Poradnik Przedsiębiorcy

Nowe technologie w księgowości o których warto wiedzieć!

Funkcjonowanie biur rachunkowych daje mikro- i małym przedsiębiorcom dostęp do profesjonalnych usług w przystępnej cenie. Z kolei właściciele biur rachunkowych coraz częściej stawiają na nowe technologie, dzięki czemu mogą zaprezentować się klientom jako firmy podążające za aktualnymi trendami i oferujące dodatkowe usługi. Jak dzięki nowym technologiom zmienia się praca księgowego? Sprawdzamy, jakie nowe technologie w księgowości usprawniają codzienną pracę!

Czy nowe technologie w księgowości są potrzebne?

Nowe technologie mają coraz większe znaczenie w obsłudze księgowej. Już dziś wiele biur rachunkowych korzysta z programów wspomagających codzienne zadania księgowego. Ma to również związek z postępującą digitalizacją dokumentów rozliczeniowych realizowaną przez Ministerstwo Finansów. Wspomnieć wystarczy o Jednolitym Pliku Kontrolnym przekazywanym drogą elektroniczną czy Krajowym Systemie e-Faktur (systemie służącym do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych), który ma zacząć działać od stycznia 2022 r. i docelowo ma być obowiązkowy. W rezultacie nowe technologie powodują, że zmienia się także praca księgowego.

Księgowi zatrudnieni w biurach rachunkowych mają coraz więcej czasu na pracę merytoryczną i podnoszenie jakości obsługi klienta. Wykorzystując dedykowane oprogramowanie, nie tracą czasu na sumowanie kolumn, sprawdzanie poprawności numerów NIP czy ręczne przepisywanie danych z faktur. Księgowi coraz częściej kontrolują poprawność rozliczeń, koncentrują się na bieżącym monitorowaniu sytuacji w firmie czy pomagają swoim klientom w dostosowaniu się do nowych warunków gospodarczych.

Jak wynika z raportu „Gotowi na zmiany. Technologie podatkowe w firmach działających w Polsce” przygotowanego przez KPMG, nowe technologie mogą kompleksowo pomóc w pracy działu podatkowego. Respondenci wskazywali, że dedykowane branży rachunkowej rozwiązania technologiczne pozwalają na:

  •  Usprawnienie procesu raportowania – 91 proc.

  •  Zmniejszenie liczby błędów ludzkich – 87 proc.

  •  Zmniejszenie zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności – 79 proc.

  •  Redukcję ogólnych kosztów funkcjonowania działu – 64 proc.

Według firmy doradczej Ernst & Young automatyzacja pozwala uwolnić do 50 proc. zasobów ludzkich w organizacji. Jednocześnie zespół w dotychczasowym składzie może sprawniej i lepiej wykonywać powierzone mu zadania. Dla klientów biur rachunkowych oznacza to szybszy dostęp do informacji, przy czym mowa tu nie tylko o wysokości podatków, ale również danych, na podstawie których można podejmować kolejne decyzje biznesowe.

Nowe technologie w księgowości – robotyzacja, blockchain i cloud computing

Jakie trendy są zauważalne w branży rachunkowej, gdy mowa o nowych technologiach? Wskazać można trzy obszary, na których widoczne są zmiany. Na pracę biur rachunkowych i zatrudnionych w nich pracowników merytorycznych wpływ mają robotyzacja, blockchain i cloud computing.

Robotyzacja w biurze rachunkowym

Do głównych zalet robotów – a precyzując algorytmów – zalicza się jednoczesna dokładność i wydajność, jakiej nie mógłby osiągnąć pracownik. Dzięki ich wykorzystaniu możliwe jest m.in.:

  •  Zautomatyzowanie najbardziej powtarzalnych zadań, np. przenoszenia i weryfikacji danych czy generowania raportów. Wygenerowanie raportu z wykorzystaniem różnych zmiennych zajmuje jedynie chwilę – wystarczy jedynie zdefiniować rodzaje danych.

  •  Wychwytywanie transakcji lub przepływów nieprawidłowych czy takich, które mogą być ryzykowne z podatkowego punktu widzenia. To z kolei pozwala na szybką reakcję i podjęcie działań zaradczych.

Robotyzacja w biurze rachunkowym nie obejmuje jedynie działu podatkowego – z tego rodzaju rozwiązań korzystają także działy zajmujące się obsługą kadrowo-płacową. Algorytmy są wykorzystywane m.in. do generowania raportów kadrowych czy zaświadczeń dla pracowników. O te drugie pracownicy często mogą wnioskować online.

