Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma dwa główne cele, jakimi są uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce oraz usprawnienie obiegu faktur w obrocie gospodarczym. Aby przedsiębiorcy i biura rachunkowe odczuły faktyczną korzyść z tych zmian, muszą się do nich odpowiednio przygotować. Dlatego też KSeF w pierwszej fazie jest narzędziem dobrowolnym, a dopiero od 1 lipca 2024 roku stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT i od 1 stycznia 2025 roku dla nievatowców. Sprawdźmy, jak powinno przebiegać wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym, aby usprawnić swoją pracę i współpracę z klientem.
Wdrożenie KSeF a uprawnienia dla biura rachunkowego
Rozpoczynając przygodę z Krajowym Systemem e-Faktur, należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie uprawnień. Jest to najważniejszy aspekt, dzięki któremu korzystanie z KSeF jest możliwe.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wyróżnia się następujące rodzaje uprawnień:
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – jest to uprawnienie do tzw. zarządzania w KSeF „użytkownikami” w danej firmie;
- wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych – jest to uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie bądź na jej weryfikowanie (w przypadku tylko nadania możliwości dostępu do faktur, czyli pobierania z KSeF faktur sprzedaży i zakupu);
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach samofakturowania – jest to uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie w ramach samofakturowania.
Co ważne, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą posiada tzw. uprawnienia właścicielskie, czyli bez dokonywania dodatkowych czynności dysponuje najszerszymi uprawnieniami w KSeF dla swojej firmy. Może on zalogować się do KSeF, autoryzując się podpisem zaufanym (ePUAP) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i korzystać z KSeF, jak również zarządzać uprawnieniami innych podmiotów w swojej firmie.
Jeżeli podatnikiem nie jest osoba fizyczna, a np. spółka z o.o., która posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, to może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. Jeżeli podmiot nie dysponuje taką pieczęcią, to aby możliwe było korzystanie z KSeF, należy złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, w którym zostanie wskazana osoba fizyczna uprawniona do korzystania z KSeF w imieniu spółki.
Automatyzacja i nowe technologie w biurze rachunkowym
Wątpliwości w zakresie przekazywania uprawnień do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych dla biura rachunkowego lub konkretnych pracowników biura rachunkowego zostały wyjaśnione w pytaniach i odpowiedziach Ministerstwa Finansów.
Pytanie 1. Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważniać do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?
Odpowiedź: W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur, np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
Pytanie 2. Czy mogę wskazywać jako osoby uprawnione do wystawiania faktur w moim imieniu osoby spoza mojej firmy, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, czy muszę wskazywać to biuro?
Odpowiedź: W ramach KSeF podatnik ma wybór, czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.
Przedsiębiorca ma możliwość nadania uprawnień w KSeF bezpośrednio swojemu księgowemu (pracownikowi biura rachunkowego). Jednak rozwiązanie to nie pozostaje bez wad, bowiem w przypadku zmiany opiekuna księgowego w biurze rachunkowym konieczna będzie ingerencja przedsiębiorcy, który odbierze uprawnienia poprzedniemu opiekunowi i nada je nowemu księgowemu. Wygodniejszym rozwiązaniem dla biura rachunkowego i przedsiębiorcy jest nadanie pozwolenia do zarządzania uprawnieniami dla właściciela biura rachunkowego. Dzięki temu ma on możliwość przydzielania swoim pracownikom uprawnień, które są niezbędne do rozliczenia księgowo-podatkowego klienta bez angażowania przedsiębiorcy. Aby usprawnić ten proces, biura rachunkowe oraz przedsiębiorcy korzystający z systemu wFirma dla biur rachunkowych mogą nadawać i zarządzać uprawnieniami bezpośrednio poprzez platformę dzięki integracji wFirma z KSeF. W ten sposób nie muszą logować się na zewnętrzne platformy rządowe.
Nadając uprawnienia dla właściciela biura (jako osoby fizycznej), należy:
- w danych podmiotu podać PESEL właściciela biura i
- zaznaczyć uprawnienia, jakie przedsiębiorca chce nadać. Warto, aby właściciel biura posiadał szeroki zakres uprawnień, a więc do zarządzania uprawnieniami (co pozwoli na nadawanie uprawnień przez właściciela biura dla swoich pracowników), wystawiania e-faktur oraz pobierania faktur sprzedaży i kosztowych z KSeF do systemu księgowego.
Po otrzymaniu uprawnień właściciel biura powinien autoryzować się w KSeF, wykorzystując profil zaufany bądź własny podpis kwalifikowany.
W systemie wFirma dla biur rachunkowych w celu nadania uprawnień dla biura rachunkowego jako osobie fizycznej przedsiębiorca powinien na koncie swojej firmy podpiętym pod biuro przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ, a następnie:
- jako identyfikator wybrać PESEL i wprowadzić numer identyfikacyjny właściciela biura rachunkowego;
- wprowadzić imię i nazwisko podmiotu, któremu nadawane jest uprawnienie;
- zaznaczyć opcję „Osoba fizyczna”;
- zaznaczyć uprawnienia, jakie mają zostać nadane, czyli:
- „Dostęp do faktur”, dzięki czemu możliwe jest pobieranie z KSeF faktur kosztowych i sprzedażowych,
- „Wystawianie faktur”, w ramach którego możliwe jest wystawienie faktury w KSeF, w tym wysyłka do KSeF faktury wygenerowanej w systemie księgowym,
- „Nadawanie uprawnień”, czyli zarządzanie dostępem do KSeF, w tym nadawanie i odbieranie uprawnień do pobierania faktur kosztowych i sprzedażowych oraz wystawiania faktur w KSeF przez pracowników biura,
- „Odczytywanie uprawnień”, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja osób, które posiadają nadane uprawnienia w KSeF dla danego podmiotu.
Dzięki temu właściciel biura rachunkowego, który został upoważniony do dostępu w KSeF, logując się w systemie wFirma dla biur rachunkowych, musi tylko autoryzować się na koncie klienta, wykorzystując profil zaufany lub podpis kwalifikowany poprzez wybór potrzebnego mu zakresu uprawnień spośród tych, jakie przedsiębiorca nadał dla niego w KSeF.
Chcąc nadać uprawnienia dla biura rachunkowego jako podmiotu, należy:
- w danych podmiotu podać NIP biura rachunkowego;
- zaznaczyć uprawnienia, jakie przedsiębiorca chce przekazać. W tym przypadku możliwe jest nadanie uprawnień wyłącznie do wystawiania e-faktur i pobierania faktur kosztowych z KSeF. Rozwiązanie to sprawdzi się przy jednoosobowych biurach rachunkowych, które nie zatrudniają pracowników.
Po otrzymaniu uprawnień biuro rachunkowe (najczęściej właściciel biura rachunkowego), chcąc autoryzować się w KSeF, na koncie klienta powinno posiadać pieczęć kwalifikowaną z NIP.
W celu nadania uprawnień dla biura rachunkowego jako podmiotu przedsiębiorca powinien na koncie swojej firmy podpiętym pod biuro przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ, a następnie:
- jako identyfikator wybrać NIP i wprowadzić numer identyfikacyjny biura rachunkowego;
- zaznaczyć opcję „Pobierz dane biura rachunkowego”, dzięki czemu niezbędne dane identyfikacyjne biura zostaną uzupełnione automatycznie;
- zaznaczyć opcję „Podmiot”;
- zaznaczyć uprawnienia, jakie mają zostać nadane, czyli „Dostęp do faktur” i/lub „Wystawianie faktur”.
Analogicznie jak w przypadku nadawania uprawnień dla osoby fizycznej, biuro rachunkowe, autoryzując się pieczęcią kwalifikowaną z NIP, zaznacza po zalogowaniu do systemu wFirma dla biur rachunkowych na koncie klienta nadane uprawnienia, czyli „Dostęp do faktur” i/lub „Wystawianie faktur”.
Jak KSeF wpływa na współpracę z klientem w zakresie faktur kosztowych?
Krajowy System e-Faktur ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym. Wiąże się to również z korzyściami we współpracy pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. W związku z tym, że zarówno faktury sprzedaży, jak i faktury kosztowe znajdują się w KSeF, klienci nie muszą przesyłać dokumentów papierowo lub mailowo do biura rachunkowego. Jest to oszczędność czasu i miejsca dla obu stron.
Jeżeli przedsiębiorca nada uprawnienia dla biura do dostępu do faktur w KSeF, będzie ono mogło pobierać faktury kosztowe, co z kolei przyspieszy obsługę księgową firmy. Z racji tego, że faktury ustrukturyzowane mają ustandaryzowaną budowę (choć wizualny wydruk faktur może się od siebie różnić), import ich do systemu księgowego jest bardzo prosty. W systemie wFirma dla biur rachunkowych możliwy jest bezpośredni import faktur z KSeF bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów do przetwarzania dokumentów.
