O tym, że terminy w postępowaniach administracyjnych i sądowych to rzecz święta, nikogo, kto choć raz w nich uczestniczył, nie trzeba przekonywać. Od nich bowiem może zależeć, czy sprawa zostanie załatwiona, czy też przegrana albo umorzona. Uchybione terminy niby można przywrócić, ale wcale nie jest to takie proste, zabiera czas i kosztuje sporo stresu. Lepiej zatem zawsze trzymać się ich ściśle i nie zostawiać niczego na ostatnią chwilę. Największy problem pojawia się jednak, gdy listonosz nie zastanie adresata w domu – wówczas pozostawione zostaje awizo i od tej chwili zaczyna biec termin doręczenia zastępczego, a po jego upływie termin właściwy, np. na odpowiedź czy złożenie skargi. Jak zatem liczyć wskazane okresy, aby mieć pewność, że nie „położymy” naszej sprawy, tylko dlatego, że za późno udaliśmy się na pocztę?
Jak wygląda „zwykłe” doręczenie?
W sprawach administracyjnych poruszana kwestia została maksymalnie uproszczona – tam co do zasady obowiązuje już doręczenie elektroniczne (z wyjątkami). W przypadku postępowań sądowych ten sposób doręczenia będzie stosowany dopiero od 1 października 2029 roku, zatem jeszcze poczekamy kilka lat. Na razie musimy polegać na poczcie polskiej.
Zatem sąd cały czas dokonuje doręczeń w sposób tradycyjny, tj. za pośrednictwem operatora pocztowego. W razie takiej możliwości (jeżeli sądowi zależy na czasie) może to zrobić również przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione przez sąd osoby lub organy. Co prawda możliwe jest doręczenie drogą elektroniczną, ale tylko w wypadkach, gdy strona wniosła pismo w ten sposób albo wyraziła zgodę na taki rodzaj doręczeń.
Jeżeli strona dysponuje pełnomocnikiem, to wszelka korespondencja powinna być kierowana bezpośrednio do osoby upoważnionej, nie zaś do strony. Dodatkowo, jeśli dane pismo jest już kolejnym w sprawie, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi i Prokuratoria Generalna RP doręczają sobie nawzajem pisma bezpośrednio na swoje adresy.
Doręczenia dokonuje się w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie. Na wniosek uczestnika postępowania doręczenie może być dokonane na wskazany przez niego adres skrytki pocztowej. Jeżeli jednak listonosz (lub inna osoba doręczająca) nie zastanie adresata w domu, może doręczyć pismo innemu dorosłemu domownikowi, ewentualnie zarządcy lub dozorcy. Jeśli doręczenia dokonuje się w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism.
Co bardzo ważne, strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie miejsca zamieszkania, adresu do doręczeń, w tym adresu elektronicznego, lub siedziby. Jeżeli zaniedbają ten obowiązek, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany.
Doręczenie zastępcze – powstanie fikcji prawnej
Jeżeli wyżej opisana ścieżka doręczenia nie przyniesie zamierzonych skutków, sąd korzysta z doręczenia zastępczego uregulowanego w art. 73 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Służy ono zagwarantowaniu sprawności postępowania i przeciwdziałaniu przewlekłości wynikającej z unikania odbioru korespondencji przez uczestników postępowania. Termin doręczenia zastępczego wynosi 14 dni, a po tym czasie powstaje tzw. fikcja doręczenia, tj. sąd uznaje, że adresat odebrał przesyłkę i można zacząć liczyć okres na podjęcie przez niego czynności, np. złożenie skargi kasacyjnej.
W praktyce takie doręczenie zastępcze skutkuje tym, że strony postępowania są zobowiązane do podejmowania określonych czynności w odpowiednim czasie i nie mogą w nieskończoność unikać odbierania przesyłek. Brak odbioru pisma nie wstrzymuje biegu terminów do wniesienia odwołań, skarg kasacyjnych czy zażaleń, a sąd zachowuje możliwość wydania rozstrzygnięcia, nawet jeśli strona nie odebrała przesyłki.
Istotne jest tu jednak właściwe zawiadomienie adresata o próbie doręczenia i możliwości odebrania przesyłki. Jak czytamy w jednym z wyroków sądu administracyjnego, doręczenie uregulowane w art. 73 ustawy może mieć miejsce w razie niemożności doręczenia pisma w sposób właściwy lub zastępczy. Fikcja prawna doręczenia jest skuteczna w tym znaczeniu, że pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia, które jest oparte na domniemaniu, że zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym dotarło do rąk adresata. Oznacza to, że skuteczność doręczenia dokonanego w tym trybie zależy w szczególności od prawidłowego zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma, które może być odebrane. Zawiadomienie o złożeniu pisma w placówce pocztowej powinno nastąpić przez jego umieszczenie w skrzynce oddawczej. Dopiero gdy ten sposób zawiadomienia nie jest możliwy, informację należy umieścić w jednym z miejsc wskazanych w powołanym przepisie (por. wyrok WSA w Poznaniu z 15 listopada 2019 roku, sygn. akt: I SA/Po 188/19).
