Poradnik Przedsiębiorcy

Automatyzacja procesów księgowych w biurze rachunkowym – najważniejsze informacje

Pandemia COVID-19 wymusiła szereg zmian w działalności wielu przedsiębiorstw. Część z nich musiała rozpocząć pracę w trybie zdalnym, stąd też wzrosło zapotrzebowanie na biura rachunkowe oferujące usługi księgowe online. Czy warto postawić na całkowitą automatyzację procesów księgowych? Na czym polega automatyzacja procesów księgowych w biurze rachunkowym? Omawiamy w artykule!

Automatyzacja procesów księgowych w biurze rachunkowym - na czym polega?

Automatyzacja to nic innego jak stopniowe wdrażanie nowych technologii do wykonywania zadań, które niegdyś trzeba było wykonywać ręcznie. Postępuje ona zwłaszcza tam, gdzie jest to możliwe i pożądane, redukując przy tym koszty, poprawiając wydajność i znacząco skracając czas potrzebny na wykonanie danej czynności.

Niezaprzeczalnym faktem jest, iż automatyzacja procesów księgowych postępuje coraz bardziej w miarę upływu czasu. Idą za tym coraz to nowocześniejsze usługi, co skutkuje rosnącą konkurencją na rynku. Warto więc rozważyć odpowiednie przygotowanie biura rachunkowego do wdrożenia nowych technologii, gdyż pozwoli to wyróżnić się na tle konkurencji i jednocześnie pozyskać więcej zadowolonych klientów.

Proces automatyzacji gwarantuje również natychmiastowy dostęp do niezbędnych danych, umożliwiając przy tym klientom przesyłanie dokumentów do systemu, a także wgląd w pracę biura rachunkowego. To z kolei dodatkowa oszczędność na szybko zużywanych materiałach, takich jak papier czy inne akcesoria biurowe. 

Znika przy tym również problem szaf przepełnionych dokumentami klientów, gdyż przechowywane są wyłącznie w formie cyfrowej. Ostatnie lata pokazały, że urzędy skarbowe również idą z duchem czasu i najczęściej przeprowadzają czynności sprawdzające, podczas których skany dokumentów przekazuje się poprzez e-mail.

Automatyzacja procesów księgowych w biurze rachunkowym - dlaczego to się opłaca?

Sprawne zarządzanie dokumentami, zminimalizowane ryzyko zgubienia faktur czy rozwiązanie problemów z terminami – to tylko niektóre z korzyści, jakie niesie za sobą automatyzacja księgowości. Takie rozwiązanie sprawdzi się rewelacyjnie, jeśli zależy nam na redukcji czasu i kosztów związanych z fakturami przy jednoczesnej eliminacji faktur papierowych. Dzięki pozbyciu się zbędnych segregatorów można zyskać dodatkową przestrzeń w biurze.

Automatyzacja nie musi być drogim przedsięwzięciem. Korzystając z takich systemów jak wFirma dla biur rachunkowych w cenie pakietu księgowego jest nielimitowany OCR. Klienci mogą załączać dokumenty bezpośrednio w panelu klienta lub na swoim dysku google drive lub dropbox spiętym z systemem księgowym. Jeśli zdarzają się klienci, którzy w dalszym ciągu przynoszą dokumenty w formie papierowej to dla takich przypadków wystarczy być zaopatrzonym w skaner.

Do automatyzacji przekonuje się coraz więcej księgowych, ponieważ bezsprzecznie usprawnia ona ich pracę i pozwala zaoszczędzić czas spędzony do tej pory na wprowadzaniu dokumentów ręcznie. Mimo że wielu z nich nadal woli samodzielnie zajmować się niektórymi kwestiami, doceniają jednak wygodę automatycznego wprowadzania danych oraz odciążenie od mało przyjemnych i monotonnych zadań, takich jak przekopywanie się przez dokumenty czy księgowanie ręczne dokumentów.

