w toku prowadzonych przez nie standardowych czy szczególnych procedur weryfikacyjnych lub procedur monitoringu.

Brak zgodności z KSEF może doprowadzić w niektórych przypadkach do problemów z płynnością finansową firmy.

Ponadto wobec posługiwania się fakturą niewystępującą w postaci ustrukturyzowanej organ podatkowy może nałożyć dodatkową karę pieniężną.

Polecamy:

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur