Nowa ustawa o stażach: kluczowe zmiany i obowiązki

Rządowy projekt nowelizacji przepisów ma na celu uregulowanie zasad organizacji staży na rynku pracy. Zaproponowana nowa ustawa o stażach ma za zadanie określić prawa i obowiązki stażystów oraz organizatorów, a także wyeliminować zjawisko bezpłatnych staży. Wprowadzone zmiany obejmą również kwestie dofinansowania kosztów stażu dla nieletnich. Jakie kluczowe założenia przewiduje projekt i jak wpłynie na rynek pracy? Wyjaśniamy w artykule.

Nowa ustawa o stażach — kluczowe cele regulacji 

Z uzasadnienia do projektu ustawy o stażach (dalej jako „ustawa”) wynika, że do kluczowych celów regulacji należy:

• uregulowanie zasad organizacji staży oferowanych na otwartym rynku pracy w sposób zapewniający ich wysoką jakość, zgodnie z oczekiwaniami osób podejmujących staże, a także kierunkowo z projektem zalecenia Unii Europejskiej (UE) w sprawie wzmocnionych ram jakości staży;

• zapewnienie odpowiedniego komponentu edukacyjnego i przygotowania zawodowego staży, ochrona praw stażystów;

• wyeliminowanie zjawiska bezpłatnych staży;

• minimalizacja ryzyka zastępowania stosunku pracy przez staż.

Jednocześnie nowe przepisy będą uwzględniać rozwiązania analogiczne do zawartych w ustawie o praktykach absolwenckich w zakresie dofinansowania z Funduszu Pracy kosztów pracy pracodawcom przyjmującym na praktykę absolwencką nieletnich praktykantów realizujących obowiązek nauki.

W szerszym ujęciu celem ustawy jest utworzenie systemu praktyk odpowiadającego współczesnym wymogom rynku pracy, ze szczególnym uwzględnieniem jakości kształcenia, ochrony praw stażystów, a także dostosowanie przyjętych rozwiązań do standardów UE. 

Najważniejsze założenia przyjęte w ustawie przewidują: 

• formę pisemną umowy stażowej;

• zapewnienie stażystom sprawiedliwego wynagrodzenia w kontekście zadań i obowiązków stażysty, intensywności pracy stażysty oraz wagi komponentu edukacyjno-szkoleniowego;

• zapewnienie rozsądnego czasu trwania staży, który nie powinien przekraczać 6 miesięcy, z wyjątkiem przypadków, w których dłuższy czas trwania jest uzasadniony obiektywnymi względami;

• zapewnienie odpowiedniej ochrony socjalnej i dostępu do ubezpieczeń społecznych;

• zapewnienie przestrzegania praw i warunków pracy stażystów zgodnie z obowiązującym prawem unijnym i krajowym;

• zobowiązanie organizatora stażu w zakresie wyznaczenia opiekuna stażu;

• zapewnienie, we współpracy z właściwymi organami, kanałów zgłaszania przez stażystów nadużyć i złych warunków pracy oraz dostarczania informacji na temat tych kanałów;

• dopilnowanie, aby organizatorzy staży uwzględniali w swoich ogłoszeniach o naborze i ogłoszeniach o stażach informacje na temat zasad i warunków stażu. 

Aktualny stan prawny w dziedzinie praktyk i staży 

Krajowe unormowania przewidują zróżnicowane sposoby organizacji staży i praktyk, które są realizowane zarówno w ramach systemu oświaty, systemu szkolnictwa wyższego, jak i na podstawie ustawy o praktykach absolwenckich. Stażami są objęci również bezrobotni na podstawie Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Organizacja stażów dotyczy ponadto otwartego rynku pracy, na którym pracodawcy oferują stażystom zawarcie umowy cywilnoprawnej, umowy pracowniczej czy kontraktu B2B. 

Oznacza to, że ustawodawstwo w zakresie praktyk i staży jest w istotnym stopniu rozproszone i niejednorodne, skutkiem czego jest brak jednolitych standardów jakości staży.

Zakres podmiotowy ustawy oraz definicja stażu i wyłączenia 

Zgodnie z projektem ustawa będzie mieć zastosowanie do: 

1. obywateli polskich; 
2. cudzoziemców będących: 
• obywatelami państw członkowskich UE, 
• obywatelami państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) nienależących do UE, 
• obywatelami państw niebędących stronami umowy o EOG, którzy mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa z UE i jej państwami członkowskimi; 
3. cudzoziemców, o których mowa w art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o

warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ze względu na specyfikę i zapewnienie praw stażystów w odnośnych przepisach z zakresu regulacyjnego ustawy wyłączone będą staże realizowane na podstawie ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, ustawy — Prawo oświatowe, ustawy — Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz ustaw regulujących staże w zawodach regulowanych. 

W rozumieniu projektu ustawy staż to wykonywanie zadań w celu zdobycia wiedzy, umiejętności praktycznych i doświadczenia zawodowego na podstawie umowy między stażystą a organizatorem stażu niebędące pracą wykonywaną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. 

