W biznesie na porządku dziennym jest zarówno zawieranie umów z nowymi klientami czy kontrahentami, jak i wypowiadanie czy rozwiązywanie takich kontraktów. Mimo że umowa o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwagi na swój charakter wymaga daleko idącego wzajemnego zaufania stron oraz wysokiego profesjonalizmu ze strony biura rachunkowego, również w tym wypadku któraś ze stron może uznać, że nie interesuje jej dalsza współpraca. Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym może nastąpić na wiele sposobów. Umowa może zakończyć się wraz ze wskazanym w niej terminem. Może zostać wypowiedziana przez stronę z zachowaniem terminu wypowiedzenia lub zerwana w trybie natychmiastowym. Może w końcu zostać rozwiązana przed czasem, na jaki została zawarta za porozumieniem stron. Ten ostatni sposób uznawany jest za najbardziej ugodowy, ponieważ następuje on w wyniku polubownego załatwienia sprawy. Strony muszą w pierwszej kolejności porozumieć się co do wszystkich spornych kwestii, by następnie rozwiązać umowę.
Pobierz darmowy wzór rozwiązania umowy z biurem rachunkowym w formacie PDF lub DOCX!
Kiedy może nastąpić rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym?
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym za porozumieniem stron może nastąpić w dowolnym momencie. Warunkiem jest zgoda wyrażona przez obie strony. Stąd też rozwiązanie umowy najczęściej poprzedzają rozmowy stron, których rezultatem jest porozumienie o zakończeniu współpracy. Z racji tego, że prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z przechowywaniem wielu dokumentów klienta przez biuro, zakończenie współpracy tworzy szereg obowiązków zarówno po stronie podatnika, jak i samego biura. Jak powinno wyglądać rozwiązanie umowy za porozumieniem oraz jakie są skutki zakończenia współpracy? O tym wszystkim w niniejszym artykule.
Charakter umowy o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych
Umowa zawarta z biurem rachunkowym w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rodzajem umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kc stosuje się przepisy o umowie zleceniu. Nie jest to zatem w żadnym wypadku umowa o pracę. Nie występuje tu podporządkowanie zleceniobiorcy wobec zleceniodawcy co do czasu i miejsca wykonywania powierzonych czynności. Zleceniobiorca sam decyduje, kiedy, gdzie i w jaki sposób wykona powierzone mu zadanie, z tym że umowa w pewien sposób może zawierać zapisy wskazujące na sposób jej wykonania. Oczywiście w przypadku usług księgowych duże znaczenie mają także terminy ustawowe, np. te związane z obowiązkiem rozliczenia podatku czy złożenia deklaracji podatkowych.
W przypadku „zatrudnienia” na podstawie umowy o świadczenie usług wynagrodzenie co do zasady jest wypłacane po wykonaniu konkretnego zlecenia, jednakże przy umowach zawieranych na dłużej nie ma przeszkód, aby rozliczenia były systematyczne, np. miesięczne. Po wykonaniu zlecenia wynagrodzenie przysługuje w pełnej wysokości, niezależnie od tego, ile czasu zleceniobiorca na nie poświęcił, np. czy był na zwolnieniu lekarskim, czy też nie. Można je obniżyć wyłącznie w sytuacji, gdy przedmiot zlecenia nie został wykonany w całości.
Należy pamiętać, że ten rodzaj umowy wskazuje na świadczenie usług w sposób ciągły i zarobkowy. Stąd zleceniobiorca jest zobligowany zarejestrować działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg. Do tego dochodzi także obowiązek zawarcia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością.
Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych?
W prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody kształtowania umów. Strony mogą samodzielnie kreować obowiązujący ich związek prawny, ustalać wynagrodzenie, termin wykonywania określonych prac czy terminy wypowiedzenia kontraktu. Mimo to jest kilka elementów, które umowa o świadczenie usług księgowych powinna posiadać.
W umowie o świadczenie usług księgowych powinny zostać zawarte co najmniej poniższe dane:
- data i miejsce sporządzenia umowy
- strony umowy w sposób pozwalający je jednoznacznie zidentyfikować – będą to imiona i nazwiska, nazwy firm, NIP, KRS, adresy zamieszkania lub siedziby,
- zakres świadczonych usług – jest to m.in.:
- prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych,
- sporządzanie deklaracji podatkowych,
- sporządzanie deklaracji ZUS,
- reprezentacja przed urzędami,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- prowadzenie ewidencji i administracji wynagrodzeń pracowników,
- udzielanie porad w zakresie kompetencji zleceniobiorcy,
- zakres współpracy stron umowy – zapisy umowne powinny określać, jakie dokumenty, w jakich terminach powinny być przekazywane między stronami,
- czas trwania umowy,
- możliwość wypowiedzenia umowy oraz okresy wypowiedzenia,
- zobowiązanie biura rachunkowego do zachowania tajemnicy informacji przekazanej od klienta,
- wynagrodzenie biura rachunkowego, ze sprecyzowaniem, czy mamy do czynienia z kwotami netto (bez VAT), czy brutto (z VAT) oraz z określeniem terminu i sposobu zapłaty wynagrodzenia,
- podpisy stron umowy.