Blockchain w biurze rachunkowym

Nowszym trendem w biurach rachunkowych jest wykorzystywanie blockchaina. Aktualnie dotyczy to jednak wyłącznie największych firm specjalizujących się w obsłudze podatkowej, które już od dłuższego czasu inwestują w tę technologię. Skąd zainteresowanie blockchainem?

Atutem blockchaina, który służy zarówno do przechowywania, jak i przesyłania informacji o transakcjach, jest bezpieczeństwo. Rozproszony rejestr jest tak skonstruowany, że uniemożliwia ingerencję w przesyłane dane – ich modyfikowanie czy usuwanie wybranych elementów jest niemożliwe. Z punktu widzenia branży to właśnie odporność na manipulowanie danymi jest kluczowa.

Mimo że aktualnie technologia blockchain nie jest w pełni wykorzystywana w branży rachunkowej, to trudno nie dostrzec jej potencjału. Jej wykorzystanie pozwala zabezpieczyć dane i bezpiecznie przesłać je w formie elektronicznej. Może to być kolejnym krokiem do wyeliminowania papierowych dokumentów z obiegu w biurach rachunkowych.

Cloud computing w biurze rachunkowym

W wielu biurach rachunkowych już dziś korzysta się z cloud computingu, czyli rozwiązań w chmurze. Na czym to polega? Zarówno pracownicy biura rachunkowego opiekujący się danym klientem, jak i sam klient (lub wskazani przez niego pracownicy) mają dostęp do oprogramowania księgowego za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Wystarczy login i hasło, aby dokonywać operacji księgowych czy sprawdzić wysokość podatków do zapłaty.

Cloud computing sprawia, że biuro rachunkowe może być postrzegane jako innowacyjne. Z drugiej strony to rozwiązanie ma szereg zalet, czyli m.in.:

  •  Dostęp do danych w każdym momencie. Wystarczy tylko urządzenie, które jest połączone z internetem.

  •  Bezpieczeństwo przechowywanych danych. Dostawcy tych rozwiązań oferują zabezpieczenia, z których korzystają także banki.

Zaletą cloud computing jest też sprawny dostęp do danych. Nie jest konieczne np. wysyłanie wiadomości e-mail do każdego klienta z informacją o wysokości podatku. Dostawcy oprogramowania dbają również o to, aby było ono zgodne z aktualnym stanem prawnym.

Jakie są główne zalety i przeszkody we wdrażaniu nowych technologii?

Transformacja cyfrowa w biurach rachunkowych nie zawsze odbywa się sprawnie, mimo że nowe technologie w księgowości mają wiele zalet. Mowa tu nie tylko o usprawnieniu pracy, ale także zwiększeniu konkurencyjności. Mikro- i małe firmy z reguły mają ograniczone możliwości finansowe, muszą zatem budować swoją przewagę na rynku, wykorzystując inne obszary. Możliwość otrzymywania dodatkowych informacji z biura rachunkowego, które pomogą w podejmowaniu decyzji biznesowych, może być jednym z czynników uwzględnianych przy wyborze partnera.

Jakie przeszkody są najczęściej spotykane podczas wdrażania nowych technologii w biurze rachunkowym? Listę takich barier zamieściła w raporcie „Robot w służbie księgowości. Roboty nie odbiorą pracy księgowemu, ale ją zmienią” firma Ernst & Young. Respondenci biorący udział w badaniu jako przeszkody we wdrażaniu nowych technologii wskazywali:

  •  Brak budżetu – 38 proc.

  •  Brak informacji o istniejących rozwiązaniach – 34 proc.

  •  Konieczność zmiany procesu księgowego – 24 proc.

  •  Obostrzenia korporacyjne – 23 proc.

  •  Brak odpowiednich rozwiązań – 22 proc.

Na dalszym miejscu znalazła się niechęć pracowników i postrzeganie przez nich nowych technologii w kategorii konkurencji, która zabierze im pracę (16 proc.). Zmiany w biurach rachunkowych wymagają zmodyfikowania dotychczasowego podejścia do zadań księgowego. Rolą właścicieli firm jest odpowiednie zaprezentowanie algorytmów – wskazanie, że ich wdrożenie nie jest pierwszym krokiem do likwidacji stanowiska pracy, ale do zautomatyzowania najbardziej żmudnych czynności.

Mimo że cyfrowa transformacja w biurach rachunkowych jest procesem długotrwałym i wymaga otworzenia się na zmiany, to w perspektywie oznacza oszczędność czasu, środków oraz możliwość obsłużenia większej liczby klientów, bez uszczerbku dla jakości usług. Wszystko to przemawia za tym, że warto postawić na nowoczesne oprogramowanie tworzone z myślą o tej branży.