Zasady organizacji stażu 

W ustawie określono katalog danych osobowych, których organizator stażu może wymagać od osoby ubiegającej się o staż oraz tryb udostępniania tych danych. Ustalając katalog wymaganych danych, kierowano się zasadą minimalizacji danych wynikającą z RODO.

U organizatora stażu: 

• będącego pracodawcą staż będą mogły odbywać osoby w liczbie nieprzekraczającej liczby pracowników zatrudnionych u tego organizatora w dniu rozpoczęcia stażu przez stażystę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy;

• który nie jest pracodawcą albo który jest pracodawcą i w dniu rozpoczęcia stażu przez stażystę zatrudnia pracownika lub pracowników w łącznym wymiarze nieprzekraczającym jednego etatu — staż będzie mogła odbywać jedna osoba.

Organizator stażu nie będzie mógł żądać od stażysty posiadania wcześniejszego doświadczenia zawodowego w zawodzie, w którym odbywany będzie staż. Ponadto stażysta nie będzie mógł odbywać stażu u tego samego organizatora, u którego wcześniej odbywał staż, w tym w ramach ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, albo był zatrudniony, w szczególności jako młodociany pracownik w celu przygotowania zawodowego, jeżeli od dnia zakończenia poprzedniego stażu lub zatrudnienia u tego organizatora lub pracodawcy nie upłynęły co najmniej 24 miesiące.

Staż odbywać się będzie na podstawie pisemnej umowy o staż zawieranej pomiędzy stażystą a organizatorem stażu, z zastrzeżeniem, że umowa nie może dotyczyć pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 237(15) Kodeksu pracy. Warto dodać, że umowa o staż będzie rodzajem umowy cywilnoprawnej, ponieważ wspomniana umowa nie będzie tworzyła stosunku pracy, a stażysta nie będzie pracownikiem.

Zakłada się, że maksymalny okres trwania stażu wynosić będzie 6 miesięcy, przy czym czas trwania stażu będzie mógł zostać wydłużony o czas usprawiedliwionej nieobecności stażysty, w szczególności z powodu korzystania z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. 

Umowa będzie mogła być wypowiedziana przez obie strony z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia, czyli:

• 7 dni — w przypadku stażu trwającego do 3 miesięcy,

• 14 dni — w przypadku dłuższego stażu. 

Umowa między organizatorem stażu a stażystą powinna obejmować m.in. dane osobowe stron umowy, rodzaj pracy, w ramach której stażysta ma uzyskiwać doświadczenie i nabywać umiejętności praktyczne, formę i miejsce odbywania stażu, okres odbywania, tygodniowy wymiar czasu zadań i godziny odbywania, a także wysokość świadczenia pieniężnego oraz program stażu. 

Staż odbywa się według przygotowanego przez organizatora programu stażu, który uwzględnia predyspozycje psychofizyczne i zdrowotne, wykształcenie oraz dotychczasową wiedzę i umiejętności stażysty. Program stażu może uwzględniać potrzeby i oczekiwania stażysty.

Program stażu będzie musiał obejmować informację przede wszystkim o zakresie wiedzy, umiejętnościach praktycznych i doświadczeniu zawodowym przewidzianych do nabycia przez stażystę oraz zakresie i opisie zadań zawodowych, które będą wykonywane przez stażystę, a także o szkoleniu teoretycznym, jeśli jest przewidziane.

Staż będzie realizowany pod nadzorem wyznaczonej przez organizatora stażu osoby, która odpowiada za prawidłową realizację stażu i za opiekę nad stażystą.

Świadczenie pieniężne dla stażysty

Jednym z najważniejszych rozwiązań przewidzianych w ustawie jest wprowadzenie obowiązku wypłaty stażyście świadczenia pieniężnego.

W przypadku stażu w niepełnym wymiarze liczby godzin wysokość świadczenia pieniężnego ustalana jest proporcjonalnie do czasu odbywanego stażu, ponadto świadczenie przysługuje również za dni wolne, do których stażysta ma prawo. 

Okres pobierania świadczenia pieniężnego wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych oraz okresów składkowych w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z FUS. 

Wymiar czasu pracy stażysty oraz prawo do dni wolnych

Wymiar czasu pracy stażysty będzie wynosił nie krócej niż 4 godziny na dobę i nie dłużej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy. 

W projektowanych rozwiązaniach uwzględniono także niższy wymiar etatu dla osób z niepełnosprawnościami oraz przypadki, gdy organizator stażu wprowadza u siebie czas pracy niższy niż maksymalny czas pracy wynikający z kp. 

Stażyście będzie przysługiwać: 

• 1 dzień wolny za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu – w okresie pierwszych 90 dni odbywania stażu, 

• 2 dni wolne za każde kolejne 30 dni kalendarzowych powyżej 90 dni odbywania stażu. 

