Pozyskiwanie klientów, czyli reklama biura rachunkowego

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę we wspieraniu przedsiębiorców. Jednakże, aby utrzymać się na rynku, nie mogą pozostać obojętne na konieczność pozyskiwania nowych klientów. Dążenie do ciągłego rozwoju i utrzymania konkurencyjności wymaga od biur rachunkowych zarówno doskonałej wiedzy z zakresu księgowości, jak i umiejętności efektywnego promowania swojego biznesu. Jak wygląda skuteczna reklama biura rachunkowego?

Klienci biura rachunkowego

Grupa ta jest bardzo zróżnicowana pod względem oczekiwań, postaw i zachowań. Zrozumienie różnych typów klientów pozwala właścicielom biur na lepsze dostosowanie się do ich potrzeb, skuteczniejszą obsługę, ale również, co najważniejsze – może zapobiec kłopotom w funkcjonowaniu działalności księgowej.

Nie płacą w terminie

Niestety zdarza się, że klienci opóźniają regulowanie płatności za usługi księgowe, co stanowi wyzwanie dla funkcjonowania biura. Firmy potrafią zalegać z opłatami często nawet po kilka miesięcy. W takich sytuacjach istnieją dwa wyjścia. Pierwsze to regularne upominanie klienta w sprawie zaległych płatności z perspektywą nieodzyskania już pieniędzy za swoje usługi i poświęcony czas. Aby ułatwić proces monitorowania i przypominania klientom o płatnościach, biuro może skorzystać z systemu umożliwiającego masową wysyłkę powiadomień mailowych lub SMS-ów w przypadku braku uregulowania faktury. To pozwoli skrócić czas reakcji na zaległość i zwiększyć szanse na szybkie odzyskanie środków. Drugą opcją jest rozwiązanie umowy z klientem, zwłaszcza jeśli zaległości są znaczące i utrzymują się przez dłuższy czas.

Nie zgadzają się na podwyżki

Biura rachunkowe mogą znaleźć się w konieczności podniesienia cen swoich usług. Może być to spowodowane zmianą przepisów komplikujących prowadzenie rozliczeń księgowych, wzrostem kosztów operacyjnych, galopującej inflacji czy rozwojem. Kiedy dla właścicieli biur jest to oczywiste, a nawet potrzebne, aby nie zaniżać w ten sposób cen rynkowych, to większość klientów nie zawsze rozumie konieczność podwyżek. Szczególnie w okresie nowego roku, gdy większość księgowych dokonuje zmian cenowych za usługi, można zaobserwować największą rotację klientów między biurami w celu znalezienia przez nich najtańszego rozwiązania

Wymagają cudów

Niektórzy klienci biur rachunkowych mogą mieć wygórowane oczekiwania co do jego usług, wymagając natychmiastowych odpowiedzi i niestandardowych rozwiązań lub opieki wykraczającej poza cenę, jaką są w stanie zapłacić. Taka postawa może prowadzić do frustracji po obu stronach, a kontynuacja współpracy w tym momencie staje się dłużej niemożliwa.

Z małych miejscowości

W przypadku biur rachunkowych zlokalizowanych w mniejszych miejscowościach bądź we wsiach, gdzie baza przedsiębiorców może być ograniczona i nie zwiększa się, konieczność pozyskiwania klientów staje się kluczowa dla dalszego rozwoju oraz przetrwania działalności biura rachunkowego. Tradycyjne metody marketingu szeptanego mogą okazać się niewystarczające, ponieważ z czasem zasięg naturalny tzw. poczty pantoflowej się kończy. Co więcej, wystarczy, że kilku obecnych klientów odejdzie do konkurencji, zawiesi działalność lub ją zamknie, a wówczas przy braku odpowiedniego poziomu dochodów może to prowadzić do problemów finansowych, konieczności redukcji etatów, a nawet upadku biura.

Ile może kosztować pozyskanie klienta?

Pozyskanie klientów dla biura rachunkowego to często skomplikowany proces, który wiąże się z wysokim wkładem zarówno finansowym, jak i czasowym. Jakie są średnie koszty w tym przypadku?

Formy reklamy internetowej, z których często korzystają biura rachunkowe:

1. Posty sponsorowane w mediach społecznościowych – jest to rodzaj reklamy, w której płaci się za promowanie swojej treści na danej platformie społecznościowej, najczęściej na Facebooku.
• Koszty postów sponsorowanych mogą być bardzo różnorodne i zależne od zakresu promowania, liczby odbiorców oraz specyfiki wybranej platformy. Kampanie reklamowe mogą generować koszty rzędu od 300 zł do 500 zł na pojedynczego, potencjalnego klienta.
2. Strona internetowa
• W Polsce średni koszt stworzenia strony internetowej to około od 4 000 zł do 8 000 zł. Co więcej, dochodzi do tego zakup domeny, a także późniejsze utrzymanie witryny.
3. Dobra widoczność własnej strony internetowej w Google
• Dobra widoczność własnej strony internetowej w Google może generować koszty od 500 zł do 2 000 zł miesięcznie.
4. Wizytówka firmy w Google
• Stanowi istotny element każdego biura rachunkowego, to nie tylko forma reklamy, lecz także kluczowe narzędzie umożliwiające klientom sprawne odnalezienie informacji o firmie. Samo jej założenie jest bezpłatne, natomiast jeśli chcemy zwiększyć widoczność biura, konieczne jest zainwestowanie zarówno środków finansowych, jak i czasu.

