W branży biur rachunkowych rotacja klientów jest dość powszechna. Przyczyny wypowiedzenia umów są różne, a to jak na nie zareagujemy, może być kluczowe w dalszym funkcjonowaniu naszego biura. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czy każde odejście klienta biura rachunkowego to porażka?
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym, czyli ilu klientów, tyle powodów
Powody rozwiązania umów z biurem rachunkowym są różnorodne, ale zazwyczaj skupiają się wokół kwestii finansowych. Pomimo odpowiedniej troski i zapewnienia dodatkowych bezpłatnych usług podniesienie opłat może być interpretowane przez klientów jako przesada, co prowadzi do nieporozumień. W związku z tym kluczowe jest skuteczne informowanie o ewentualnych podwyżkach, aby zminimalizować ryzyko utraty klientów.
Innym czynnikiem przyczyniającym się do rezygnacji klientów z usług biura rachunkowego może być popełnienie błędu lub niedopełnienie ustalonych terminów. W każdym biurze rachunkowym zdarzają się tzw. wypadki przy pracy, które mogą wynikać z braku właściwej komunikacji z klientem. Na przykład kwestia dotycząca zmiany formy opodatkowania, kiedy zarówno klient, jak i księgowa byli przekonani, że to ta druga strona dokona zgłoszenia. Może też nastąpić zwyczajny czeski błąd, kiedy podczas księgowania wydatku wskaże się o jedno zero za dużo. Te sytuacje mogą także wynikać po prostu z ludzkiego przeoczenia, należy pamiętać, że księgowy to również człowiek i ma prawo do pomyłek. Dlatego ważne jest, aby biuro rachunkowe było otwarte na dialog z klientami, aby móc szybko reagować na wszelkie nieprzewidziane sytuacje i zapewnić im wsparcie w rozwiązaniu problemów, zwiększając tym samym ich zaufanie i lojalność.
Klient opuszcza również biuro nie tylko z powodu podwyżek czy jakości usług, lecz także ze względu na nierealne oczekiwania. Niektórzy spodziewają się, że księgowy podejmie za nich każdą decyzję, najlepiej bez ich udziału, a potem obwiniają go za ewentualne problemy, ignorując swoje zobowiązania. Często również klienci oczekują od księgowych doradztwa podatkowego, myśląc, że mogą oni to robić, a odmówienie doradzania wiąże się z brakiem zrozumienia i frustracją z ich strony.
Ponadto brak odpowiedniej komunikacji oraz zrozumienia między biurem a klientem może prowadzić do zakończenia współpracy. Klienci czasem oczekują natychmiastowych odpowiedzi po godzinach pracy, nie zważając na ograniczenia czasowe biura. Problemy z wystawianiem faktur czy brak podstawowej wiedzy z zakresu podatków są również czynnikami utrudniającymi współpracę.
Odejście klienta biura rachunkowego a nasze uczucia
Po odejściu klienta z biura wielokrotnie doświadczamy mieszanych emocji, które mogą zakłócać obiektywne spojrzenie na sytuację. Często traktujemy naszych klientów tak, jakbyśmy mieli z nimi współpracować na stałe, co sprawia, że ich odejście pozostawia w nas uczucie niepokoju. W takich chwilach często zastanawiamy się, co mogliśmy zrobić inaczej i czujemy się niewystarczający, jakbyśmy gdzieś zawiedli samych siebie. Utrzymanie stałej liczby klientów ma ogromne znaczenie dla stabilności biura rachunkowego. W przypadku utraty kilku z nich, zwłaszcza jeśli jest to część naszej stałej bazy, może to prowadzić do konieczności podjęcia trudnych decyzji, takich jak zwolnienie pracownika. Ograniczony rynek na pozyskiwanie nowych klientów sprawia, że utrata nawet kilku z nich może mieć poważne konsekwencje dla funkcjonowania biura.
Warto pamiętać, że każdy reaguje inaczej na odejście klienta. To, że odczuwasz smutek lub frustrację, nie oznacza, że coś jest z Tobą nie tak. Pewne emocje są wówczas naturalne, ale ważne jest, aby nie oceniać siebie czy swojego biura w negatywny sposób.
Jak zapewnić sobie spokojny sen, aby nagłe odejście klienta nie zachwiało bezpieczeństwem naszego biznesu? Tutaj kluczową rolę odgrywa utrzymanie stabilności i ciągłości działania firmy. Duża baza klientów stanowi podstawę, jednak równie istotne jest posiadanie stałego źródła pozyskiwania nowych. Użytkownicy systemu wFirma mogą pozyskiwać nowych klientów z całej Polski, dzięki bezpłatnej możliwości utworzenia wizytówki w ogólnopolskim katalogu biur. Dzięki temu nawet w przypadku utraty niektórych klientów biuro nadal może liczyć na stabilny strumień dochodów
Bardzo ważną kwestią jest również zrozumienie, że nie jesteśmy jedynym biurem, które straciło klienta. Takie sytuacje mają miejsce codziennie w różnych branżach świadczących usługi, nie tylko w dziedzinie księgowości. Zamiast się załamywać, warto spojrzeć na to jako szansę na zdobycie nowych klientów i tym samym poszerzenie doświadczenia zawodowego. Odejście klienta nie definiuje naszej wartości ani sukcesu, a podejście do tego jako do możliwości rozwoju może przynieść pozytywne rezultaty.
Jak mądrze zareagować po otrzymaniu wypowiedzenia umowy od klienta?
Odpowiednie zareagowanie po otrzymaniu wypowiedzenia umowy od klienta jest kluczowe dla utrzymania profesjonalnego podejścia i budowania trwałych relacji biznesowych. W sytuacji, gdy otrzymujesz wypowiedzenie, istnieje kilka mądrych kroków, które możesz podjąć, aby skutecznie wybrnąć z tej sytuacji.
Po pierwsze, zaleca się zachowanie spokoju i zrezygnowanie z wyrażania negatywnych emocji. Unikaj reakcji impulsywnych czy zdenerwowania. Zamiast tego, podziękuj klientowi za przekazanie informacji i wyraź zrozumienie jego decyzji. To ważne, aby klient poczuł, że szanujesz jego wybór, nawet jeśli nie zgadzasz się z nim w 100%. Warto także odłożyć odpisanie na wiadomość na kolejny dzień, kiedy pierwsze emocje opadną, co pozwoli na rozważniejszą i bardziej opanowaną reakcję.
Jeśli klient nie przedstawił konkretnych powodów odejścia wcześniej, teraz możesz poprosić o wyjaśnienie. Zrozumienie przyczyn pozwoli Ci lepiej ocenić sytuację i dostosować swoje działania w przyszłości.
Pamiętaj o pozostawieniu drzwi otwartych do ewentualnej przyszłej współpracy. Wyraź chęć utrzymania kontaktu i oferuj wsparcie w przypadku ewentualnych pytań lub dodatkowych informacji. To może pomóc w zachowaniu pozytywnego wizerunku firmy i zwiększeniu szans na ponowną współpracę w przyszłości.
Ponadto skorzystaj z tej sytuacji jako okazji do samorefleksji i szansy na doskonalenie swoich usług. Analizując przyczyny wypowiedzenia, możesz w przyszłości zapobiegać podobnym przypadkom.
Jak zadbać o utrzymanie stałego klienta?
Nigdy nie mamy 100-procentowej gwarancji, że klient będzie z nami przez cały okres prowadzenia przez niego biznesu, może on tak naprawdę odejść w każdym momencie, z różnych powodów, często niezależnych od biura. Jednak, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną, warto poszerzyć ofertę o dodatkowe udogodnienia, zwłaszcza w dobie dostępności różnorodnych narzędzi.
