Poradnik Przedsiębiorcy

Oprogramowanie dla biur rachunkowych z danymi w chmurze

Biura rachunkowe są od lat nieocenioną pomocą dla małych i średnich firm w Polsce. To za ich pośrednictwem podmioty gospodarcze rozliczają się z fiskusem i ZUS-em, a bardzo często także powierzają im zagadnienia kadrowo-płacowe. Taki outsourcing nie byłby możliwy bez odpowiedniego oprogramowania. Coraz więcej firm korzysta z księgowości online, a kolejne biura rachunkowe rezygnują z programów instalowanych w ich komputerach na rzecz oprogramowania w chmurze. Jak wybrać dobre oprogramowanie dla biur rachunkowych

Postępująca cyfryzacja księgowości

Typowe polskie biuro rachunkowe to wciąż regały pełne segregatorów plus jedno lub więcej biurek z komputerami. Oprogramowanie w nich zainstalowane to często programy stare, ale aktualizowane przez producentów. Klienci dowożą sterty kolejnych papierów, w tym przede wszystkim faktur, których w Polsce wystawia się półtora miliarda rocznie.

Cyfryzację wymusza jednak nie tylko postęp technologiczny, ale nawet ustawodawca, który – chcąc maksymalnie uszczelnić system podatkowy – nakłada nowe obowiązki, wymagające stosowania nowego oprogramowania, jak choćby sporządzanie i wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Sprawia to, że i przedsiębiorcy, i obsługujące ich biura rachunkowe muszą pracować szybciej i wydajniej. Dobrym rozwiązaniem księgowość prowadzona online i program dla biur rachunkowych działający w chmurze i dostępny przez Internet.

Rynek usług księgowych w Polsce

Wartość polskiego rynku usług księgowych przekracza pięć miliardów złotych. Obsługi potrzebuje blisko dwa miliony małych (głównie jednoosobowych) i średnich firm. Ponieważ powstaje ich coraz więcej, każde biuro rachunkowe może pozyskiwać w kolejnych latach nowych klientów. Średnio jest ich kilkudziesięciu. Najchętniej z tej formy księgowości korzystają firmy jednoosobowe, w tym freelancerzy. Chodzi o to, by skupić się na własnej działalności i nie zaprzątać sobie głowy przepisami ani czynnościami księgowymi, zrozumiałymi praktycznie już tylko dla fachowców.

Jak podaje „Raport Usługi Księgowe w Polsce Edycja 2013” Fundacji Rozwoju Biznesu „STARTER”, wartość rynku usług księgowości internetowej wyniosła 221 mln zł, a jego potencjał jest siedmiokrotnie większy. Wciąż ok. 60% przedsiębiorców nie ufa rozwiązaniom online, ale to, jak wiadomo, stopniowo się zmienia: jest tylko kwestią czasu, kiedy i oni przejdą od papierów do danych gromadzonych na serwerach.

Biuro rachunkowe z danymi w chmurze

Przykładem na to, jak efektywny i prosty w obsłudze, a zarazem bezpieczny może być program księgowy dla biur rachunkowych, jest mb24.pl. Rozwiązanie to obejmuje wszystkie zagadnienia, jakimi zajmują się biura rachunkowe, a ponadto umożliwia tworzenie i udostępnianie kont klientom. Tym samym nie tylko księgowy, ale i jego klient ma dostęp do dokumentów zgromadzonych w chmurze

Miesięczny abonament dla biura rachunkowego jest prostą pochodną liczby obsługiwanych klientów. Jest to więc usługa bardzo tania, jeśli zważyć, że obejmuje nie tylko dostęp 24/7 do oprogramowania i danych, ale też wsparcie ekspertów.

Jest tu więc księgowość, ewidencje, obsługa zgłoszeń i deklaracji oraz zarządzanie płacami i kadrami. Nie ma znaczenia, czy klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, czy spółka wymagająca prowadzenia pełnej księgowości. System zawiera oczywiście także program kadrowy dla biur rachunkowych.

Całość opracowano tak, by obsługa była intuicyjna i łatwa do opanowania zarówno dla pracowników biura rachunkowego, jak i klientów, którym udostępnia ono konta. Wszystkie faktury mogą być odtąd generowane i przechowywane w systemie, a także wysyłane do odbiorców. Na serwerze prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja środków trwałych, obsługa bankowa i kasowa. Do dyspozycji przedsiębiorcy jest nie tylko program do faktur, ale i oprogramowanie magazynowe oraz CRM.