Należy mieć jednak na uwadze, że w KSeF znajdują się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy. Często zdarza się, że przedsiębiorcy „biorą fakturę na firmę” również w przypadku wydatków prywatno-firmowych. Stąd też dobry system księgowy powinien posiadać narzędzie pozwalające na weryfikację przez przedsiębiorcę zaimportowanych dokumentów kosztowych. Takie dokumenty zostają przetworzone, odczytane i dodane jako wersje robocze. Dzięki temu została wyeliminowana konieczność ręcznego wprowadzania danych, korzystania z OCR oraz możliwość popełniania tzw. czeskich błędów, ponieważ system bezbłędnie odczytuje dane z faktury ustrukturyzowanej. Po stronie opiekuna księgowego pozostaje natomiast wybór rodzaju wydatku oraz weryfikacja zasadności poniesionego kosztu. W przypadku wątpliwości księgowy ma możliwość wysyłki takiej faktury do akceptacji klienta, który ze swojej strony zaznacza akceptację dokumentu (lub jego odrzucenie), a także może dodać notatkę z wyjaśnieniem zasadności wydatku.
Jak biuro rachunkowe może wesprzeć klienta w procesie fakturowania w KSeF?
Oprócz udogodnień związanych z importem faktur kosztowych z KSeF do systemu księgowego obligatoryjny KSeF wiąże się również z obowiązkami dla przedsiębiorcy. Co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF. Faktura uznana jest za wystawioną, jeżeli zostanie zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Dzięki integracji wFirma dla biur rachunkowych z KSeF faktury można tworzyć na platformie, a następnie bezpośrednio z niej wysyłać dokument do KSeF. Jeżeli klient korzysta z usług biura rachunkowego, to w przypadku wystąpienia wątpliwości z fakturowaniem będzie się zwracał właśnie do biura. Wysłanie faktury do systemu KSeF powoduje, że nie można już jej poprawić w inny sposób niż poprzez wystawienie faktury korygującej. Jeżeli przykładowo faktura zostanie wystawiona na błędnego nabywcę (niepoprawny NIP), to taki dokument należy skorygować do zera i wystawić nowy na nabywcę prawidłowego.
Biuro rachunkowe, udostępniając klientowi program do fakturowania, ma możliwość bieżącej weryfikacji dodanych faktur sprzedaży przed ich wysyłką do KSeF przez przedsiębiorcę. Co więcej, przedsiębiorca może również nadać uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF dla biura rachunkowego. Rozwiązanie to wiąże się jednak z dodatkową pracą po stronie biura rachunkowego, więc może nie być zbyt popularne.
Aby wystawić wersję roboczą faktury w systemie wFirma dla biur rachunkowych, wystarczy włączyć tę opcję w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, zaznaczając WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY.
Dzięki temu faktury generowane w systemie będą widoczne w wersji roboczej, którą następnie po weryfikacji można wysłać do KSeF, co będzie jednoznaczne z jej wystawieniem. Dodatkowo do każdej faktury wysłanej do KSeF możliwe jest pobranie UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury przez KSeF bezpośrednio z systemu.
Jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury na zewnętrznej platformie do fakturowania, możliwe jest zaimportowanie ich z KSeF do systemu wFirma dla biur rachunkowych. W tym celu pracownik biura musi posiadać w KSeF uprawnienie „Dostęp do faktur”. W celu zaimportowania faktur sprzedaży z KSeF należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE i z górnego menu wybrać opcję IMPORTUJ Z KSEF. W pierwszej kolejności trzeba wskazać datę, od której dokumenty mają zostać zaimportowane, a następnie na wyświetlonej liście zaznaczyć odpowiednie dokumenty i skorzystać z jednej z dostępnych opcji, czyli zapisać faktury jako wersje robocze lub od razu zaksięgować je w ewidencjach księgowych.
Podsumowując, KSeF jest narzędziem, które usprawnia pracę księgowych w biurach rachunkowych. Natomiast w pierwszej fazie wdrożenia systemu e-faktur biura rachunkowe muszą przygotować się na edukowanie swoich klientów w zakresie uprawnień, jakie powinni otrzymać w KSeF oraz nowego flow współpracy. Biuro rachunkowe może również w szerszym zakresie zadbać o klientów i udostępnić im narzędzia do fakturowania w ramach systemu księgowego, który dzięki integracji z KSeF stanowi wsparcie zarówno dla klienta, jak i biura rachunkowego.
