Pod koniec roku wielu właścicieli biur rachunkowych i księgowych zaczyna rozważać zmianę systemu księgowego. Każda istotna zmiana w przepisach księgowo-podatkowych wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawców oprogramowania, co weryfikuje, które z nich są w stanie szybko i skutecznie wprowadzać niezbędne aktualizacje. W obliczu nadchodzącej pozytywnej rewolucji, jaką stanowi KSeF, warto przeanalizować rynek oprogramowania księgowego i wybrać system, który stanie się naszym sprzymierzeńcem – umożliwiającym automatyzację i usprawnienie pracy. Przeczytaj artykuł i sprawdź, kiedy zmiana systemu księgowego będzie koniecznością.
Kiedy powinniśmy wiedzieć, że to czas na zmiany?
Zarówno doświadczeni księgowi, jak i właściciele biur rachunkowych z krótszym stażem często zmagają się z obawami przed zmianą systemu księgowego. Przede wszystkim naturą ludzką jest niechęć do zmian. Inna kwestia to strach przed nieznanym, który jest zrozumiały — nowy system może okazać się zbyt trudny do opanowania, nie spełniać wymagań biura, a sam proces wdrożenia może wydawać się czasochłonny i skomplikowany. Wielu księgowych obawia się także, że nietrafiona zmiana systemu będzie kosztowna.
Jednak trwanie przy starym, nieefektywnym narzędziu również wiąże się z ryzykiem. Codzienna praca z systemem, który nie ułatwia zadań, a wręcz je komplikuje, może prowadzić do frustracji, obniżenia jakości obsługi klientów i strat czasowych. Jeśli codzienność staje się coraz bardziej męcząca, a system wywołuje nie tylko stres, lecz także opóźnienia w pracy, to najwyższy czas, aby zastanowić się nad zmianą.
Istnieją również sytuacje „krytyczne”, które zdecydowanie powinny skłonić nas do rozważenia zmiany obecnego systemu, zwłaszcza gdy zauważymy pewne sygnały ostrzegawcze:
- system nie nadąża za zmianami w przepisach – nie są one implementowane na czas, np. aktualizacja oprogramowania wydawana jest przez producenta tuż przed terminem wysyłki JPK_V7 i tym samym do ostatniej chwili musimy czekać z wysyłką deklaracji. W najbardziej skrajnych przypadkach, jeśli i tak trzeba wspomagać się zewnętrznymi aplikacjami, aby móc zrealizować niektóre z obowiązków, to znak, że obecny system nie spełnia standardów;
- system nie wspiera codziennych działań – brakuje możliwości łatwego i samodzielnego ustawienia schematów księgowych, w tym tych dotyczących sprawozdań finansowych, co wymaga zaangażowania specjalistów i jest czasochłonne. Każdy zapis na wyciągu bankowym wymaga zamknięcia wcześniejszych wyciągów, gdy nie można księgować ich indywidualnie. Jeśli wydatki związane z pojazdami nie są automatycznie księgowane i przypisywane do konkretnego pojazdu, ich odnalezienie staje się utrudnione. Brakuje opcji eksportu płatności bezpośrednio do banku – zarówno zbiorczo, jak i indywidualnie. Tego typu przykłady powodują dodatkowe, czasochłonne kroki. Ograniczenia sprawiają, że praca staje się mniej intuicyjna i efektywna;
- oprogramowanie nie rozwija się według potrzeb jego użytkowników – system nie umożliwia wprowadzania usprawnień do codziennej pracy, co powoduje, że procesy w biurze pozostają niezmienione od wielu lat;
- brak wsparcia technicznego – w sytuacjach awaryjnych nie można liczyć na szybkie i skuteczne wsparcie;
- system jest nieodporny na zaszyfrowanie danych – systemy księgowe instalowane lokalnie, czyli na serwerach w siedzibie biura rachunkowego, są bardziej narażone na ataki hakerskie, w tym na niebezpieczeństwo zaszyfrowania danych. Tego rodzaju oprogramowanie działa bezpośrednio na serwerach wewnętrznych, co oznacza, że ich ochrona zależy w dużej mierze od zabezpieczeń, które zastosuje samo biuro rachunkowe.
Najlepszym momentem na zmianę systemu księgowego jest zazwyczaj przełom roku, gdy zamykane są rozliczenia podatkowe. Wówczas migracja danych jest mniej pracochłonna niż w trakcie trwania roku. Dlatego warto już wcześniej rozważyć przetestowanie nowego systemu, np. wprowadzając na początek tylko nowych klientów, z którymi dopiero zaczynamy współpracę. Jeśli system okaże się odpowiedni, można stopniowo przenosić pozostałych, co pozwoli na płynne przejście bez większych zakłóceń w codziennej pracy.
Dobry system dla biur rachunkowych, czyli jaki?
Spędzamy wiele godzin dziennie, pracując z systemami księgowymi i kadrowo-płacowymi. Warto czasem zatrzymać się i zadać sobie pytanie: jakie czynności w codziennej pracy nas najbardziej frustrują? Co zajmuje nam dużo czasu, a nie jest związane z pracą merytoryczną? Dobry system powinien automatyzować powtarzalne procesy, ograniczać ilość ręcznej pracy i umożliwiać nam skupienie się na istotnych aspektach naszej działalności, takich jak obsługa klientów czy rozwój biura.
Przykład 1.
Właścicielka biura rachunkowego od 10 lat pracuje na tym samym systemie, jednak coraz bardziej męczy ją ręczna wysyłka informacji o podatkach i ZUS do ponad 150 klientów. Co miesiąc musi przepisywać kwoty do wiadomości mailowej dla każdego z nich, co zajmuje jej sporo czasu. Chociaż taki proces jest uciążliwy, nie jest jeszcze dostatecznym powodem do zmiany całego systemu – być może wystarczyłoby zainwestować w dodatkowe narzędzie automatyzujące te powtarzalne zadania.
Przykład 2.
W biurze rachunkowym właścicielka zmaga się z tym, że jej klienci wciąż przynoszą dokumenty w formie papierowej, które następnie jej pracownicy muszą skanować, wgrywać do systemu OCR, przetwarzać i importować do systemu księgowego, gdzie ostatecznie są księgowane. Taki proces jest czasochłonny i angażujący pracowników w powtarzalne czynności.
Rozwiązania, które mogłyby znacząco uprościć jej pracę, to:
- cyfrowa wymiana dokumentów – wdrożenie systemu umożliwiającego klientom przesyłanie dokumentów bezpośrednio w formie elektronicznej, co wyeliminuje konieczność skanowania dokumentów przez pracowników;
- automatyczny import dokumentów – korzystanie z oprogramowania księgowego z wbudowaną funkcją OCR oraz automatycznym importem dokumentów bezpośrednio do systemu księgowego. Dzięki temu dokumenty mogłyby być natychmiast przetwarzane i księgowane bez ręcznego pośrednictwa;
- automatyczne powiadomienia dla klientów: wybór oprogramowania, które nie tylko automatyzuje obieg dokumentów, ale także generuje i wysyła przypomnienia o płatnościach oraz zestawienia podatkowe, co odciąży księgową z ręcznego wysyłania informacji o podatkach i ZUS.
Takie usprawnienia pozwolą zaoszczędzić czas, który może zostać wykorzystany na rozwój biura, obsługę nowych klientów lub inne priorytetowe zadania.
Integracja systemu księgowego z KSeF staje się jednym z kluczowych kryteriów przy wyborze oprogramowania dla biura rachunkowego. Warto dokładnie przyjrzeć się temu, w jakim zakresie dany system wspiera pełną zgodność z KSeF oraz czy zapewnia funkcje, które wyeliminują konieczność logowania się do aplikacji rządowej. Istotnym pytaniem jest, na ile system będzie w stanie obsłużyć e-faktury bezpośrednio, bez potrzeby wykonywania dodatkowych kroków, takich jak pobieranie i przesyłanie dokumentów pomiędzy różnymi platformami.
Ponadto warto sprawdzić, jak dostawca oprogramowania widzi przyszłość współpracy między biurem rachunkowym a jego klientami w kontekście obowiązku korzystania z KSeF. Czy wprowadza narzędzia, które automatyzują obieg dokumentów i wspierają płynną wymianę danych w ramach jednego systemu, eliminując konieczność ręcznego przesyłania faktur i ich wielokrotnego przetwarzania? W dobie KSeF integracja biura z klientem powinna być maksymalnie uproszczona, aby zaoszczędzić czas obu stron i zredukować liczbę działań manualnych.
W perspektywie długoterminowej niezwykle ważne jest również, czy dostawca oprogramowania nie tylko zapewnia zgodność z wymogami KSeF, lecz także wykorzystuje te zmiany jako okazję do rozwoju funkcji, które realnie zautomatyzują pracę biura rachunkowego. Czy producent planuje, by obowiązkowa integracja z KSeF stała się podstawą dla nowych narzędzi, które będą korzyścią dla użytkowników – pozwalając im na przyspieszenie pracy, zminimalizowanie błędów i efektywniejsze zarządzanie dokumentacją? Wybór odpowiedniego oprogramowania w takim kontekście staje się inwestycją w przyszłość biura, która pozwala skupić się na rozwoju biznesu, a nie na ręcznym przetwarzaniu dokumentów.
Dobry system księgowy powinien:
- automatyzować rutynowe zadania – dzięki czemu księgowy nie traci czasu na powtarzalne czynności;
- być intuicyjny i prosty w obsłudze – pozwalając na szybkie wdrożenie nowych pracowników;
- oferować wsparcie techniczne na najwyższym poziomie – tak, aby w razie problemów szybko je rozwiązywać bez przestojów w pracy;
- być dostępny wszędzie i o każdej porze – posiadanie przyszłościowego rozwiązania oznacza dostęp do systemu księgowego z dowolnego miejsca na świecie. Jak zauważa prof. Hońko, prezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, takie rozwiązanie odpowiada na potrzeby pokolenia Z, które ceni elastyczność i swobodę. System dostępny online, możliwy do uruchomienia wszędzie tam, gdzie jest internet, wspiera mobilność i ułatwia pracę zdalną, szczególnie pożądaną przez młodsze pokolenia;
- być elastyczny i skalowalny – rosnąć wraz z biurem rachunkowym, oferując nowe funkcje i integracje wraz z rozwojem firmy;
- zapewniać zgodność z przepisami – system powinien być zawsze aktualny względem zmieniających się przepisów podatkowych i księgowych, a zmiany powinny być implementowane zawsze z wyprzedzeniem;
- być rozwojowy – producent oprogramowania regularnie powinien wdrażać nowe funkcje i usprawnienia, w tym wynikające ze zgłoszeń jego użytkowników.
Dobry system księgowy to taki, który oferuje jednolitą i spójną ekosferę pracy zarówno dla księgowych, jak i kadrowych. Oznacza to kompleksowe rozwiązanie, które eliminuje konieczność ciągłego przełączania się między różnymi programami. W jednym miejscu mamy dostęp do wszystkich kluczowych modułów — księgowości, kadr, płac, rozliczenia ubezpieczeń ZUS, a także do obiegu dokumentów pomiędzy biurem a klientami. Ponadto taki system powinien oferować narzędzia wspomagające zarządzanie pracą w biurze rachunkowym, co pozwala na lepszą organizację zadań i oszczędność czasu.
Dzięki zintegrowanemu systemowi możemy nie tylko zwiększyć efektywność pracy, lecz także zminimalizować ryzyko błędów, które mogą pojawić się przy korzystaniu z wielu różnych programów. Taka spójność pozwala na łatwiejsze zarządzanie danymi i dokumentami, a także umożliwia lepszą współpracę zarówno wewnątrz biura, jak i z klientami. W efekcie, codzienna praca staje się bardziej uporządkowana, a procesy płynniejsze i mniej czasochłonne.
Przenoszenie danych do nowego systemu – czy to naprawdę tak skomplikowane?
Migracja danych do nowego systemu księgowego to jeden z najczęściej wymienianych powodów, dla których właściciele biur rachunkowych i księgowi wahają się przed zmianą oprogramowania. To zrozumiałe – dane zgromadzone przez lata stanowią fundament działalności biura, dlatego właściciele obawiają się, że proces migracji może być czasochłonny i powodować długie przestoje w pracy. To właśnie przekonanie o skomplikowaniu i czasochłonności przenoszenia danych często powstrzymuje przed decyzją o zmianie systemu.