Do umowy powinien zostać dołączony również odpis dokumentu potwierdzającego uprawnienia biura rachunkowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 76a ustawy o rachunkowości.
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym
Jeżeli któraś ze stron chce zerwać umowę, musi w tym celu złożyć na ręce drugiej strony oświadczenie o chęci jej wypowiedzenia. Co do zasady umowa zlecenie może zostać wypowiedziana w każdym momencie przez każdą ze stron, jednakże w wielu wypadkach takie działanie będzie wiązało się z obowiązkiem zapłaty całości umówionego wynagrodzenia albo wypłacenia odszkodowania. Stąd też strony zazwyczaj decydują się na zawarcie w umowie zapisu regulującego możliwość zerwania kontraktu. W tym celu wskazuje się konkretne okresy wypowiedzenia oraz kary za ich nieprzestrzeganie. Najczęściej zakłada się miesięczny, dwumiesięczny lub trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Praktykowane jest wypowiadanie umów o prowadzenie usług księgowych pod koniec okresu rozliczeniowego.
Istnieją jednak sytuacje, gdy strona chcąca zakończyć współpracę nie może albo nie chce czekać na upływ terminu wypowiedzenia. W takim wypadku najrozsądniej jest zawrzeć ugodę o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron. Wówczas to strony zgodnie ustalają, na jakich zasadach kontrakt się zakończy.
W porozumieniu strony mogą ustalić sposób rozliczenia wynagrodzenia oraz termin rozwiązania umowy. Co istotne, z uwagi na to, że zgoda jest obustronna, takie rozwiązanie nie wymaga żadnego uzasadnienia. Wystarczy, że pod oświadczeniem znajdą się zgody (podpisy) obu stron.
Nie ma także rygorystycznych przepisów dotyczących formy zakończenia współpracy. Można to zrobić ustnie, pisemnie czy w formie dokumentowej. Zaleca się jednak formę co najmniej dokumentową, tak aby w razie sporu sądowego strony dysponowały dowodami.
Czy rozwiązanie umowy kończy kontakty stron?
Samo rozwiązanie umowy nie stanowi jeszcze o ustaniu wszystkich obowiązków stron. Po zakończeniu świadczenia usług księgowych biuro rachunkowe jest zobligowane do zwrócenia klientowi jego dokumentów księgowych. Chodzi o oryginały (nie skany czy kserokopie) faktur, umów, rachunków, potwierdzeń zapłaty należności czy wyciągów bankowych.
Oprócz oryginałów dokumentów biuro rachunkowe powinno wydać klientowi także:
- deklaracje podatkowe,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- ewidencję faktur,
- ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencję wyposażenia,
- rejestry VAT,
- księgi podatkowe,
- dokumentację kadrową i płacową,
- ewidencję przebiegu pojazdów.
Przekazanie dokumentacji powinno zostać stwierdzone za pomocą protokołu odbioru na piśmie. W sytuacji, gdy klient uzna, że wydana dokumentacja jest niekompletna, może złożyć pisemne wezwanie do uzupełnienia braków.
Co z pełnomocnictwami?
Aby ułatwić pracę biurom rachunkowym, te zazwyczaj wymagają, aby klient wystawił im pełnomocnictwa do działania w jego imieniu. Pełnomocnictwa te z reguły są bezterminowe. Toteż po zakończonej współpracy klient powinien wypowiedzieć wszelkie pełnomocnictwa. Wypowiedzenie pełnomocnictwa skarbowego składa się w urzędzie skarbowym na formularzu OPL-1. Wszelkie inne pełnomocnictwa powinny być odwołane w zwykłej formie pisemnej.
Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej również do zmiany
Należy pamiętać, że ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymaga, aby przedsiębiorcy zawiadamiali urząd skarbowy o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. W przypadku zmiany biura rachunkowego przedsiębiorca zostaje obowiązany do poinformowania organu o nowym miejscu przechowywania dokumentów.
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym za porozumieniem stron – podsumowanie
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym za porozumieniem stron jest ugodową formą zakończenia współpracy. Strony w sposób polubowny realizują wszystkie zaległe świadczenia, zwracają sobie nawzajem dokumenty, wypowiadają pełnomocnictwa i żegnają się w zgodzie. Sporządzenie omawianego rodzaju pisma nie jest nazbyt skomplikowane, ważne jest, aby zawierało dokładne określenie stron, wspólne oświadczenie o chęci rozwiązania umowy oraz ustalenie daty jej rozwiązania. Pod oświadczeniem powinny znaleźć się podpisy obu kontrahentów.