System jest oczywiście zintegrowany z e-ZUS i serwerami Ministerstwa Finansów. Możliwe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz zakładanie elektronicznych akt osobowych.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

System MojeBiuro24 ma obecnie 215 tysięcy zarejestrowanych użytkowników, a na koncie 41 mln wystawionych faktur i milion wysłanych deklaracji. To prawdziwy ogrom danych, także tych chronionych przepisami RODO, dlatego priorytetem jest zapewnienie im absolutnego bezpieczeństwa, a także nieprzerwanej dostępności.

Biuro rachunkowe prowadzące księgowość online jest więc administratorem danych osobowych, a także poufnych przecież danych finansowych o swoich klientach. Jeśli zdecyduje się na korzystanie z systemu działającego w chmurze, musi mieć absolutną pewność, że dostawca rozwiązań zapewni jego niezawodność i bezpieczeństwo powierzonych danych.

Musi to polegać przede wszystkim na regularnym, częstym tworzeniu kopii zapasowych, umieszczonych na różnych serwerach, by w razie awarii sprzętowej lub ataku hakerskiego można było szybko przywrócić właściwe dane i dostęp do nich. Tu system wirtualny ma przewagę nad danymi trzymanymi na dysku twardym komputera. Prawie co czwarta taka awaria w tradycyjnym biurze rachunkowym oznacza katastrofę, tymczasem dane w chmurze są przechowywane nie w jednej, a wielu kopiach i w wielu miejscach. System chmurowy zdejmuje z biura rachunkowego obowiązek tworzenia i zabezpieczania backupów.
Istotna jest także kontrola dostępu poprzez login i regularnie zmieniane hasło, uzupełniana poprzez wykorzystanie telefonu komórkowego użytkownika, na który wysyłany jest dodatkowy kod dostępu. Takie zabezpieczenie jest już bardzo trudne do pokonania przez osobę chcącą uzyskać dostęp nielegalnie. Trzeba jednak pamiętać, że człowiek zawodzi częściej niż maszyna: włamania na konta i ich konsekwencje to bardzo często efekt ludzkiej niefrasobliwości.

RODO stawia wymagania

System księgowy online musi gwarantować ochronę danych finansowych, stanowiących tajemnicę każdego przedsiębiorstwa, ale też osobowych – to wynika już z przepisów RODO. Koniecznością jest zagwarantowanie wszelkich praw wszystkim osobom, których dane znajdą się w systemie. Należy do nich także prawo do dostępu, sprzeciwu, edycji oraz informacji o przekazywaniu danych dalej. Można to rozwiązać za pomocą generowania automatycznego raportu ochrony danych.

Biuro rachunkowe korzystające z systemu w chmurze jest zobowiązane do zawarcia z dostawcą umowy powierzenia danych.
Oczywiście każda transmisja między serwerami a komputerami użytkowników musi być szyfrowana, by uniemożliwić jej przechwycenie. Koniecznością jest zatem certyfikat SSL, łatwy do rozpoznania poprzez https:// zamiast http:// w adresie strony.
Dostawca systemu musi także gwarantować jego aktualizowanie zarówno w odniesieniu do zmieniających się nieustannie przepisów i procedur, jak i pod kątem bezpieczeństwa. Oznacza to dla niego m.in. współpracę z najlepszymi firmami hostingowymi, bo niezawodność systemu zależy w dużej mierze także od ich sprzętu, łączy oraz profesjonalnej administracji serwerami.

Korzystanie z programu dla biur rachunkowych online daje przewagę

Biura rachunkowe korzystające z oprogramowania online pracują wydajniej i szybciej, ponieważ pewną część czynności wykonuje za nie system. Wielu danych nie trzeba wprowadzać ręcznie ani dodatkowo księgować, bo np. wygenerowanie przez klienta faktury jest od razu księgowane.
Znacznie ułatwiona jest komunikacja z klientem i obieg dokumentów, ponieważ system łączy przedsiębiorcę z biurem rachunkowym, a za jego pośrednictwem z instytucjami, wobec których trzeba się rozliczać. W takim biurze rachunkowym nie ma ścian zastawionych segregatorami – papier staje się przeżytkiem.
Awaria czy kradzież komputera w biurze rachunkowym nie grozi utratą danych. Ba, nie przepadną one nawet w razie pożaru czy zalania siedziby biura.
Istotne są również niskie koszty: skoro abonament płaci się od każdego klienta, małe biuro płaci mniej, a duże więcej. Pozwala to osiągać zyski niezależnie od liczby obsługiwanych podmiotów.