Terminowe składanie informacji podsumowującej VAT-UE to jeden z kluczowych obowiązków sprawozdawczych przy rozliczaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych. W praktyce zdarza się jednak, że deklaracja nie zostaje złożona w ustawowym terminie. Wówczas pojawia się pytanie, jakie konsekwencje niesie za sobą niezłożenie VAT-UE w terminie i czy w takiej sytuacji należy złożyć tzw. czynny żal. Wątpliwości te są uzasadnione, zwłaszcza w kontekście dynamicznie zmieniających się przepisów i praktyki urzędów skarbowych.
Obowiązek złożenia informacji podsumowującej VAT-UE
Informację podsumowującą VAT-UE składają przedsiębiorcy zarejestrowani na potrzeby VAT-UE (rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R) za okres, w którym dokonali przynajmniej jednej z następujących czynności:
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, albo
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, albo
- świadczenia usług dla kontrahentów z Unii Europejskiej, dla których zastosowanie ma art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług.
Przy czym zgodnie z art. 100 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług informację podsumowującą składa się za okresy miesięczne za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano jednej z wymienionych wyżej czynności.
Odpowiedzialność karna skarbowa za niezłożenie VAT-UE w terminie
Niezłożenie informacji podsumowującej VAT-UE w obowiązującym terminie stanowi wykroczenie skarbowe, o którym mowa w art. 80a ust. 2 ustawy Kodeks karny skarbowy.
Art. 80a ust. 2 ustawy Kodeks karny skarbowy
Kto, wbrew obowiązkowi, nie składa w terminie właściwemu organowi informacji podsumowującej lub wbrew obowiązkowi nie składa jej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Czyn polegający na niezłożeniu informacji podsumowującej VAT-UE w terminie zagrożony jest więc karą grzywny. Grzywna za wykroczenie skarbowe może zostać wymierzona przez sąd albo nałożona w drodze mandatu karnego przez uprawnionego urzędnika. W postępowaniu sądowym grzywna wymierzana jest w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. W odniesieniu do wykroczeń popełnionych w 2026 roku wysokość grzywny jest ustalana na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w 2026 roku. Natomiast tryb mandatowy stosowany jest wtedy, gdy:
- sprawca jest znany, oraz
- okoliczności popełnionego przez niego czynu nie budzą wątpliwości,
- wystarczającą karę za uchybienie stanowi grzywna.
Kara grzywny nie przekracza wówczas pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Czynny żal jako sposób uniknięcia sankcji karnych za niezłożenie informacji podsumowującej VAT-UE w terminie
Niezłożenie informacji podsumowującej VAT-UE w ustawowym terminie stanowi naruszenie obowiązków wynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Powszechnie stosowanym sposobem uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej za niezłożenie informacji VAT-UE w terminie jest złożenie tzw. czynnego żalu. Czynny żal polega na zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego o popełnieniu wykroczenia skarbowego, zanim organ podatkowy poweźmie o nim udokumentowaną wiadomość. Należy przy tym mieć na uwadze, że czynny żal jest bezskuteczny w sytuacji, gdy zostanie złożony przez podatnika w czasie, gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Zawiadomienie w postaci czynnego żalu nie będzie również skuteczne wtedy, gdy zostanie złożone po podjęciu przez organ ścigania czynności służbowych zmierzających do ujawnienia wykroczenia skarbowego, o ile czynności te doprowadziły do powzięcia podstaw do wszczęcia postępowania karnego skarbowego. Do takich czynności należą w szczególności przeszukanie, czynności sprawdzające oraz kontrola.
Czynny żal może zostać złożony:
- w formie pisemnej (papierowej);
- w formie elektronicznej, w szczególności za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy lub platformy ePUAP;
- ustnie do protokołu.
Przepisy nie przewidują ustawowego terminu na złożenie czynnego żalu. Kluczowe znaczenie ma jednak moment jego złożenia – musi on nastąpić przed wykryciem naruszenia przez organ podatkowy. W praktyce w razie stwierdzenia, że informacja podsumowująca nie została wysłana w ustawowym terminie, najlepszą praktyką jest jej bezzwłoczne złożenie wraz z czynnym żalem, co pozwala na skuteczne wyłączenie odpowiedzialności karnej skarbowej za popełnione wykroczenie.
Przykład 1.
Pan Mieczysław prowadzący działalność gospodarczą dokonał w styczniu 2026 roku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, co skutkowało obowiązkiem złożenia informacji VAT-UE za ten miesiąc. Informacja nie została jednak przekazana do urzędu skarbowego w terminie do 25 lutego 2026 roku. Po stwierdzeniu uchybienia pan Mieczysław nie otrzymał jeszcze żadnego wezwania ani informacji o wszczęciu czynności sprawdzających. Czy przedsiębiorca może wykorzystać czynny żal w związku z nieterminowym złożeniem VAT-UE?
W takiej sytuacji pan Mieczysław może skutecznie złożyć czynny żal – w formie elektronicznej lub pisemnej – informując naczelnika urzędu skarbowego o niezłożeniu VAT-UE w terminie i jednocześnie przekazując zaległą informację podsumowującą. Złożenie czynnego żalu przed wykryciem naruszenia przez organ podatkowy pozwala uniknąć nałożenia kary grzywny za wykroczenie skarbowe.
Charakter winy przy niezłożeniu VAT-UE
Korzystając z instytucji czynnego żalu, warto mieć na uwadze, że wykroczenie skarbowe polegające na niezłożeniu informacji VAT-UE w terminie może zostać popełnione wyłącznie z winy umyślnej. Oznacza to, że odpowiedzialność karna skarbowa powstaje tylko wówczas, gdy sprawcy można wykazać, że miał świadomość naruszenia obowiązku i godził się na jego popełnienie. Zamiaru popełnienia czynu nie można domniemywać – musi on wynikać z całokształtu okoliczności sprawy.
Fragment wyroku Sądu Rejonowego w Słupsku z 12 stycznia 2016 roku (sygn. akt XIV W 2169/15):
Niezłożenie informacji podsumowującej VAT-UE w ustawowym terminie stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny. Sankcja ta może zostać nałożona zarówno w postępowaniu sądowym, jak i w trybie mandatowym, przy czym jej wysokość uzależniona jest od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Skutecznym sposobem uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej jest złożenie czynnego żalu, o ile nastąpi on przed wykryciem uchybienia przez organ podatkowy. Czynny żal może zostać złożony w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnie do protokołu i powinien zostać połączony z niezwłocznym złożeniem zaległej informacji VAT-UE. Należy również pamiętać, że wykroczenie polegające na niezłożeniu informacji VAT-UE w terminie może zostać popełnione wyłącznie z winy umyślnej, a zamiaru sprawcy nie można domniemywać.
Polecamy:
