Decydując się na założenie własnej działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca w głowie ma przede wszystkim pomysł na biznes i jego realizację. I tu na starcie cały entuzjazm zostaje nieco przykryty różnego rodzaju problemami, które wynikają z trudnych wyborów typu: Jaką formę opodatkowania wybrać? Czy rejestrować się do VAT? Skąd wziąć program do wystawiania faktur? Gdzie prowadzić gospodarkę magazynową? Z pomocną dłonią przychodzi biuro rachunkowe online.
Czym jest biuro rachunkowe online?
Biuro rachunkowe online to nie tylko wysokiej jakości usługi księgowe polegające na doradzeniu odpowiedniej formy opodatkowania i poprawnym przygotowaniu deklaracji podatkowych. To również automatyzacja procesów pozwalająca na dużą oszczędność czasu, co przekłada się również na pieniądze. Pełna współpraca z takim biurem jest zoptymalizowana pod kontakt telefoniczny czy mailowy oraz dostarczanie dokumentów w formie online. Tu liczy się wygoda przedsiębiorcy.
Jak działa biuro rachunkowe online?
Przede wszystkim biuro rachunkowe online specjalizuje się w obsłudze klientów na odległość. Już samo podpisanie umowy odbywa się bez konieczności przyjeżdżania do siedziby biura. Do perfekcji ma opanowany kontakt z klientem i odbiór dokumentów księgowych. Nadal zdarza się, że klienci wysyłają dokumenty papierowe firmą kurierską lub pocztą, ale coraz częściej przesył następuje w formie elektronicznej. Dziś przedsiębiorcy otrzymują wiele dokumentów w formie e-faktur. W takim przypadku ich drukowanie jest zwyczajnie nieoszczędne, a dokumenty można przekazać księgowej np. poprzez załączenie ich na dysku Dropbox/ Google Drive zintergrowanym z systemem księgowym.
Jak wygląda księgowanie:
- księgowy raz w miesiącu zaznacza wszystkie faktury kosztowe oraz wysyła je do przetworzenia przez OCR,
- sprawdza poprawność wyboru schematów księgowych zaczytanych przez OCR danych.
Powyższe działanie może być jeszcze prostsze jeśli klient wgrywa faktury bezpośrednio w swoim panelu. Wtedy też OCR na bieżąco je przetwarza a księgowy w każdej chwili może je zweryfikować. Oczywiście najabardziej optymalnym jest sprawdzenie wszystkich dokumentów na raz już po zakończonym miesiącu.
Przedsiębiorca zyskuje tym samym całe archiwum prowadzonej przez siebie działalności w formie elektronicznej. W każdej chwili może sięgnąć do skanu faktury za zakup sprzętu czy naprawy auta. Nie musi dzwonić do księgowego i czekać na sprawdzenie ważnych w danej chwili informacji.
Kwoty podatków i ZUS dostępne online
Biuro rachunkowe online może przekazywać informacje o kwotach składek ZUS i podatków mailem lub SMS-em i jest to standardowe działanie. Ale klient ma również możliwość samodzielnie podejrzeć wynik wyliczeń w systemie księgowym, a nawet bezpośrednio z niego zlecić zapłatę zobowiązań do banku, korzystając z opcji szybkich płatności.
Dane finansowe firmy zawsze pod ręką
Klient biura rachunkowego online w razie potrzeby nie musi też czekać na przekazanie analiz typu zestawienie przychodów i kosztów potrzebnych np. do otrzymania oferty leasingowej. W każdej chwili może zalogować się do swojego konta w systemie księgowym i pobrać potrzebne mu dane finansowe.
Co otrzymuje przedsiębiorca przy współpracy z biurem rachunkowym online?