Warto jednak wiedzieć, że nowoczesne systemy księgowe są projektowane z myślą o bezpiecznej i sprawnej migracji danych. Wiele z nich oferuje zaawansowane narzędzia do importu danych, które pozwalają na automatyczne przeniesienie kluczowych informacji, redukując potrzebę ręcznego przenoszenia wszystkiego. Dzięki temu proces migracji jest znacznie mniej czasochłonny i obciążający dla zespołu. Ponadto dostawcy często zapewniają wsparcie techniczne na każdym etapie migracji, pomagając w sprawnym przeprowadzeniu procesu przeniesienia danych.
Jak przenieść dane do systemu wFirma dla Biur Rachunkowych?
System wFirma dla Biur Rachunkowych umożliwia szybki i bezpieczny import dokumentów, zapewniając wygodny proces migracji danych z innych programów księgowych. Wystarczy wygenerować je w odpowiednim formacie lub, w przypadku niektórych programów, po prostu podać login i hasło, aby automatycznie je pobrać.
Import danych z innych programów
Oto kilka funkcji, które mogą okazać się niezwykle pomocne dla biur rachunkowych przy migracji danych z innych systemów księgowych, zwłaszcza w kontekście zachowania spójności danych oraz płynności pracy:
- Import sprzedaży z pliku JPK_V7 i JPK_FA – możliwość importowania danych sprzedażowych bezpośrednio z plików JPK_V7 i JPK_FA umożliwia szybkie przeniesienie dużych zbiorów informacji sprzedażowych bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych. Wiecęj dowiesz się stąd: https://pomoc.wfirma.pl/-jak-zaimportowac-jpk-fa-w-systemie-wfirma;
- Import kontrahentów – ta funkcja pozwala na łatwe przeniesienie bazy kontrahentów z innych systemów, co jest szczególnie ważne przy rozbudowanych bazach klientów. Automatyczne zaimportowanie danych kontrahentów znacząco ułatwia przejście na nowy system, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych;
Jak wygląda import kontrahentów w systemie wFirma?
- Import rozrachunków – import rozrachunków pozwala na zachowanie ciągłości i pełnej historii rozliczeń z kontrahentami oraz klientami biura. Funkcja ta umożliwia łatwe przeniesienie informacji o otwartych rozrachunkach. Dowiedz się więcej: https://pomoc.wfirma.pl/-przenoszenie-rozrachunkow-z-innego-systemu;
- Wsparcie w kontynuacji wyliczeń składki zdrowotnej i zaliczek na podatek – biura rachunkowe mogą bez przeszkód kontynuować naliczanie składki zdrowotnej dla swoich klientów, a także wyliczeń zaliczek na podatek dochodowy.
Przeniesienie księgowości w trakcie roku do wfirma.pl
Czy w trakcie roku można zmienić system księgowy?
Zmiana systemu księgowego to proces pełen wyzwań, zwłaszcza gdy przeprowadzany jest w trakcie roku obrotowego. Bywa jednak konieczna, gdy dotychczasowe oprogramowanie przestaje spełniać nasze oczekiwania. W takich sytuacjach warto rozważyć, jak skutecznie przeprowadzić migrację danych i dostosować nowe narzędzia do bieżącej działalności księgowej. Zmiana systemu w trakcie roku jest możliwa, jeśli jest dobrze zaplanowana i przygotowana. Dlatego warto sprawdzić, jakie rozwiązania w tym zakresie oferuje producent oprogramowania.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dokładnie przebiega proces zmiany systemu księgowego w trakcie roku, zapraszamy do zapoznania się z naszym szczegółowym przewodnikiem: Przeniesienie księgowości w trakcie roku.
Zmiana systemu księgowego może być prostsza niż myślisz
Choć zmiana systemu księgowego może budzić obawy, nie musi być tak skomplikowana, jak się wydaje. Odpowiednie przygotowanie i wsparcie mogą sprawić, że proces przebiegnie szybko i sprawnie, bez większych zakłóceń w pracy. Zmiana systemu to krok, który może przynieść korzyści w postaci efektywniejszej pracy i większego komfortu na co dzień.
"Zmiana systemu księgowego to inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści. Nie pozwól, by strach przed zmianą trzymał Cię w miejscu – czas na nowoczesne, skuteczne rozwiązania, które będą wspierać rozwój Twojego biura.”
