Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy program informatyczny stworzony i zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie tzw. faktur ustrukturyzowanych. To jedno z kluczowych narzędzi cyfryzacji podatków w Polsce, którego celem jest uproszczenie obiegu dokumentów, poprawa ściągalności podatków i automatyzacja rozliczeń.
Firmy korzystające z KSeF mogą liczyć nie tylko na większe bezpieczeństwo, lecz także na uporządkowanie procesów fakturowania. Jednak aby w pełni wykorzystać możliwości tej platformy, konieczne jest posiadanie odpowiedniego programu do fakturowania z KSeF.
Automatyzacja i nowe technologie w biurze rachunkowym
Od kiedy KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- od 1 lutego 2026 roku – obowiązek dotyczyć będzie dużych przedsiębiorstw, które w poprzednim roku przekroczyły 200 milionów złotych obrotów;
- od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników, bez względu na wielkość działalności.
Do tego czasu system funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne, a przedsiębiorcy mogą testować jego możliwości, dostosowując swoje procesy księgowe i fakturowe do nadchodzących zmian.
Dla kogo obowiązkowy KSeF?
KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT (czynnych i zwolnionych) prowadzących działalność na terytorium Polski, z wyjątkiem podatników, którzy:
- nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- nie mają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz mają stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, o ile to miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, których dotyczy wystawiona faktura;
- korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII, rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT – w odniesieniu do czynności rozliczanych w ramach tych procedur;
- dokonują sprzedaży na rzecz nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej;
- dokonują odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106s ustawy o VAT;
- korzystają ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 (procedura SME).
Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność wdrożenia narzędzi, które obsługują e-faktury ustrukturyzowane – zarówno w zakresie ich wystawiania w KSeF, jak i odbioru dokumentów zakupu. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać kolejnym obowiązkiem formalnym, w praktyce staje się punktem wyjścia do głębszej cyfryzacji usług księgowych.
Po stronie biura rachunkowego to jeszcze obowiązek, ale docelowo – realna korzyść. Integracja z klientami poprzez KSeF pozwala bowiem na całkowicie zautomatyzowany obieg dokumentów: faktury trafiają do biura bezpośrednio z systemu KSeF, eliminując potrzebę ręcznego przekazywania plików, zdjęć czy maili z załącznikami.
Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Obecnie system ten jest dostępny dobrowolnie, co oznacza, że to przedsiębiorcy sami decydują, czy chcą już teraz rozpocząć przygotowania i korzystanie z platformy, czy też poczekać na obowiązek jego wdrożenia.
W celu zachęcenia przedsiębiorców do wcześniejszego korzystania z KSeF rząd wprowadził szereg benefitów, wśród których znajdują się:
- brak obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur – odpowiedzialność za ten proces przejmuje KSeF;
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych;
- skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni;
- większe bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej dla wszystkich podatników eliminuje ryzyko uznania przez nabywcę, że nie otrzymał faktury; przesyłanie dokumentów odbywa się w czasie rzeczywistym, co dodatkowo usprawnia np. proces wystawiania korekt;
- wyższy poziom automatyzacji fakturowania i księgowania – oznacza to krótszy czas potrzebny na rozliczenia oraz mniejsze ryzyko błędów przy wystawianiu dokumentów;
- możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z bazy KSeF, bez konieczności posiadania ich w wersji papierowej.
Rola biura rachunkowego w zakresie KSeF
Choć to podatnik – a więc klient biura – formalnie odpowiada za prawidłowe wystawianie faktur i ich zgodność z przepisami, to właśnie biuro rachunkowe odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu sprawnego przebiegu całego procesu. Może wesprzeć klientów w dopełnieniu nowych obowiązków.
Jeżeli biuro oferuje swoim klientom system do wystawiania faktur, powinno zadbać o to, aby narzędzie to było w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja umożliwia nie tylko zgodne z przepisami przesyłanie dokumentów, lecz również ich automatyczne pobieranie i archiwizowanie, co usprawnia codzienną pracę zarówno po stronie klienta, jak i biura.
Możliwe jest przyjęcie jednego z czterech modeli współpracy z klientem w ramach KSeF:
- Model 1 – klient nie udziela biuru rachunkowemu dostępu do KSeF, biuro nie ma wglądu do faktur w systemie i otrzymuje je w inny sposób (np. plik JPK V7);
- Model 2 – klient nadaje dostęp do KSeF bezpośrednio biuru rachunkowemu jako podmiotowi (na podstawie NIP-u);
- Model 3 – klient przyznaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej;
- Model 4 – klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego.
Jaki program do fakturowania z KSeF?
Aby skutecznie korzystać z KSeF, niezbędne jest wdrożenie odpowiedniego programu do fakturowania. Dobre oprogramowanie powinno umożliwiać bezpośrednie wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych bez potrzeby logowania się do zewnętrznych platform.
Takim systemem jest wFirma, która oferuje pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), umożliwiając przedsiębiorcom i biurom rachunkowym łatwe wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych bez konieczności korzystania z zewnętrznych platform.
Kluczowe funkcje integracji wFirma z KSeF:
- Bezpośrednia wysyłka faktur sprzedaży do KSeF – po włączeniu integracji faktury sprzedaży wystawione w systemie wFirma są automatycznie przesyłane do KSeF. Użytkownik ma również możliwość korzystania z wersji roboczej faktury, która dopiero po zatwierdzeniu zostaje wysłana do systemu.
- Import faktur zakupowych z KSeF – system wFirma umożliwia automatyczny import wydatków z KSeF, włączenie tej funkcji sprawia, że faktury kosztowe są pobierane automatycznie raz dziennie w godzinach nocnych bez ingerencji użytkownika.
- Pobieranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) – po przetworzeniu faktury przez KSeF użytkownik ma możliwość pobrania UPO bezpośrednio z systemu wFirma, co stanowi potwierdzenie prawidłowego dostarczenia dokumentu do KSeF.
Ponadto wFirma umożliwia przedsiębiorcom skorzystanie z 30 dni bezpłatnego okresu próbnego, a biurom rachunkowym oferuje roczny darmowy dostęp do systemu dla 10 klientów. Dzięki temu można kompleksowo przetestować wszystkie funkcje, w tym integrację z KSeF.
Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma?
Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF, należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ oraz jednorazowo dokonać integracji z platformą KSeF.
Aby wystawić fakturę, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.
Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) będzie ona uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. W ramach współpracy z biurem rachunkowym klient ma możliwość przeglądania w swoim panelu klienta faktur pobranych z KSeF i ich akceptacji. Dzięki temu księgowy widzi, które dokumenty zostały zatwierdzone do zaksięgowania, co znacząco ułatwia pracę.