Biuro rachunkowe online oferuje nie tylko usługi księgowe, lecz także dostęp do zaawansowanych narzędzi do prowadzenia biznesu. W ramach współpracy z takim biurem przedsiębiorcy mogą zyskać m.in.:
Program do fakturowania online
System do fakturowania posiada:
-
wszystkie typy faktur, jakie występują w obrocie krajowym, w tym faktury ustrukturyzowane
-
integrację z PEF (platformą elektronicznego fakturowania)
-
integracje z drukarkami fiskalnymi
-
pobieranie danych kontrahenta z GUS
-
sprawdzanie czynnego podatnika VAT
-
sprawdzenie rejestracji do VAT-UE w bazie VIES
-
integrację z wywiadownią gospodarczą i giełdą długów
-
spersonalizowany wygląd faktur
-
wysyłkę faktur mailem
-
programowanie faktur automatycznych
Moduł CRM
System z CRM zawiera takie funkcje jak:
-
zarządzanie kontaktami
-
historię faktur zakupu oraz sprzedaży związanych z danym kontrahentem
-
tworzenie zadań
-
zarządzanie workflow firmy
-
rozbudowany terminarz
-
działania cykliczne, w tym fakturowanie cykliczne
-
generowanie pocztowej książki nadawczej
-
generowanie wezwań do zapłaty
Program magazynowy
System do prowadzenia gospodarki magazynowej zawiera m.in.:
- magazyn dla podatników VAT czynnych i zwolnionych
- dokumenty magazynowe PW, RW, PZ, WZ i MM
- dwustronną integrację z Allegro
- sprzedaż w ramach VAT OSS
- tworzenie wielu magazynów
- jednostki miar zgodnie ze standardami unijnymi Open Peppol
- rozchodowanie produktów metodą FIFO (pilnowanie chronologii wydań) oraz FEFO (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło)
- opcję definiowania progów magazynowych
- kompletację i dekompletację produktów
- rezerwacje
- zamówienia do dostawców
- grupy cenowe
- integracje z czytnikami kodów kreskowych
Inne ważne narzędzia
Do istotnych narzędzi, które usprawniają prowadzenie własnej firmy, należą dodatkowo:
-
monitorowanie stanu należności i zobowiązań – system posiada funkcję sprawdzania stanu rozliczeń, z możliwością wysyłki monitów o nieopłaconych fakturach. Dzięki temu przedsiębiorca ma pod kontrolą finanse swojej firmy;
-
moduł windykacyjny – w przypadku poważnych opóźnień w płatności faktur sprzedaży, przedsiębiorca może skorzystać z szeregu narzędzi miękkiej windykacji, jak wysyłki wezwania do zapłaty, wezwania do zapłaty z naliczeniem odsetek, ostatecznego wezwania do zapłaty czy noty odsetkowej;
-
szybkie płatności – wprowadzając na bieżąco wydatki do systemu, przedsiębiorca może na tej podstawie dokonywać zapłaty z wykorzystaniem opcji zapłaty przez Blue Media. Do wysyłanych kontrahentom faktur sprzedaży można natomiast dołączyć link do szybkich płatności, dzięki czemu ułatwi nabywcy dokonanie zapłaty i przyspieszy otrzymanie środków pieniężnych na konto;
-
integracje z platformami sklepów internetowych – dzięki integracji można zautomatyzować proces wystawiania dokumentów sprzedażowych po odnotowaniu zamówienia od klienta sklepu lub poprzez Allegro;
-
moduł kasowy – udostępnia wystawianie dokumentów KP, KW oraz wniosków o zaliczkę, a także tworzenie raportów kasowych dobowych oraz miesięcznych;
- moduł bank - pozwala na import wyciągów bankowych w celu szybkiego rozliczenia przychodów i wydatków
-
kilometrówka – w przypadku gdy przedsiębiorca korzysta z prywatnego auta do celów służbowych lub jest zobowiązany do prowadzenia kilometrówki VAT (przy chęci korzystania z odliczenia 100% VAT), może w systemie prowadzić zapisy odnośnie do przebytych tras. Ułatwieniem jest możliwość definiowania tras (opis wraz z liczbą kilometrów), które są zapisywane w bazie. Przy pokonywaniu stałych tras nie trzeba zatem każdorazowo wypełniać szczegółowych danych, a wystarczy wybrać gotową trasę lub powielić jednym kliknięciem cały wpis;
-
analizy - do dyspozycji przedsiębiorcy jest cały szereg analiz, w tym dotyczących poziomu sprzedaży i zakupu w wybranym okresie, płynności finansowej czy stanie towarów na magazynie.
Biuro rachunkowe online w chmurze
Biuro rachunkowe online korzysta z oprogramowania w chmurze w modelu Software as a Service (w skrócie SaaS). Polega to na wykupie przez biuro czasowego abonamentu do systemu, który pozwala na przetwarzanie danych w chmurze.
Przewagą takiego rozwiązania nad oprogramowaniem desktopowym jest przede wszystkim dostęp z każdego urządzenia posiadającego dostęp do sieci, poprzez przeglądarkę internetową. Przedsiębiorca ma zatem możliwość w każdej chwili zalogować się do serwisu i wykonać potrzebne akcje czy uzyskać niezbędne informacje.
