Poradnik Przedsiębiorcy

Biuro rachunkowe online – oszczędzaj czas i pieniądze

Decydując się na założenie własnej działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca w głowie ma przede wszystkim pomysł na biznes i jego realizację. I tu na starcie cały entuzjazm zostaje nieco przykryty różnego rodzaju problemami, które wynikają z trudnych wyborów typu: Jaką formę opodatkowania wybrać? Czy rejestrować się do VAT? Skąd wziąć program do wystawiania faktur? Gdzie prowadzić gospodarkę magazynową? Z pomocną dłonią przychodzi biuro rachunkowe online.

Czym jest biuro rachunkowe online?

Biuro rachunkowe online to nie tylko usługi księgowe polegające na doradzeniu odpowiedniej formy opodatkowania i poprawnym przygotowaniu deklaracji podatkowych. To również automatyzacja procesów pozwalająca na dużą oszczędność czasu, co przekłada się również na pieniądze. Pełna współpraca z takim biurem jest zoptymalizowana pod kontakt telefoniczny i online.

Jak działa biuro rachunkowe online?

Przede wszystkim biuro rachunkowe online specjalizuje się w obsłudze klientów na odległość. Już samo podpisanie umowy odbywa się bez konieczności przyjeżdżania do siedziby biura. Do perfekcji ma opanowany kontakt z klientem i odbiór dokumentów księgowych. Nadal zdarza się, że klienci wysyłają dokumenty papierowe firmą kurierską lub pocztą, ale coraz częściej przesył następuje w formie elektronicznej. Dziś przedsiębiorcy otrzymują wiele dokumentów w formie e-faktur. W takim przypadku ich drukowanie jest zwyczajnie nieoszczędne, a dokumenty można przekazać księgowej np.:

  • jako skany załączone w module kontaktowym w wiadomości pomiędzy księgową a przedsiębiorcą. Ważne, by pracować w systemie, w którym możliwa jest archiwizacja wiadomości i przesłanych dokumentów, tak by nawet po przejęciu klienta przez nowego opiekuna księgowego zachować historię korespondencji. Stąd specjalny moduł komunikacji w systemie księgowym mojebiuro24.pl sprawdzi się lepiej niż korespondencja przechowywana w skrzynce mailowej wybranego pracownika;

  • poprzez samodzielne ich wprowadzenie do systemu z załączeniem skanu dokumentu – systemy księgowe posiadają funkcje pozwalające na jednoczesną pracę księgowego i przedsiębiorcy, który może wprowadzać dokumenty np. dla celów pilnowania terminów zapłaty zobowiązań lub prowadzenia gospodarki magazynowej. W takim wypadku wystarczy, że dołączy do wprowadzanego zapisu skan czy zdjęcie faktury, a księgowy na tej podstawie dokona sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych pod względem merytorycznym.

Kwoty podatków i ZUS dostępne online

Biuro rachunkowe online może przekazywać informacje o kwotach składek ZUS i podatków mailem czy SMS-em i jest to standardowe działanie. Ale klient ma również możliwość samodzielnie podejrzeć wynik wyliczeń w systemie księgowym, a nawet bezpośrednio z niego zlecić zapłatę zobowiązań do banku, korzystając z opcji szybkich płatności.

Biuro rachunkowe online - możliwość szybkich płatności

Dane finansowe firmy zawsze pod ręką

Klient biura rachunkowego online w razie potrzeby nie musi też czekać na przekazanie analiz typu zestawienie przychodów i kosztów potrzebnych np. do otrzymania oferty leasingowej. W każdej chwili może zalogować się do swojego konta w systemie księgowym i pobrać potrzebne mu dane finansowe.

Co otrzymuje przedsiębiorca przy współpracy z biurem rachunkowym online?

Biuro rachunkowe online oferuje nie tylko usługi księgowe, lecz także dostęp do zaawansowanych narzędzi do prowadzenia biznesu. W ramach współpracy z takim biurem przedsiębiorcy mogą zyskać m.in.:

Program do fakturowania online

System do fakturowania posiada:

  • wszystkie typy faktur, jakie występują w obrocie krajowym, w tym faktury, faktury bez VAT, VAT marża, VAT MOSS, metoda kasowa VAT, proformy, zaliczkowe, końcowe itd. Dodatkowo zawiera opcje pozwalające na poprawne wystawienie faktury dla sprzedaży zagranicznej z wyborem odpowiedniej stawki VAT oraz waluty obcej. System do fakturowania zawiera też opcję wyboru popularnych języków obcych (jako faktura dwujęzyczna, np. w języku polskim i angielskim);

 Biuro rachunkowe online a wystawienie faktury VAT

  • pobieranie danych kontrahenta z GUS, dzięki czemu nie trzeba uzupełniać tych informacji ręcznie. Wystarczy wpisać NIP, a pełne dane nabywcy zostaną automatycznie uzupełnione oraz zapisane w bazie kontrahentów;

  • sprawdzanie czynnego podatnika VAT – przydatną funkcją jest również łączenie z bazą Ministerstwa Finansów w celu sprawdzenia, czy nabywca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Informacja o statusie VAT nabywcy jest szczególnie istotna w przypadku wystawiania faktur z odwrotnym obciążeniem w VAT, gdyż od tego zależy, w jaki sposób transakcja zostanie opodatkowana;

  • sprawdzenie rejestracji do VAT-UE w bazie VIES, dzięki tej opcji podczas wystawiania faktury na zagranicznego nabywcę z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług od razu system sprawdza, czy został zachowany warunek rejestracji nabywcy do VAT-UE;

  • integracja z wywiadownią gospodarczą i giełdą długów – dzięki temu istnieje możliwość weryfikacji rzetelności kontrahenta i sprawdzenia, czy posiada on długi w bazie długi.info lub sprawdzenia go w bazie BIG InfoMonitor. Podczas wystawiania faktury, jeśli kontrahent posiada dług lub znajduje się w bazie BIG InfoMonitor, to automatycznie pojawi się o tym fakcie informacja pod polami dodanego kontrahenta. Dzięki informacji o rzetelności klienta można dobrać odpowiedni sposób zapłaty do wystawianej faktury;

  • spersonalizowany wygląd faktur – system umożliwia wybór optymalnego szablonu faktury wraz z możliwością dodania własnego logo;

  • wysyłka faktur mailem, która możliwa jest automatycznie przy zapisywaniu faktury lub też w dowolnym momencie później;

  • programowanie faktur automatycznych, która sprawdza się w przypadku fakturowania co miesiąc takich samych kwot. Wystarczy zaprogramować fakturę, określić, co jaki czas i na jaką kwotę ma zostać wystawiona. Dokument ten może również zostać automatycznie przesłany do nabywcy.

Moduł CRM

System z CRM zawiera takie funkcje jak:

  • zarządzanie kontaktami – można zbudować kompletną bazę klientów – kontakty do konkretnych osób, umowy i związane z nimi ustalenia, terminy spotkań, warunki dostaw oraz adnotacje dotyczące danego klienta znajdują się w jednym miejscu;

  • historia faktur zakupu oraz sprzedaży związanych z danym kontrahentem – dzięki temu można monitorować stan płatności, a w razie wykrycia nieprawidłowości w płatnościach za faktury sprzedaży – wygenerować już z tego miejsca wezwanie do zapłaty;

  • tworzenie zadań – pomaga w organizacji pracy nad poszczególnymi projektami realizowanymi w firmie. Zadania można przypisać do konkretnych pracowników lub kontrahentów. System umożliwia efektywne zarządzanie całymi projektami, poprzez wyznaczenie kolejności zadań, priorytetów oraz określenie terminu wykonania;

 Biuro rachunkowe online z dostępem do modułu CRM

  • zarządzanie workflow firmy – w ramach jednego pakietu dostęp do systemu może mieć kilka osób. Właściciel jako główny administrator określa zakres uprawnień pozostałych użytkowników i dostęp do poszczególnych modułów systemu;

  • rozbudowany terminarz – jego główne funkcje to przypominanie o terminach płatności i zobowiązań, wpływu należności od kontrahentów oraz o dacie płatności podatków i ubezpieczeń. Dodatkowo możliwe jest również wprowadzenie indywidualnych informacji, np. daty spotkań z kontrahentami, delegacji, szkoleń itp;

  • działania cykliczne – z poziomu CRM można zaprogramować:

    • cykliczne wystawianie faktur sprzedaży;

    • cykliczność kontaktów, które są widoczne w głównym terminarzu. Programowanie cyklicznych kontaktów służy nie tylko lepszej organizacji pracy, lecz także pozwala zaplanować budowanie długofalowych kontaktów z klientami firmy;

    • zadania cykliczne, w których możliwe jest ustawienie terminu (daty i godziny) zadania cyklicznego oraz opcji powtarzania zadania. Można także ustawić datę zakończenia zadania cyklicznego;

  • generowanie pocztowej książki nadawczej – książka prowadzona jest dla poczty wychodzącej. System automatycznie wypełnia pola z danymi adresata i miejscem doręczenia, a pozostałe pola wypełnia pracownik poczty. Książka nadawcza służy usprawnieniu pracy, jaka wiąże się z wypełnieniem do każdego listu poleconego potwierdzenia jego nadania. Książka i zawarte w niej wpisy będą w tym przypadku KPiR podstawą do księgowania wydatku przez biuro rachunkowe;

  • generowanie wezwań do zapłaty – generując wezwanie do zapłaty w systemie, system automatycznie ujmie wszystkie nieopłacone przez danego kontrahenta faktury, z możliwością edycji dokumentu przed wydrukiem.

Program magazynowy

System do prowadzenia gospodarki magazynowej zawiera m.in.:

  • dokumenty magazynowe PW, RW, PZ, WZ;

  • opcję definiowania progów magazynowych minimalnych, bezpiecznych i maksymalnych, dzięki czemu optymalizuje się ilość towarów w magazynie tak, by nie dopuścić do braku popularnych artykułów, ale też w drugą stronę – by nie spowodować zalegania zbyt dużej ilości towaru w magazynie;

  • kompletację i dekompletację produktów – opcja ta pozwala na tworzenie produktu gotowego z wielu elementów dostępnych na magazynie, z automatyczną zmianą stanów magazynowych. Możliwa jest również kompletacja usługi, w ramach której zużywane są towary. Dekompletacja oznacza natomiast demontaż produktu i wprowadzenie na stan jego części;

 Biuro rachunkowe online - prowadź gospodarkę magazynową

  • rezerwacje – możliwe jest utworzenie rezerwacji na towar znajdujący się na magazynie, tak by zabezpieczyć towar przed jego wydaniem innemu klientowi;

  • zamówienia do dostawców – w przypadku gdy ilość towarów na magazynie jest niewystarczająca, możliwe jest szybkie wygenerowanie zamówienia do dostawcy. Dostępne jest również opcja automatycznego generowania zamówienia;

  • grupy cenowe, które pozwalają na tworzenie wielu cenników, np. dla klientów detalicznych, hurtowych czy w wybranej walucie obcej;

  • czytnik kodów kreskowych, dzięki któremu można zaoszczędzić wiele czasu na wprowadzaniu towarów na magazyn czy też przy wprowadzaniu ich na fakturę. Wystarczy jedynie zaczytać kod kreskowy.

Inne ważne narzędzia

Do istotnych narzędzi, które usprawniają prowadzenie własnej firmy, należą dodatkowo:

  • monitorowanie stanu należności i zobowiązań – system posiada funkcję sprawdzania stanu rozliczeń, z możliwością wysyłki monitów o nieopłaconych fakturach. Dzięki temu przedsiębiorca ma pod kontrolą finanse swojej firmy;

  • moduł windykacyjny – w przypadku poważnych opóźnień w płatności faktur sprzedaży, przedsiębiorca może skorzystać z szeregu narzędzi miękkiej windykacji, jak wysyłki wezwania do zapłaty, wezwania do zapłaty z naliczeniem odsetek, ostatecznego wezwania do zapłaty czy noty odsetkowej;

  • szybkie płatności – wprowadzając na bieżąco wydatki do systemu, przedsiębiorca może na tej podstawie dokonywać zapłaty z wykorzystaniem opcji zapłaty przez Blue Media.  Do wysyłanych kontrahentom faktur sprzedaży można natomiast dołączyć link do szybkich płatności, dzięki czemu ułatwi nabywcy dokonanie zapłaty i przyspieszy otrzymanie środków pieniężnych na konto;

  • integracja z Allegro i platformami sklepów internetowych – dzięki integracji można zautomatyzować proces wystawiania dokumentów sprzedażowych po odnotowaniu zamówienia od klienta sklepu lub poprzez Allegro;

  • moduł kasowy – udostępnia wystawianie dokumentów KP, KW oraz wniosków o zaliczkę, a także tworzenie raportów kasowych dobowych oraz miesięcznych;

  • kilometrówka – w przypadku gdy przedsiębiorca korzysta z prywatnego auta do celów służbowych lub jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki VAT (przy chęci korzystania z odliczenia 100% VAT), może w systemie prowadzić zapisy odnośnie do przebytych tras. Ułatwieniem jest możliwość definiowania tras (opis wraz z liczbą kilometrów), które są zapisywane w bazie. Przy pokonywaniu stałych tras nie trzeba zatem każdorazowo wypełniać szczegółowych danych, a wystarczy wybrać gotową trasę lub powielić jednym kliknięciem cały wpis;

  • analizy - do dyspozycji przedsiębiorcy jest cały szereg analiz, w tym dotyczących poziomu sprzedaży i zakupu w wybranym okresie, płynności finansowej czy stanie towarów na magazynie. 

Biuro rachunkowe online - poznaj niezbędne narzędzia dla swojego biznesu

Biuro rachunkowe online w chmurze

Biuro rachunkowe online korzysta z oprogramowania w chmurze w modelu Software as a Service (w skrócie SaaS). Polega to na wykupie przez biuro czasowego abonamentu do systemu, który pozwala na przetwarzanie danych w chmurze.

