Przejście na wyższy poziom świadczenia usług to dzisiaj nie potrzeba, ale niezbędny warunek aby utrzymać się na rynku. Rosnące wymagania klientów i nieustanny postęp technologiczny, to tylko przykłady uwarunkowań, które wiążą się z prowadzeniem biznesu księgowego. Wielu właścicieli biur rachunkowych zadaje sobie pytanie, jakie powinno być nowoczesne biuro rachunkowe. Podpowiadamy, jak powinna funkcjonować nowoczesna księgowość.
Dylematy księgowych
Powiedzieć, że świadczenie usług księgowych w dzisiejszych czasach to ogromne wyzwanie, to jakby nic nie powiedzieć. Nie każdy właściciel biura rachunkowego jest w stanie im sprostać długiej liście oczekiwań: zapewnić atrakcyjne ceny, urządzić nowoczesne biuro, spełniać wymagania stawiane przez postęp technologiczny (w tym przede wszystkim stosowanie rozwiązań elektronicznych), przyciągać klientów i odpowiadać na potrzeby przedsiębiorców (klientów), których obsługuje się już od lat.
Niemal nieosiągalnym wyzwaniem staje się działanie w zgodzie z nieustannie zmieniającymi się przepisami prawa, na dodatek różnie interpretowanego – ciągłe nowelizacje i nowe obowiązki nakładane na przedsiębiorców spędzają sen z oczu niejednemu właścicielowi biura rachunkowego i jego pracownikom.
Coraz więcej mówi się o powrocie do certyfikacji zawodu księgowego – trwa w tej sprawie szeroko zakrojona debata z udziałem przedstawicieli biur rachunkowych i organizacji księgowych. Do tego dochodzi cyfrowa transformacja w księgowości – elektroniczne rozliczenia podatkowe, z ZUS, e-teczki pracownicze, a na horyzoncie coraz wyraźniej widać wejście w życie Krajowego Systemu e-faktur
Technologia w biurze rachunkowym
W tej chwili największą bolączką biur rachunkowych są braki kadrowe, wyzwania informatyczne oraz zawrotne tempo zmian w przepisach – a wszystko to pod i niemalejąca presją ze strony odbiorców usług biur rachunkowych.
Jest jednak dobra wiadomość dla tych księgowych, którzy mimo wszystko chcą nie tylko przetrwać, ale w tej nowej sytuacji rynkowej prowadzić nowoczesne biuro rachunkowe. To stosowanie sprawdzonych, dostosowanych do potrzeb biura rachunkowego systemów informatycznych. To remedium na chroniczny brak czasu z powodu dużej ilości obowiązków, zbyt małej ilości rąk do pracy i nieefektywny kontakt z klientami.
Automatyzacja i innowacyjność w biurze rachunkowym
Biuro rachunkowe musi działać sprawnie, wydajnie i szybko. Najlepszy sposób, aby to osiągnąć to optymalizacja i automatyzacja swoich procesów jak np. automatyczne odczytywanie dokumentów księgowych, księgowanie, weryfikacja płatności, kontakt z klientami i pracownikami. Innowacyjne systemy do automatyzacji to także ograniczenie ryzyka błędów, o które w pracy księgowych bardzo łatwo.
Faktury, czyli chleb powszedni w firmie i biurze rachunkowym
Fakturowanie to nieodłączny element pracy każdego przedsiębiorcy, a z drugiej strony praca z tymi dokumentami to trzon pracy księgowego. Część właścicieli firm jest w stanie samodzielnie wystawia faktury, inni potrzebują w tym zakresie wsparcia. Bardzo przydatne są nowoczesne programy do fakturowania, które posiadają uproszczony interfejs i zapewniają optymalizację działań. Nieocenionym udogodnieniem jest narzędzie OCR (wyposażone w mechanizm odczytujący dane ze skanów faktur i dokumentów), które znacznie podnosi efektywność, umożliwia szybsze wprowadzenie faktur do systemu i zapewnia bezpieczeństwo przechowywania e-dokumentów.
Biura rachunkowe z obiegiem dokumentów – jak sprawić by był sprawny i bezpieczny?
O sprawności pracy biura rachunkowego decyduje m. in. przepływ dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami biura i klientami. Obieg jest bardzo przydatny w monitoringu, ocenie cashflow, sprawnym systemie zarządczym.
Nowoczesna księgowość to odpowiednie oprogramowanie, które pozwala na wprowadzanie dokumentów on-line do systemu, oraz konfigurowanie ich obiegu.
Współzawodnictwo czy współpraca
Do listy wyzwań, jakie stoją przed właścicielami biur rachunkowych należy sprostanie rosnącej konkurencji. Aby uzyskać przewagę niezbędne jest stałe podnoszenie kwalifikacji i doskonalenia miękkich kompetencji. Nie od dziś wiadomo, że sama wiedza i praktyka nie wystarczą – w obecnych realiach aby przyciągać klientów i utrzymać dotychczasowych, na odpowiednio wysokim poziomie musi być nie tylko USŁUGA, ale też OBSŁUGA.
Współzawodnictwo w branży biur rachunkowych nie przekreśla współpracy i dzielenia się wiedzą, doświadczeniem oraz wzajemnego inspirowania. Dzisiaj nie tylko szkolenia i konferencje, ale ze względu na coraz popularniejszą pracę zdalną, ogromnym zainteresowaniem cieszą się ebooki, blogi, profile w social mediach, grupy tematyczne, czy fora internetowe, które prezentują przydatne wskazówki i wiedzę.
Szczególnie cenione są szkolenia w formie zdalnej (webinaria) zwłaszcza jeśli prowadzone są przez ekspertów i osoby z branży. Tak jest w przypadku e-szkolenia organizowanego przez SaldeoSMART pt. „Eksperci o technologiach w biurze rachunkowym. Poznaj możliwości, których nie znałeś”. Bezpłatne wydarzenie on-line odbędzie się już 14 września, aby wziąć w nim udział wystarczy się zarejestrować na stronie.
Wielu właścicieli biur rachunkowych zadaje sobie pytanie dziś pytanie - dokąd będzie zmierzać księgowość i w jaki sposób prowadzić nowoczesne biuro księgowe. Pierwsza odpowiedź nasuwa się sama - technologia, koniecznie sprawdź jej możliwości. Ona NAPRAWDĘ oszczędza Twój czas. Zapisz się na webinarium z ekspertami - Kamilą Cieszkowską właścicielką Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy oraz Adamem Niewiedziołem z SaldeoSMART, którzy rozwieją wątpliwości i przedstawią możliwości, z jakich warto korzystać!
Zainteresowanie usługami księgowymi stale rośnie, nie pozostaje więc nic innego, jak prowadzić działalność w oparciu o nowoczesne rozwiązania, które usprawnią codzienną pracę w księgowości.
Artykuł sponsorowany