Przesłanki zastosowania doręczenia zastępczego
Uznanie doręczenia zastępczego w postępowaniu sądowoadministracyjnym za skuteczne wymaga spełnienia kilku warunków łącznie, tj.:
- po pierwsze, w przypadku adresatów będących osobami fizycznymi instytucja ta może być zastosowana dopiero wtedy, gdy doręczenie właściwe opisane powyżej jest niemożliwe;
- po drugie, pismo musi zostać pozostawione na przechowanie przez 14 dni – w placówce pocztowej, jeśli doręcza pracownik operatora pocztowego, albo w urzędzie gminy, gdy doręczenie realizuje inny podmiot uprawniony do doręczeń;
- po trzecie, adresat powinien zostać zawiadomiony o pozostawieniu pisma i poinformowany o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, odpowiednio w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy. Zawiadomienie to powinno być umieszczone w skrzynce pocztowej adresata, a gdy nie jest to możliwe – w drzwiach jego mieszkania lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, np. na drzwiach biura lub innego lokalu, w którym adresat wykonuje czynności zawodowe;
- po czwarte, w przypadku nieodebrania przesyłki w wyznaczonym terminie należy pozostawić drugie zawiadomienie o możliwości odbioru, które adresat może odebrać w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Przy czym przepis nie nakazuje tutaj, aby listonosz zawsze dokładnie 7. dnia pozostawiał drugie awizo. Jak wskazują zgodnie sądy, obowiązek ten musi być realizowany w okresie zawierającym się między momentem upływu 7. dnia, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, i momentem upływu 14. dnia, licząc od daty pierwszego zawiadomienia. Należy jednak postulować, aby podmiot doręczający realizował powyższy obowiązek na początku tak wyznaczonego okresu, a tym samym, by adresatowi została zapewniona faktyczna możliwość dokonania odbioru pisma z placówki pocztowej lub urzędu gminy (por. wyrok NSA z 9 stycznia 2008 roku, sygn. akt: II OSK 1816/06).
Osoba dokonująca powtórnego zawiadomienia (najczęściej listonosz, ewentualnie pracownik organu) powinna w jego treści wskazać na następujące informacje:
- dokładne określenie miejsca, w którym pismo można odebrać, wraz z pełną nazwą instytucji i adresem;
- wskazanie, że odbiór pisma jest możliwy w terminie nieprzekraczającym 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia, przy czym należy podać zarówno datę pierwszego zawiadomienia, jak i obowiązujący 14-dniowy termin;
- szczegółowe pouczenie o skutkach prawnych nieodebrania pisma w wyznaczonym terminie.
Termin doręczenia zastępczego – jak liczyć?
Jeżeli wszystkie omówione warunki zostały spełnione, a adresat przesyłki nie dokona jej odbioru, doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od daty złożenia pisma. Termin ten nie biegnie od dnia, w którym pozostawiono pierwsze awizo, a od dnia następnego.
Przykład 1.
Pan Jan znalazł w swojej skrzynce awizo pozostawione tam 24 września, z informacją, że może je odebrać w placówce pocztowej w terminie 14 dni. W tym przypadku termin należy liczyć od 25 września, co oznacza, że pan Jan ma czas na odebranie korespondencji do 8 października włącznie – do końca dnia (a raczej do zamknięcia placówki pocztowej).
Termin doręczenia zastępczego a termin na dokonanie czynności procesowych
Do wyjaśnienia został jeszcze jeden aspekt, a mianowicie to, jak jest liczony termin na dokonanie czynności procesowej po zakończeniu terminu doręczenia zastępczego. Jest bowiem możliwe, że strona odbierze korespondencje z placówki pocztowej dzień lub dwa po terminie (jest to nieprawidłowość ze strony operatora, ale w praktyce do takich sytuacji dochodzi bardzo często). Czy wtedy termin należy liczyć od dnia odebrania, czy też zakończenia się wspomnianych 14 dni awizowania przesyłki?
Powyższe wyjaśnił Wojewódzki Sąd Apelacyjny w Opolu w wyroku z 11 września 2025 roku (sygn. akt: I SA/Op 119/24). Sąd stwierdził, że terminy awizacji i związany z nimi termin doręczenia w trybie doręczenia zastępczego (domniemanie) są określone w przepisach prawa, tj. w art. 73 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, a praktyka operatora pocztowego, polegająca na wydawaniu pism po upływie terminów awizacji, nie ma znaczenia z punktu widzenia liczenia terminu doręczenia w powyższym trybie i dalej terminu dokonania czynności.
Oznacza to, że w sytuacji, gdy adresat odbierze przesyłkę już po 14 dniach, art. 73 ustawy w dalszym ciągu będzie miał zastosowanie i wynikające z niego domniemanie nie zanika. Zatem jeżeli termin doręczenia zastępczego mija np. 2 marca, to termin na dokonanie czynności procesowej rozpoczyna się 3 marca. Fakt, że strona odebrała pismo np. 5 marca, nie ma tutaj żadnego znaczenia.