Biura rachunkowe coraz częściej również korzystają z usług agencji reklamowych lub współpracują z freelancerami, których głównym zadaniem może być obsługa mediów społecznościowych oraz podniesienie widoczności biznesu w przestrzeni internetowej. Warto zaznaczyć, że cennik za tego rodzaju usługi jest zazwyczaj ustalany indywidualnie, uwzględniając specyfikę branży i nasze potrzeby. Koszty związane z obsługą mediów społecznościowych wahają się w granicach od 500 zł netto, a kończą na 10–15 000 zł netto miesięcznie; należy pamiętać, że wszelkie dodatkowe usługi, jak kampanie reklamowe czy optymalizacja treści są odrębnym kosztem. 

Ponadto poza bezpośrednimi wydatkami finansowymi pozyskiwanie klientów wymaga również znacznych nakładów czasowych i zasobów na różne działania promocyjne:

1. działania marketingowe – to nawet od 20 do 30 godzin miesięcznie;
2. udział w konferencjach biznesowych w celu przedstawienia swoich usług – oprócz generowania często olbrzymich kosztów finansowych może zająć nawet od 1 do 3 pełnych dni;
3. dbanie o obecność w internecie, która wiąże się z monitorowaniem opinii klientów, prośbą o recenzje, przeglądem komentarzy oraz nowości w mediach społecznościowych czy też regularnym dbaniem o wizytówkę Google.

Wartościowe inwestycje w reklamę faktycznie mogą przynieść długoterminowe korzyści, ale wymagają odpowiednich środków finansowych oraz czasu, który nie zawsze jest znajdowany przez właścicieli biur rachunkowych.

Rola efektywnego oprogramowania w pozyskiwaniu klientów

Efektywny system dla biur rachunkowych gra kluczową rolę w procesie pozyskiwania klientów i stanowi fundament dla skutecznego funkcjonowania. Wraz z dynamicznym rozwojem technologii narzędzia automatyzacyjne stają się nie tylko niezbędnym elementem codziennej pracy, lecz także strategicznym narzędziem wspierającym rozwój biznesu, gdyż obniżają koszt obsługi klienta. Pozwalają również na elastyczne dostosowanie się do zmiennych potrzeb rynku i klientów. W dzisiejszych czasach klient oczekuje więcej niż tylko standardowych usług księgowych. 

Jednym z takich kluczowych aspektów może być danie klientom dostępu do innowacyjnych narzędzi, które oferują dodatkowe korzyści w ramach współpracy z biurem. Na przykład klienci biur pracujących na systemie wFirma zyskują:

• program do fakturowania zintegrowany z KSeF, 
• CRM, 
• magazyn,
• dostęp do modułu kadrowego z możliwością pobrania listy płac, jej eksportu do banku czy też pobrania umów dla pracowników,
• moduł umożliwiający komunikację ze swoim opiekunem księgowym. 

Dzięki tym zaawansowanym narzędziom biura rachunkowe stają się atrakcyjniejsze dla nowych klientów. Bezpieczeństwo danych oraz szybki dostęp do informacji są kluczowe dla budowania zaufania klientów. 

Skuteczna reklama biura rachunkowego!

To kluczowy element budowania rozpoznawalności i pozyskiwania nowych klientów. W tym kontekście wFirma oferuje darmowe rozwiązania dla biur rachunkowych. Umożliwia reklamę na szeroką skalę dzięki opcji stworzenia własnej wizytówki usług księgowych, która staje się widoczna w ogólnopolskim katalogu. 

Dzięki temu zyskuje się szansę na dotarcie do klientów z różnych regionów kraju, poszukujących profesjonalnej obsługi księgowej. Stworzenie własnej wizytówki reklamowej jest niezwykle proste i pozwala na wyeksponowanie naszych unikalnych cech i oferty.

Promowanie katalogu poprzez media społecznościowe

Współpraca z wFirma to nie tylko widoczność w katalogu, lecz także promocja poprzez potężne media społecznościowe. Poradnik Przedsiębiorcy i Poradnik Pracownika, posiadające łącznie setki tysięcy obserwujących oraz 5 mln unikalnych czytelników miesięcznie.

Reklama wśród przedsiębiorców

Dziesiątki tysięcy przedsiębiorców, którzy są użytkownikami samodzielnych narzędzi wFirma, widzą reklamę biur rachunkowych podczas logowania się do systemu. Zwiększa to szanse na skuteczne pozyskiwanie nowych współprac. W 2023 roku ponad 10 000 firm wybrało księgowych pracujących na systemie wFirma.

Podsumowując, pozyskiwanie klientów to nie tylko konieczność dla rozwoju biur rachunkowych, lecz również kluczowy element zapewniający ich stabilność na rynku. Skuteczna reklama biura rachunkowego pozwala usprawnić wszystkie procesy w swojej firmie oraz zwiększyć szansę na przyciągnięcie uwagi przedsiębiorców poszukujących profesjonalnej obsługi księgowej. To innowacyjne podejście do reklamy może znacząco wpłynąć na sukces biznesowy Twojego biura rachunkowego.