Przewagą takiego rozwiązania nad oprogramowaniem desktopowym jest przede wszystkim dostęp z każdego urządzenia posiadającego dostęp do sieci, poprzez przeglądarkę internetową. Przedsiębiorca ma zatem możliwość w każdej chwili zalogować się do serwisu i wykonać potrzebne akcje czy uzyskać niezbędne informacje.

RODO w biurze rachunkowym online

System księgowy, na którym oparta jest współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym online, jest zgodny z wymogami, jakie stawiają przepisy o ochronie danych osobowych. System posiada takie funkcje jak:

  • przesyłanie danych szyfrowaną transmisją,

  • logowanie do systemu zabezpieczone spersonalizowanym hasłem, które zaleca się zmieniać co 30 dni, z możliwością włączenia dwuetapowego logowania,

  • tworzenie kopii zapasowych, które są przechowywane na serwerze znajdującym się w odrębnej lokalizacji od serwera głównego na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego,

  • kontrolę zapisów – automatycznie zapisywane są informacje o tym, jakie dane i przez kogo zostały wprowadzone do systemu.

Dodatkowo pomiędzy biurem rachunkowym online a przedsiębiorcą powinno nastąpić formalne powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie pisemnej umowy

Program księgowy, na którym pracuje biuro rachunkowe online, daje możliwość użytkownikom serwisu sporządzenia i wydrukowania raportu RODO dla każdej osoby, której dane są przetwarzane. Zawiera on informacje dotyczące m.in. daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu oraz ich treści, identyfikatora użytkownika wprowadzającego te dane czy otrzymanego sprzeciwu.

Ile kosztuje biuro rachunkowe online?

Klient takiego biura płaci tylko za usługę księgową, a tu wycena zwykle odbywa się indywidualnie na podstawie informacji o liczbie dokumentów czy poziomie skomplikowana i zdarzeń występujących w firmie.

Natomiast za darmo otrzymuje narzędzia do prowadzenia biznesu, w tym do fakturowania, prowadzenia gospodarki magazynowej, pilnowania stanu finansów firmy, moduł do zarządzania kontaktami – CRM czy moduł windykacyjny. 

Dodatkowe opłaty mogą wynikać z chęci korzystania ze specjalnych opcji, jak Fiskalizator, który jest programem zewnętrznym służącym do obsługi wystawiania paragonów fiskalnych w systemie z wydrukiem na drukarce fiskalnej. Nie jest to jednak opłata obowiązkowa, gdyż istnieje również drukarka fiskalna D10 firmy Elzab, która nie potrzebuje dodatkowego oprogramowania.

Przewaga biura rachunkowego online nad tradycyjnym biurem

Biuro rachunkowe online działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. W każdej chwili można wysłać dokumenty, przy małej ilości dokumentów mogą to być nawet zdjęcia zrobione telefonem i przesłane do systemu księgowego biura rachunkowego. W każdej chwili można wysłać pytanie swojemu księgowemu. A co najważniejsze – w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca można zalogować się do systemu księgowego, sprawdzić wyliczenia podatków i ZUS, pozyskać informacje o wynikach finansowych firmy, wystawić duplikat faktury czy podejrzeć faktury kosztowe z poprzednich miesięcy. Są to opcje, których nie daje tradycyjne biuro rachunkowe.

Przyszłość należy do biur rachunkowych online

Już w 2013 r. z raportu Fundacji Starter wynikało, że biura rachunkowe przy pozyskaniu nowych klientów powinny brać pod uwagę, jaką wartość dodaną mogą im zaoferować przy korzystaniu z ich usług księgowych. Określono, że dostęp przedsiębiorcy przez przeglądarkę internetową m.in. do aktualnych raportów finansowych dla nowoczesnego biura księgowego jest to już niezbędny standard, a dla klienta jeden z czynników decydujących o wyborze biura księgowego. 

Z raportu PARP o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce z 2017 roku wynika, że w latach 2011–2015 zaobserwowano wzrost wykorzystania przez przedsiębiorstwa internetu (szczególnie szybko zwiększa się liczba firm korzystających z połączeń mobilnych). W 2016 roku ponad 93% przedsiębiorstw łączyło się z internetem z komputerów, a blisko 65% korzystało z internetu na urządzeniach mobilnych. Stąd biura rachunkowe online wychodzą ze swoją ofertą naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców dając im nie tylko opiekę księgową, lecz także narzędzia do kompleksowej obsługi swojego biznesu przez internet.

Jak znaleźć biuro rachunkowe online?

Serwis https://mojebiuro24.pl skupia nowoczesne biura rachunkowe, które świadczą profesjonalnie usługi księgowe, a w ramach współpracy przedsiębiorca otrzymuje szereg narzędzi usprawniających prowadzenie własnego biznesu. Po stronie przedsiębiorcy pozostaje tylko wybór konkretnego biura z dostępnego katalogu biur rachunkowych online.