System wFirma nie tylko zaspokaja potrzeby biur rachunkowych, lecz także dostarcza wartość dodaną dla ich klientów. Biuro rachunkowe wykorzystujące system wFirma może zaoferować dedykowany „panel klienta”, który otwiera nowe możliwości dla współpracy. Klienci uzyskują dostęp do funkcji takich jak:
- przesyłanie faktur z wykorzystaniem technologii OCR,
- wgląd do informacji dotyczących podatków i składek,
- moduł do komunikacji z biurem rachunkowym,
- fakturowanie i CRM
- możliwość prowadzenia gospodarki magazynowej,
- dostęp do ewidencji i archiwum dokumentów.
Współpraca online z klientem w erze KSeF i możliwość integracji z e-bankowością, umożliwiająca automatyczne rozliczanie faktur stanowi istotny krok w przemianie księgowości. Przejście od tradycyjnego modelu rozliczeń po zakończonym miesiącu na rozliczenia na bieżąco przynosi szereg korzyści. Dzięki temu właściciel firmy będzie miał ciągły dostęp do aktualnych informacji dotyczących kondycji przedsiębiorstwa, co pozwoli mu podejmować szybsze decyzje i efektywniej zarządzać finansami. To również podnosi atrakcyjność naszych usług, ponieważ dostarczamy klientom rozwiązania, które odpowiadają na bieżące potrzeby biznesowe i usprawniają codzienną pracę.
Wszystkie te funkcje stanowią dodatkową wartość dla klientów, podnosząc tym samym standard jego obsługi. Inwestowanie w nowoczesne narzędzia, takie jak wFirma dla Biur Rachunkowych, stwarza szansę na budowanie silnej pozycji na rynku poprzez oferowanie kompleksowych i innowacyjnych rozwiązań dla naszych klientów.
Jak efektywnie przyciągnąć nowych klientów?
Istnieje wiele aspektów, o których należy pamiętać podczas pozyskiwania klientów, a kluczowym elementem jest utrzymanie świadomości o istnieniu biura wśród potencjalnych odbiorców. Twoje biuro rachunkowe może być obecne w ich świadomości nawet poprzez umieszczanie logo na postach w mediach społecznościowych.
Aby skutecznie przyciągać nowych klientów, warto wykorzystać możliwości oferowane przez system wFirma, który umożliwia ich bezpłatne pozyskiwanie poprzez umieszczenie wizytówki w ogólnopolskim katalogu biur rachunkowych. Jest on również aktywnie promowany w mediach społecznościowych, które gromadzą razem ponad 500 tys. obserwujących oraz zapewniają milionowe zasięgi. To doskonała szansa na zdobycie nowych współprac z różnych regionów Polski, zwłaszcza w dobie możliwości pracy zdalnej.
Pomyśl sobie, że jest biuro, które się nie promuje, nie zapewnia klientom wartości dodanych w postaci np. systemu do fakturowania czy możliwości bieżącego podglądu stanu finansowego firmy. Tym samym nie pozyskuje nowych klientów, a jak tylko jeden z nich odchodzi, to powstaje problem, jak tę lukę zapełnić. Z drugiej strony jest biuro, które cały czas się rozwija, promuje swoje usługi, zapewnia klientom dodatkowe narzędzia przydatne w prowadzonej działalności, ale także ułatwiające komunikację. Jest różnica, prawda?
Odejście klienta w biurze rachunkowym może często oznaczać perspektywę na rozwój. Dlaczego? Bo każda taka sytuacja może skłonić nas do refleksji nad tym, co możemy ulepszyć. Odejście klienta może zrobić miejsce na kolejnego, który zapewni nam większe finansowanie i możliwe, że także doświadczenie. Może w takiej sytuacji stwierdzisz, że musisz popracować nad promocją, nad zapewnieniem wartości dodanych dla swoich klientów, co tylko stworzy przestrzeń do możliwości Twojego rozwoju. A od czego zacząć? Od wyboru dobrego partnera jak wFirma dla Biur Rachunkowych, z którym rozwiniesz swój biznes.
