Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 roku nakłada na przedsiębiorców nowe wymogi związane z fakturowaniem. Z perspektywy kupującego kluczowe staje się pytanie o ewentualny obowiązek weryfikacji przez nabywcę, czy jego kontrahent jest zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W artykule wyjaśniamy, jak przepisy regulują tę kwestię i jakie są konsekwencje dla obu stron transakcji.
Podmioty zobowiązane do wystawienia e-faktury
Jak wynika z treści art. 106na ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego (art. 106gb ust. 1 ustawy).
W myśl zaś art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie jak wynika z art. 106ga ust. 2 ustawy, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Wymienione w powyższym katalogu podmioty wystawiają faktury w wersji papierowej lub elektronicznej.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury
W dalszej kolejności warto zwrócić uwagę na treść art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, o której mowa w ust. 1a, można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
W ramach powyższych wytycznych badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
Innymi słowy, podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa, powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.
Obowiązek weryfikacji przez nabywcę, czy sprzedawca podlega pod KSeF
Analiza treści zarówno obowiązujących, jak i przyszłych przepisów wskazuje, że ustawodawca nie nałożył na nabywców obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca powinien wystawić e-fakturę, czy też może wystawić fakturę w wersji papierowej lub elektronicznej.
Nabywca, który otrzyma fakturę w innej postaci niż ustrukturyzowana, będzie mógł taką fakturę zaksięgować i odliczyć z niej podatek naliczony. Stanowisko to potwierdza treść interpretacji Dyrektora KIS z 20 października 2025 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA), gdzie organ podatkowy wskazał, że czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie pozbawia prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT (który wejdzie w życie 1 stycznia 2027 roku), jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
- w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3, albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4, albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
W świetle powyższego należy wskazać, że niewystawienie faktury w formie ustrukturyzowanej – pomimo istnienia takiego obowiązku – będzie wiązać się z sankcjami karnymi po stronie sprzedawcy, jednakże przepisy w tym zakresie wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 roku.
Polecamy:
