Pracując w biurze rachunkowym, można z pewnością niejednokrotnie doświadczyć sytuacji, w której wykonywanie obowiązków przeciąga się do późnych godzin, szczególnie przed 20. dniem każdego miesiąca. Główną przyczyną tego problemu może być sytuacja gdy klient biura rachunkowego spóźnia się z dostarczeniem dokumentów. Jak takie sytuacje mogą negatywnie wpływać na działalność Twojego biura? Jakie są skuteczne rozwiązania, które pomogą zminimalizować ten problem? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule!
Klient biura rachunkowego spóźnia się z dostarczeniem dokumentów – jak wpływa na działalność biura rachunkowego?
Niemal każdy księgowy słyszał od klientów frazę: „Przepraszam, ale w następnym miesiącu dokumenty będą szybciej…”. Takie obietnice często pozostają bez pokrycia, co dezorganizuje pracę całego biura. Opóźnienia w dostarczaniu dokumentów wpływają nie tylko na terminowe rozliczenia, lecz także ograniczają czas na inne istotne zadania, takie jak działania organizacyjne czy promocyjne. W efekcie biuro rachunkowe nie jest w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału i traci na efektywności.
Długotrwałe opóźnienia mogą prowadzić do stresu i przeciążenia pracowników, którzy muszą pracować pod presją, aby zdążyć z terminowymi wyliczeniami podatków. Może to skutkować zwiększoną liczbą błędów i koniecznością późniejszego skorygowania deklaracji, co dodatkowo zabiera cenny czas. Nagromadzenie opóźnień często powoduje wrażenie, że brakuje pracowników do realizacji zadań. Jednak problem ten zwykle nasila się jedynie w okolicach 20. dnia miesiąca. W pozostałe dni biuro może być stosunkowo puste i wolne od trudniejszych zadań, co powoduje nierównomierne obciążenie zespołu.
Opóźnienia w dostarczaniu dokumentów mogą również wpływać na reputację biura rachunkowego. Klienci, którzy nie przestrzegają terminów, mogą obwiniać biuro o zbyt późne informowanie o wysokości zobowiązań skarbowych i wobec ZUS-u. To z kolei może prowadzić do negatywnych opinii i utraty klientów.
Ponadto częste spóźnienia mogą zakłócać harmonogram pracy, wymuszając na pracownikach biura pracę po godzinach lub w weekendy. Taki stan rzeczy nie tylko wpływa na morale zespołu, lecz także zwiększa koszty operacyjne biura rachunkowego, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do obniżenia rentowności.
Wreszcie, ciągłe opóźnienia mogą ograniczać możliwość przyjmowania nowych klientów. Gdy zespół jest nieustannie przeciążony zaległymi zadaniami, nie ma czasu na rozwój i pozyskiwanie nowych kontraktów, co hamuje rozwój firmy.
Jak można temu zapobiec?
Kluczem do rozwiązania tego problemu jest odpowiednia umowa oraz, co najważniejsze, konsekwencja w egzekwowaniu jej postanowień. Oto kilka kroków, które warto podjąć:
Umowa z jasno określonymi terminami
W umowie z klientem powinien znaleźć się zapis o obowiązku dostarczania dokumentów do konkretnego dnia miesiąca (np. do 5. dnia), ponieważ jest to dość bezpieczny termin, aby cały zespół mógł na spokojnie zdążyć wykonać swoją pracę na czas. Warto również zawrzeć klauzulę o karach za opóźnienia. Takie rozwiązanie daje podstawy do egzekwowania terminowości i jasno określa, jakie są oczekiwania wobec klientów.
Dodatkowe opłaty za spóźnienia
Ustalenie dodatkowych należności za opóźnienia w dostarczaniu dokumentów może zadziałać mobilizująco na klientów. Jednakże nawet najlepiej skonstruowana umowa nie zadziała, jeśli biuro rachunkowe nie będzie konsekwentne w jej egzekwowaniu. Dodatkowa pozycja na fakturze za nieterminowe dostarczenie dokumentów może zaskoczyć klientów i zmotywować ich do przestrzegania terminów w przyszłości. Taki krok pokazuje, że biuro ceni swój czas i oczekuje tego samego od klientów.
Narzędzia dla klienta ułatwiające przekazywanie dokumentów
Można zapewnić klientowi wygodę, oferując mu narzędzia do łatwego przekazywania dokumentów do biura. Dzięki specjalnemu systemowi może on przesyłać faktury otrzymane e-mailem lub fotografować papierowe faktury telefonem. Zamiast gromadzić paragony ze stacji paliw, może szybko zrobić zdjęcie i wgrać je do aplikacji, co pozwoli mu od razu zapomnieć o problemie przechowywania dokumentów. Ponadto takie rozwiązania usprawniają procesy administracyjne i pomagają w zachowaniu porządku w dokumentacji, co przyczynia się do większej efektywności i komfortu pracy pomiędzy klientem a biurem.
Automatyzacja przypomnień
Automatyczne przypomnienia do klientów o nadchodzących obowiązkach mogą znacznie poprawić terminowość dostarczania dokumentów. Oszczędza to czas i redukuje stres związany z ręcznym śledzeniem terminów. Dzięki temu biuro może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, a klienci są regularnie informowani o konieczności dostarczenia dokumentów, co minimalizuje ryzyko opóźnień.
Narzędzia wspomagające zarządzanie dokumentacją, czyli pomoc w rozwiązaniu problemu
Obecnie dostępnych jest na rynku wiele systemów księgowo-kadrowych, które oferują szereg narzędzi wspomagających zarządzanie dokumentacją i komunikacją z klientami. Oto kilka korzyści, jakie może przynieść ich użytkowanie:
Elektroniczna wymiana dokumentów
Dzięki możliwości przesyłania dokumentów drogą elektroniczną klienci mogą dostarczać te z nich, które trafiają bezpośrednio do przetworzenia przez OCR i dalej natychmiast do systemu księgowego. Elektroniczna wymiana dokumentów jest wygodna zarówno dla biura, jak i dla klientów, którzy mogą przesyłać je z dowolnego miejsca.
Monitorowanie terminów
Dobry system księgowy dla biur rachunkowych zawiera również moduł do monitoringu różnych terminów, w tym umożliwia śledzenie dat dostarczania dokumentów przez poszczególnych klientów. Pozwala to na szybką reakcję w przypadku opóźnień. Dzięki temu biuro ma pełną kontrolę nad procesem dostarczania dokumentów i może odpowiednio zarządzać pracą.
Egzekwowanie kar i opłat
System może również w prosty sposób umożliwić naliczanie kar za nieterminowe dostarczenie dokumentów i dodawanie ich do faktur za usługi księgowe dla wielu klientów jednocześnie. Dzięki temu biuro może konsekwentnie egzekwować swoje zasady i utrzymywać porządek w dokumentacji.
Jak maluje się przyszłość?
Wprowadzenie w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur wyeliminuje potrzebę fizycznego dostarczania dokumentów, co z kolei niemalże całkiem zlikwiduje problem opóźnień w przekazywaniu ich do biura rachunkowego.
Dzięki KSeF faktury zostaną automatycznie pobrane do systemu księgowego, wstępnie zaksięgowane i pozostawione do weryfikacji. Taka bezpośrednia integracja pomiędzy KSeF a systemem księgowym przyspieszy cały proces wprowadzania dokumentów, eliminując czasochłonne procedury związane z manualną pracą.
Podsumowując, spóźnianie się klientów z dostarczaniem dokumentów to problem, który może poważnie zaburzyć funkcjonowanie biura rachunkowego. Kluczem do jego rozwiązania jest odpowiednia umowa, konsekwencja w jej egzekwowaniu oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak system wFirma dla Biur Rachunkowych. Dzięki automatyzacji przypomnień, elektronicznej wymianie dokumentów i monitorowaniu terminów, możliwe jest znaczne zwiększenie efektywności pracy biura oraz zminimalizowanie ryzyka opóźnień ze strony klientów. Warto wypróbować te rozwiązania, aby móc skupić się na rozwoju i promocji swojego biura rachunkowego zamiast na ciągłym ściganiu klientów o dokumenty.
