Pracownik biura rachunkowego – jakie kompetencje powinien mieć specjalista ds. księgowości?

Praca w biurze rachunkowym wymaga nie tylko solidnej wiedzy z zakresu rachunkowości i podatków, lecz także szeregu innych pobocznych umiejętności, które pozwalają na efektywną i profesjonalną obsługę klientów. Jakie kompetencje powinien mieć pracownik biura rachunkowego? Na co zwrócić uwagę przy zatrudnieniu, aby okazał się on pomocą i wsparciem lub dobrą inwestycją na przyszłość?

Merytoryka i doświadczenie zawodowe

Merytoryka, czyli bazowa wiedza i kompetencje w danej dziedzinie, pozwala na skuteczne prowadzenie księgowości oraz podejmowanie właściwych decyzji. Doświadczenie zawodowe natomiast daje praktyczne umiejętności, które nie zawsze można zdobyć jedynie podczas zgłębiania teorii. Należy jednak pamiętać, że każdy kiedyś zaczynał swoją ścieżkę kariery i nie od razu będzie wybitnym specjalistą w dziedzinie podatków i księgowości. Warto podczas rekrutacji zwrócić także uwagę na młodszych pracowników, którzy mimo mniejszego stażu pracy mogą okazać się ambitni i chętni do szybkiego zgłębiania wiedzy.

Znajomość przepisów podatkowych i księgowych

Jakkolwiek nie zaczynałoby się drogi w kierunku pracy w księgowości, bardzo ważne w tym zawodzie jest posiadanie wykształcenia i wiedzy, którą nieustannie należy aktualizować ze względu na zmieniające się prawo podatkowe. Obecnie zawód ten może być wykonywany przez każdego i nie jest wymagane posiadanie certyfikatu księgowego czy nawet ukończenie studiów związanych tematycznie z branżą. Warto jednak zaznaczyć, że wykształcenie w kierunku np. rachunkowości i finansów w CV kandydata może być podstawą, by sądzić, że ma on elementarną wiedzę. Kluczowe także jest, aby nie tylko znał on zasady rachunkowości, lecz także potrafił praktyczne je zastosować w codziennej pracy. 

Właśnie dlatego warto zwrócić uwagę na wykształcenie oraz przebyte kursy kandydata, a także podczas rozmowy kwalifikacyjnej zadać kilka merytorycznych pytań. Jeśli jest to osoba z doświadczeniem zawodowym, można zweryfikować, jaka jest jej znajomość tematów podatkowych, np. rozliczeń transakcji zagranicznych: importu usług, WDT, eksportu towarów czy rozliczeń w ramach VAT OSS. Co więcej, warto dowiedzieć się, jakie konkretnie obowiązki wykonywał wcześniej rekrutowany (o ile pracował już czynnie) – czy prowadził księgi handlowe, czy może miał do czynienia jedynie z uproszczoną księgowością. Przy tym należy pamiętać, że faktyczna wiedza i umiejętności pracownika mogą być w pełni zweryfikowane dopiero podczas okresu próbnego, po obserwacji codziennej pracy.

Stałe doskonalenie zawodowe

Co najważniejsze, pracownik biura rachunkowego musi być na bieżąco z przepisami prawa podatkowego. Regularna aktualizacja wiedzy jest niezbędna, ponieważ przepisy w tym aspekcie często ulegają zmianom. W zawód ten wpisana jest nieustanna konieczność nauki i udziału w kursach czy szkoleniach. Nie chodzi tutaj tylko o poszerzanie wiedzy, lecz także o notoryczne weryfikowanie jej aktualności. Pracownik powinien wyrażać chęć udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje oraz poszerzania wiedzy poprzez czytanie publikacji branżowych. Na rozmowie kwalifikacyjnej dobrze zatem zapytać, w jaki sposób kandydat do tej pory nabywał wiedzę i zbadać, czy ma w sobie zapał do stałego rozwoju.

Obsługa nowoczesnych narzędzi i technologii

Znajomość oprogramowania księgowego oraz narzędzi do zarządzania dokumentacją jest dodatkowym atutem kandydata. Dokładniej mowa tutaj o znajomości konkretnych systemów księgowych i kadrowych, zwłaszcza tych najpopularniejszych na rynku dostawców rozwiązań technologicznych. Pracownik powinien biegle korzystać z elektronicznych systemów, również tych online’owych, które coraz częściej zastępują tradycyjne, instalowane programy. Warto także zapytać potencjalnego kandydata, czy zna on system, z którego aktualnie korzysta biuro – wtedy wdrożenie go będzie o wiele sprawniejsze i bardziej komfortowe dla reszty pracowników.

Jakie kompetencje miękkie powinien posiadać pracownik biura rachunkowego?

Warto pamiętać, że nie tylko kompetencje twarde i wiedza merytoryczna mają znaczenie, ponieważ jeśli pracownik jest ambitny i ma w sobie chęć rozwoju, to w każdej chwili będzie mógł uzupełnić i poszerzyć posiadaną wiedzę. Właśnie dlatego warto zwrócić uwagę na pewne kompetencje miękkie, które niekiedy nie jest tak prosto nabyć z dnia na dzień, jeśli się ich nie posiada. Nie możemy więc wymagać, że kandydat, który na rozmowie kwalifikacyjnej zachowywał się chaotycznie, stanie się pracownikiem ułożonym i starannym już pierwszego dnia po objęciu stanowiska.

Skrupulatność i dokładność

Często podkreślane cechy dobrego księgowego to właśnie dokładność i skrupulatność w wykonywaniu działań. Są one tak istotne w księgowości, ponieważ przez drobne przeoczenie czy nieuwagę popełnia się błąd, który może kosztować właściciela biura sporo nieprzyjemności, w tym również finansowych. Przykładowo, niewłaściwie zaksięgowana faktura kosztowa z jednym zerem za dużo może prowadzić do błędów w deklaracjach podatkowych. To z kolei może skutkować nałożeniem kar finansowych przez organy podatkowe, co w większości przypadków wiąże się z roszczeniami ze strony klienta. 

Ważne jest, aby oprócz skrupulatności pracownik skupiał się także na weryfikacji swoich działań lub potrafił poprosić o pomoc współpracowników przy trudniejszych zdarzeniach gospodarczych, które wymagają wspólnej analizy.

Komunikatywność i otwartość

Efektywna komunikacja z klientami jest kluczowa do budowania opartych na zaufaniu i współpracy, długotrwałych relacji biznesowych, które są tak ważne w branżach związanych z finansami. Pracownik biura rachunkowego musi umieć wyjaśniać skomplikowane kwestie podatkowe w przystępny sposób, zarówno pisemnie, jak i ustnie. Jest to szczególnie istotna zaleta wykorzystywana we współpracy z tymi klientami, którzy nie rozumieją nawet podstawowych zasad księgowości. Takie informacje często są przekazywane przy zmianach w przepisach, które bezpośrednio dotyczą danego klienta.

Ponadto pracownik powinien umieć rozmawiać z klientami w taki sposób, aby nie tworzyć długich ciągów korespondencyjnych czy prowadzić godzinnych rozmów telefonicznych, ale odpowiadać na pytania rzeczowo i zwięźle.

Zdolność pracownika do budowania i utrzymywania pozytywnych relacji z klientami zwiększa ich zadowolenie i lojalność wobec wybranego biura rachunkowego. Warto jednak przy tym pamiętać, żeby uczulić swoich pracowników, aby nie zapominali o asertywności i będąc jednocześnie uprzejmym dla klienta, potrafili stawiać granice, w tym również nie wykonywali dodatkowej pracy za darmo, tylko odpowiednią ją wyceniali.

Zarządzanie czasem i organizacja pracy

Umiejętność efektywnego zarządzania czasem i priorytetyzacji zadań jest niezbędna w pracy księgowego. Skuteczna organizacja pozwala na terminowe wykonywanie obowiązków, co jest szczególnie ważne w okresach rozliczeń podatkowych. Radzenie sobie ze stresem i presją czasu to kluczowe kompetencje w dynamicznym środowisku pracy.

Ponadto bardzo pożądaną cechą u pracowników, na którą nie każdy szef zwraca uwagę, jest umiejętność zauważania niesprawnych procesów i zgłaszania pomysłów na wdrożenie usprawnień małymi krokami, bez gwałtownych rewolucji. Pracownicy mogą spostrzec, że dany, utarty proces nie działa w pełni efektywnie, a można to zmienić i tym samym zyskać więcej czasu lub uprościć pracę. Dotyczy to nie tylko starszych, doświadczonych księgowych na wyższych stanowiskach, lecz także młodszych, którzy przychodzą do pracy ze „świeżym umysłem” i bez utartych przyzwyczajeń.

Jak przeprowadzić rekrutację w biurze rachunkowym – 10 pytań do kandydata

Poniżej przedstawiamy listę 10 pytań, które warto zadać podczas rozmowy rekrutacyjnej z kandydatem na pracownika w biurze rachunkowym. Należy je odpowiednio dostosować w zależności od stanowiska i aktualnych potrzeb biura, jednak warto mieć je na uwadze, ponieważ mogą pomóc w poznaniu danego kandydata.

1. Jakie masz doświadczenie w pracy na stanowisku księgowego?
• Opowiedz o swoim dotychczasowym doświadczeniu zawodowym, szczególnie w kontekście zadań księgowych, które wykonywałeś(-aś).
2. Jakie programy księgowe znasz i z których korzystałeś?
• Wymień konkretne programy i narzędzia księgowe, które znasz i opowiedz, co w nich ceniłeś(-aś) oraz jak usprawniały twoją codzienną pracę.
3. Jak śledzisz zmiany w przepisach podatkowych oraz księgowych?
• Opowiedz, w jaki sposób jesteś na bieżąco z przepisami podatkowymi oraz księgowymi, czy posiadasz jakieś istotne kursy lub szkolenia w tym obszarze.
4. Czy miałeś(-aś) do czynienia z księgą handlową / rozliczeniami kadrowymi lub płacowymi? Jeśli tak, to w jakim zakresie?
• Opisz swoje doświadczenie w pracy z firmami, jakie konkretnie obowiązki wypełniałeś(-aś).
5. Opisz sytuację, w której musiałeś(-aś) rozwiązać skomplikowany problem księgowy.
• Podaj konkretne przykłady wyzwań księgowych, z którymi się zetknąłeś(-aś), i jak je rozwiązałeś(-aś).
6. Jakie znasz metody optymalizacji procesów księgowych i jak je wykorzystywałeś(-aś) w swojej pracy?
• Opisz, czy sam wymyśliłeś(-aś) i w jaki sposób wdrożyłeś(-aś) jakieś usprawnienie dotyczące optymalizacji pracy księgowej.
7. Jak radzisz sobie z pracą pod presją czasu i w sytuacjach, gdy terminy są bardzo napięte?
• Opisz swoje strategie zarządzania organizacją pracy w sytuacjach wymagających szybkiego działania.
8. Jak uważasz, jakie cechy i umiejętności są potrzebne w pracy w biurze rachunkowym?
• Wymień cechy charakteru i kompetencje, które wydają ci się przydatne w pracy oraz opowiedz, które z nich posiadasz.
9. Czy masz doświadczenie w zarządzaniu zespołem księgowym? Jeśli tak, to w jaki sposób?
• Opowiedz o zaletach i wyzwaniach, które towarzyszą pracy zespołowej oraz o stylu zarządzania, który preferujesz.
10. W jakim kierunku chcesz się rozwijać i kontynuować pracę?
• Wyjaśnij, czy są jakieś obszary księgowości i podatków, które są ci jeszcze nieznane, ale chciałbyś(-abyś) rozwijać je na przyszłym stanowisku.

Czy warto szukać kandydata „idealnego”?

Odpowiedni pracownik biura rachunkowego jest na wagę złota. Jeśli zatrudniamy osobę bez większego doświadczenia, na początku musimy liczyć się z tym, że będzie dla nas bardziej obciążeniem niż pomocą. Jego praca będzie wymagać ciągłej kontroli i sprawdzania, co dodatkowo zabierze czas współpracownikom lub niekiedy nawet szefowi. W takiej sytuacji należy uzbroić się w cierpliwość, bo taki pracownik będzie (i powinien!) zadawać dużo pytań. Jeśli jest to osoba, która szybko się uczy, to wkrótce zauważymy, że nie popełnia dwa razy tych samych błędów, ani nie zadaje trzy razy tych samych pytań. Właśnie dlatego oprócz wykształcenia i doświadczenia, warto zwrócić uwagę na zestaw cech i umiejętności, które powinien posiadać pracownik: czy jest on zaangażowany i chętny do pracy oraz czy świat księgowości go po prostu interesuje.

Jeśli podczas okresu próbnego widzimy zatem, że pracownik uczy się na własnych błędach i wyciąga wnioski z tego, co zrobił, a także jest chętny do podejmowania nowych wyzwań, to dobry znak dla szefa biura, że taki pracownik będzie dużą wartością dla biura rachunkowego. Końcowo warto też zwrócić uwagę na postawę danej osoby – czy jest chętna do współpracy z zespołem i odnosi się do innych z szacunkiem. Bez wspólnych wartości nawet najlepszy orzeł, jaki do nas trafi, za chwilę wyfrunie sam lub zostanie wyrzucony z gniazda. Podczas poszukiwania osoby na stanowisko specjalisty ds. księgowości warto pamiętać, że dobrze zgrana i wyszkolona kadra pracownicza gwarantuje dużą konkurencyjność biura rachunkowego na rynku oraz możliwość pozyskania nowych klientów i rozwijania swojego biznesu.