Za ostatni miesiąc odbywania stażu organizator stażu udziela dni wolnych przed upływem terminu zakończenia stażu, natomiast przy niepełnym miesiącu odbywania stażu przysługujący stażyście wymiar dni wolnych oblicza się proporcjonalnie, zaokrąglając w górę do pełnych dni. 

Obowiązki organizatora stażu i stażysty

Na zasadach przewidzianych dla pracowników organizator stażu będzie miał obowiązek zapewnić stażyście: 

• bezpieczne i higieniczne warunki odbywania stażu;

• szkolenie w zakresie BHP oraz przepisów ppoż.;

• odzież i obuwie robocze lub ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, środki ochrony indywidualnej, niezbędne środki higieny osobistej oraz profilaktyczne posiłki i napoje;

• profilaktyczną ochronę zdrowia;

• okresy odpoczynku;

• ochronę przed mobbingiem;

• maszyny, urządzenia, narzędzia i sprzęt, niezbędne do wykonywania zadań na danym stanowisku. 

Organizator stażu:

1. będzie obowiązany podawać w ogłoszeniach o naborze na staż i ogłoszeniach reklamujących staż informacje o zakresie wiedzy, umiejętnościach praktycznych i doświadczeniu zawodowym przewidzianych do nabycia przez stażystę oraz o warunkach odbywania stażu, w tym wysokości świadczenia pieniężnego;

2. nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia stażu wystawi na piśmie zaświadczenie o odbytym stażu zawierające informacje w zakresie określonym w art. 16 ustawy.

Z kolei stażysta:

• przestrzega ustalonego przez organizatora rozkładu czasu wykonywania zadań w ramach stażu;

• wykonuje zadania objęte programem stażu oraz stosuje się do poleceń organizatora stażu i opiekuna stażysty, o ile nie są one sprzeczne z prawem;

• przestrzega przepisów i zasad obowiązujących u organizatora stażu, w szczególności regulaminu pracy, tajemnicy służbowej, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. 

Staż nieletniego oraz dofinansowanie takiego stażu

Nieletniemu stażyście przysługuje świadczenie pieniężne w wysokości nie niższej niż 250 zł.

Dofinansowanie kosztów stażu:

• przyznaje wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania nieletniego stażysty w drodze decyzji, po stwierdzeniu spełnienia warunków ustawowych niezbędnych do przyznania dofinansowania;

• jest przyznawane na wniosek pracodawcy złożony w terminie 3 miesięcy od dnia ukończenia stażu przez nieletniego stażystę.

Do powyższego wniosku należy dołączyć stosowne dokumenty wymienione w art. 19 ust. 4 ustawy.

Odpowiednie stosowanie odrębnych przepisów 

Do stażysty oraz nieletniego stażysty będą stosowane przepisy Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące zleceniobiorców.

Ponadto organizator stażu będzie ubezpieczał stażystę oraz nieletniego stażystę od następstw nieszczęśliwych wypadków, chyba że stażysta wybierze ubezpieczenie chorobowe.

Do stażu będą miały także zastosowanie przepisy kp — w zakresie wskazanym w art. 21 ustawy.

W sprawach nieuregulowanych w ustawie będą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

Przepisy karne dla organizatorów stażu

W rozdziale 3 projektu ustawy zostały zawarte przepisy karne dla organizatorów stażu, dotyczące m.in. naruszenia przepisów o czasie pracy, nieprowadzenia dokumentacji dotyczącej umowy o staż, braku realizacji obowiązku przechowywania dokumentacji dotyczącej ww. umowy.

W myśl art. 23 ust. 2 ustawy — kto, wbrew obowiązkowi:

• nie wypłaca w ustalonym terminie świadczenia pieniężnego lub innego świadczenia

przysługującego stażyście, wysokość tego świadczenia lub innego świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń;

• nie udziela przysługujących stażyście dni wolnych od stażu lub bezpodstawnie obniża wymiar tych dni;

• nie wydaje stażyście w terminie zaświadczenia o odbytym stażu

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Karę grzywny przewidziano również za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad BHP, brak powiadomienia stosownych organów o wypadku podczas stażu oraz niewykonanie w wyznaczonym terminie podlegającego wykonaniu nakazu organu Państwowej Inspekcji Pracy. 

Nowa ustawa o stażach — kluczowe założenia projektu zmian. Podsumowanie

Celem nowej ustawy o stażach jest utworzenie systemu praktyk odpowiadającego współczesnym wymogom rynku pracy, ze szczególnym uwzględnieniem jakości kształcenia, ochrony praw stażystów, a także dostosowanie przyjętych rozwiązań do standardów UE. Jednym z najważniejszych skutków tej ustawy będzie wyeliminowanie zjawiska bezpłatnych staży oraz minimalizacja ryzyka zastępowania stosunku pracy przez staż. Staż odbywać się będzie na podstawie pisemnej umowy zawieranej pomiędzy stażystą a organizatorem stażu, przy czym stażyście będzie przysługiwać świadczenie pieniężne.