RODO w biurze rachunkowym online
System księgowy, na którym oparta jest współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym online, jest zgodny z wymogami, jakie stawiają przepisy o ochronie danych osobowych. System posiada takie funkcje jak:
-
przesyłanie danych szyfrowaną transmisją,
-
logowanie do systemu zabezpieczone spersonalizowanym hasłem, które zaleca się zmieniać co 30 dni, z możliwością włączenia dwuetapowego logowania,
-
tworzenie kopii zapasowych, które są przechowywane na serwerze znajdującym się w odrębnej lokalizacji od serwera głównego na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
-
kontrolę zapisów – automatycznie zapisywane są informacje o tym, jakie dane i przez kogo zostały wprowadzone do systemu.
Dodatkowo pomiędzy biurem rachunkowym online a przedsiębiorcą powinno nastąpić formalne powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie pisemnej umowy.
Program księgowy, na którym pracuje biuro rachunkowe online, daje możliwość użytkownikom serwisu sporządzenia i wydrukowania raportu RODO dla każdej osoby, której dane są przetwarzane. Zawiera on informacje dotyczące m.in. daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu oraz ich treści, identyfikatora użytkownika wprowadzającego te dane czy otrzymanego sprzeciwu.
Ile kosztuje biuro rachunkowe online?
Klient takiego biura płaci tylko za usługę księgową, a tu wycena zwykle odbywa się indywidualnie na podstawie informacji o liczbie dokumentów czy poziomie skomplikowana i zdarzeń występujących w firmie.
Natomiast za darmo otrzymuje narzędzia do prowadzenia biznesu, w tym do fakturowania, prowadzenia gospodarki magazynowej, pilnowania stanu finansów firmy, moduł do zarządzania kontaktami – CRM czy moduł windykacyjny.
Dodatkowe opłaty mogą wynikać z chęci korzystania ze specjalnych opcji, jak IAI Printer który jest programem zewnętrznym służącym do obsługi wystawiania paragonów fiskalnych w systemie z wydrukiem na drukarce fiskalnej.
Przewaga biura rachunkowego online nad tradycyjnym biurem
Biuro rachunkowe online działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. W każdej chwili można wysłać dokumenty, przy małej ilości dokumentów mogą to być nawet zdjęcia zrobione telefonem i przesłane do systemu księgowego biura rachunkowego. W każdej chwili można wysłać pytanie swojemu księgowemu. A co najważniejsze – w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca można zalogować się do systemu księgowego, sprawdzić wyliczenia podatków i ZUS, pozyskać informacje o wynikach finansowych firmy, wystawić duplikat faktury czy podejrzeć faktury kosztowe z poprzednich miesięcy. Są to opcje, których nie daje tradycyjne biuro rachunkowe. Biuro rachunkowe online jest również odporne na wszelkie zdarzenia losowe jak:
- twardy lockdown - pracować można wszędzie, nie trzeba w tym celu przebywać w siedzibie biura,
- kradzież sprzętu komputerowego biura czy niespodziewane żywioły jak powódź - żadne dane nie są przechowywane bezpośrednio na dysku komputera tylko w chmurze.
Przyszłość należy do biur rachunkowych online
Już w 2013 r. z raportu Fundacji Starter wynikało, że biura rachunkowe przy pozyskaniu nowych klientów powinny brać pod uwagę, jaką wartość dodaną mogą im zaoferować przy korzystaniu z ich usług księgowych. Określono, że dostęp przedsiębiorcy przez przeglądarkę internetową m.in. do aktualnych raportów finansowych dla nowoczesnego biura księgowego jest to już niezbędny standard, a dla klienta jeden z czynników decydujących o wyborze biura księgowego.
Z raportu PARP o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce z 2017 roku wynika, że w latach 2011–2015 zaobserwowano wzrost wykorzystania przez przedsiębiorstwa internetu (szczególnie szybko zwiększa się liczba firm korzystających z połączeń mobilnych). W 2016 roku ponad 93% przedsiębiorstw łączyło się z internetem z komputerów, a blisko 65% korzystało z internetu na urządzeniach mobilnych. Stąd biura rachunkowe online wychodzą ze swoją ofertą naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców dając im nie tylko opiekę księgową, lecz także narzędzia do kompleksowej obsługi swojego biznesu przez internet.
Jak znaleźć biuro rachunkowe online?
Serwis wFirma dla Biur Rachunkowych skupia nowoczesne biura rachunkowe, które świadczą profesjonalnie usługi księgowe, a w ramach współpracy przedsiębiorca otrzymuje szereg narzędzi usprawniających prowadzenie własnego biznesu. Po stronie przedsiębiorcy pozostaje tylko wybór konkretnego biura z dostępnego katalogu biur rachunkowych online.