Szanse i zagrożenia a automatyzacja procesów księgowych w biurze rachunkowym

Należy mieć świadomość, że automatyzacja procesów księgowych jest nieodwracalna, a osoby pracujące w księgowości powinny się do tego przyzwyczajać. Nowe technologie mogą nastręczać trudności niektórym pracownikom. Zdarza się, że pracownicy biura rachunkowego są hamulcowymi, którzy nie chcą zmian w dobrze im znanych schematach pracy. Natomiast kierunek w jakim zmierza rynek i oczekiwania coraz młodszych pokoleń przedsiębiorców pokazują, że jedynym wyjściem staje się podnoszenie kompetencji w tym zakresie. 

W tej nowej rzeczywistości z pewnością odnajdą się jednak fani nowinek technologicznych – to dla nich znakomita szansa na rozwój kariery. Jest to także szansa dla osób chcących się przekwalifikować, gdyż zapotrzebowanie na poszczególne specjalizacje w sektorze księgowości będzie coraz większe.

Postęp technologiczny i zwiększona wydajność usług może być odpowiedzią na stojące od jakiegoś czasu w miejscu ceny usług księgowych. Aby biuro rachunkowe było prężnie rozwijającym się biznesem, konieczne jest szukanie rozwiązań zwiększających rentowność. Przy wprowadzeniu automatyzacji być może okaże się, że w mniejszym gronie jesteśmy w stanie rozliczyć tą samą ilość klientów lub będziemy mogli wykorzystać wolny czas na inne ważne zadania jak marketing i pozyskiwanie nowych klientów.

Czy księgowi będą jeszcze potrzebni?

Automatyzacja niesie ze sobą nowe szanse dla osób ambitnych i wykwalifikowanych, lecz równocześnie zagrożenie dla tych, którzy kurczowo trzymają się tradycyjnych metod pracy. Technologie nieprędko zastąpią jednak czynności takie jak kontrola poprawności merytorycznej zaksięgowanych dokumentów czy doradztwo klientowi, które pozostają w kompetencjach księgowego.

Raport międzynarodowej organizacji zrzeszającej specjalistów z zakresu finansów, rachunkowości i zarządzania (ACCA) „Future ready: accountancy careers in the 2020s”, dotyczący przyszłości pracy księgowego, koncentruje się na kilku najważniejszych aspektach, które wkrótce będą szczególnie pożądane. Są to:

  • transformacja biznesu,

  • zarządzanie i wykorzystywanie danych księgowych do rozwoju biznesu,

  • rozwój technologii wykorzystywanych w księgowości,

  • wsparcie w zapewnianiu zrównoważonego rozwoju (dążenie do zysku i celu).

Raport wskazuje również na postępujące zawężanie specjalizacji, przy czym niezbędne będzie wówczas posiadanie w księgowości kompetencji, takich jak:

  • umiejętności cyfrowe i techniczne,

  • kreatywność,

  • perspektywiczne myślenie i przewidywanie,

  • inteligencja emocjonalna.

Elektroniczny obieg dokumentów 

Księgowy w biurze rachunkowym nie musi mieć biurka zasłanego dokumentami. Dzięki systemowi wFirma dla biur rachunkowych przedsiębiorca może na bieżąco dodawać skany czy pliki PDF z fakturami do swojego panelu. Może również skanować je telefonem i załączać na dysk google drive lub Dropbox zintegrowane ze swoim kontem na wFirma. Na początku kolejnego miesiąca opiekun księgowy przerzuca wszystkie dokumenty do zaksięgowania przez OCR i jedynie weryfikuje poprawność zapisów. Wyniki wyliczeń podatków publikuje się w panelu klienta oraz można bezpośrednio z systemu zlecić ich wysyłkę na maila lub nawet SMS. Całe archiwum dokumentów przechowywane jest elektronicznie i zawsze dostępne do podglądu przez księgowego oraz samego przedsiębiorcę.

Automatyzacja jest przyszłością księgowości. Choć jeszcze nie każde biuro rachunkowe widzi potrzebę związaną z informatyzacją, może to być jedyny słuszny wybór. Nowe technologie bez wątpienia będą odgrywały coraz większą rolę w księgowości i warto jak najszybciej wdrożyć się w ten proces.