Idealne miejsce na biuro – na co zwrócić uwagę? Aspekty prawne i BHP

Prowadzenie działalności gospodarczej w większości przypadków wymaga znalezienia odpowiedniej przestrzeni do pracy i obsługi klientów. Wybrane miejsce na biuro musi spełniać szereg warunków prawnych, w tym kluczowe wymogi z zakresu BHP. O czym należy pamiętać, aby przestrzeń firmowa była nie tylko estetyczna, ale przede wszystkim funkcjonalna i zgodna z obowiązującymi przepisami?

Czy przedsiębiorca musi być właścicielem biura?

Zacznijmy od tego, że prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej nie wiąże się z obowiązkiem posiadania biura firmowego na własność. Przedsiębiorca może, ale nie musi być właścicielem nieruchomości, w której będzie prowadził swój biznes. Przepisy dopuszczają, aby działalność była wykonywana chociażby na wynajętej, wydzierżawionej lub użyczanej nieruchomości.

Choć prawo nie wprowadza bezpośredniego obowiązku posiadania biura przez przedsiębiorcę, to jednak wynika on z konieczności posiadania siedziby firmy. Bez względu na formę prowadzenia działalności gospodarczej, wyłączając z tego działalność nierejestrowaną, przedsiębiorcy muszą podawać siedzibę swojej działalności, a więc adres, pod który będzie przychodziła chociażby korespondencja z różnych urzędów lub sądów. Dopuszczalne jest podanie adresu zamieszkania przedsiębiorcy, co w takim przypadku skutkuje przeniesieniem biura firmowego do mieszkania lub domu danej osoby. Biuro może się zatem znajdować nie tylko w budynkach i lokalach typowo usługowo-handlowych, ale również mieszkalnych.

Przykład 1.

Pan Maurycy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG. Ze względu na specyfikę swojej firmy chce, aby jego biuro znajdowało się w miejscu zamieszkania. W praktyce jeden pokój mężczyzny został przeznaczony na prowadzenie działalności i przyjmowanie klientów, pozostała część nieruchomości spełnia wyłącznie cele mieszkalne. Znajomy pana Maurycego stwierdził, że biuro przedsiębiorstwa nie może znajdować się w mieszkaniu, które nie ma charakteru usługowego – czy ma rację?

Nie, ponieważ przepisy pozwalają na prowadzenie działalności gospodarczej także w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. Pan Maurycy może prowadzić swoją firmę w części swojego prywatnego mieszkania.

Miejsce na biuro - warunki prawne

Wybierając biuro, należy się upewnić, że spełnia ono wszystkie wymogi prawne i techniczne, w tym te dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. W przypadku niektórych rodzajów działalności gospodarczej wybór mieszkania jako siedziby firmy nie zawsze będzie dobrym pomysłem. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których przedsiębiorca jest producentem towarów lub usługodawcą, a także gdy zatrudnia pracowników. W takim przypadku trzeba wybrać nieruchomość przeznaczoną na cele użytkowe. Należy sprawdzić, czy działalność, którą ma prowadzić firma, jest zgodna z przeznaczeniem terenu, tj. z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego. Można to zrobić w każdym urzędzie gminy lub miasta. Równie istotnym aspektem jest ustalenie, czy budynek ma wszystkie niezbędne pozwolenia (np. na użytkowanie, przeciwpożarowe, sanitarne)? Czy instalacje są atestowane? Należy sprawdzić stan techniczny budynku, w tym instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjnej, grzewczej i wentylacyjnej. Warto zwrócić uwagę na stan dachu, elewacji, okien.

Przedsiębiorca, który zamierza zatrudniać pracowników, musi pamiętać o zwróceniu szczególnej uwagi na przepisy BHP. Są one niezwykle ważne dla komfortu i zdrowia pracowników, a ich zaniedbanie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W tym zakresie obowiązuje kilka kluczowych aspektów:

• powierzchnia i kubatura – każdy pracownik powinien mieć zapewnione co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia i sprzęt). Wysokość pomieszczeń stałej pracy nie może być mniejsza niż 3 m, chyba że istnieją specjalne rozwiązania techniczne (np. klimatyzacja, wentylacja), które uzasadniają obniżenie do 2,5 m (w przypadku biur do 4 pracowników) lub 2,2 m (w przypadku pracy do 4 godzin dziennie). Kubatura pomieszczenia pracy na każdego pracownika powinna wynosić co najmniej 13 m³;
• oświetlenie – biuro musi mieć zapewnione oświetlenie naturalne (dzienne), chyba że jest to niemożliwe lub niecelowe, a przepisy dopuszczają wyłącznie oświetlenie sztuczne. Należy zadbać o odpowiednie oświetlenie sztuczne, zgodne z normami PN-EN 12464-1, zapewniające komfort pracy wzrokowej (np. odpowiedni poziom natężenia światła, brak olśnienia);
• wentylacja i klimatyzacja – skuteczna wentylacja jest kluczowa dla jakości powietrza. Powinna zapewniać odpowiednią wymianę powietrza, usuwanie zanieczyszczeń i utrzymanie optymalnej temperatury. Jeśli biuro jest klimatyzowane, system powinien być regularnie serwisowany i czyszczony, aby zapobiegać rozwojowi bakterii i grzybów (tzw. syndrom chorego budynku);
• temperatura – w pomieszczeniach biurowych powinna być odpowiednia dla rodzaju wykonywanej pracy, ale nie niższa niż 18°C;
• hałas – poziom hałasu w biurze powinien być ograniczony do minimum. Warto zwrócić uwagę na izolację akustyczną ścian, okien oraz rozmieszczenie stanowisk pracy;
• udogodnienia sanitarne – należy zapewnić odpowiednią liczbę toalet (oddzielne dla kobiet i mężczyzn), umywalek, a także dostęp do bieżącej zimnej i ciepłej wody. Obecność kuchni lub aneksu kuchennego z możliwością podgrzewania posiłków i dostępem do czystej wody pitnej jest dużym atutem;
• drogi ewakuacyjne i bezpieczeństwo pożarowe – biuro musi mieć oznakowane drogi ewakuacyjne i odpowiednie wyposażenie przeciwpożarowe (gaśnice, hydranty, systemy alarmowe). Należy sprawdzić, czy budynek ma aktualny protokół przeglądu przeciwpożarowego;
• dostępność dla osób z niepełnosprawnościami – zgodnie z przepisami budynki publiczne (w tym biura) powinny być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami (rampy, windy, odpowiednie szerokości drzwi i toalet).

Dzierżawa, najem lub użyczenie biura

Nie każdego przedsiębiorcę stać na prowadzenie działalności we własnym biurze. Wielu musi wynajmować lub wydzierżawiać lokale, a nawet całe budynki. W tym zakresie kluczowe staje się dokładne przeanalizowanie treści umowy przed jej podpisaniem. Aspekty finansowe i prawne związane z umową najmu lub dzierżawy są równie ważne, jak sama lokalizacja biura. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych problemów w przyszłości. Umowa najmu lub dzierżawy zawsze będzie związana z obowiązkiem opłacania czynszu na rzecz właściciela. Może on być ujmowany w stosunku miesięcznym, tygodniowym, a nawet rocznym. Warto sprawdzić, czy i na jakich warunkach wynajmujący lub wydzierżawiający ma prawo do podnoszenia umówionego czynszu. W przypadku umowy użyczenia ten problem nie występuje, ponieważ jest to zobowiązanie o charakterze darmowym.

Poza czynszem podstawowym najmu lub dzierżawy należy dokładnie zbadać wszystkie inne dodatkowe koszty:

• opłaty eksploatacyjne (media, konserwacja, ochrona, sprzątanie części wspólnych);
• koszty mediów (prąd, woda, ogrzewanie, internet) – czy są wliczone w czynsz, czy rozliczane osobno?
• podatek od nieruchomości – kto jest zobowiązany do jego opłacania i w jakiej części;
• koszty serwisowe (np. konserwacja wind, klimatyzacji);
• wysokość kaucji gwarancyjnej i zasady jej zwrotu po zakończeniu umowy.

Jeśli przedsiębiorca jest zmuszony do wynajęcia lub wydzierżawienia nieruchomości, warto aby porównał różne oferty, biorąc pod uwagę całkowity koszt miesięczny (Total Occupancy Cost), a nie tylko stawkę za m2.

Odnosząc się zaś do samej umowy najmu lub dzierżawy, zawsze należy przeanalizować ją pod kątem kilku kluczowych kwestii:

• czas trwania umowy – czy jest to umowa na czas określony (i na jak długo), czy nieokreślony? Jakie są warunki jej rozwiązania lub przedłużenia?
• okres wypowiedzenia – jak długi jest okres wypowiedzenia umowy przez każdą ze stron?
• możliwość podnajmu/cesji – czy najemca ma prawo do podnajmowania części powierzchni lub cesji umowy na inną firmę?
• zakres odpowiedzialności – za co odpowiada właściciel, a za co najemca (np. za naprawy, usterki)?
• kwestie adaptacji powierzchni – czy możliwe są zmiany w układzie biura? Kto ponosi koszty adaptacji? Czy po zakończeniu najmu trzeba przywrócić stan pierwotny?
• waloryzacja czynszu – czy w umowie jest zapis o indeksacji czynszu (np. co roku o wskaźnik inflacji)?
• kary umowne – jakie są kary za niedotrzymanie warunków umowy (np. opóźnienia w płatnościach)?

Podsumowanie

Wybór miejsca na biuro to inwestycja, która ma wpływ na rozwój firmy przez wiele lat. Nie jest to decyzja, którą należy podejmować pochopnie. Dokładne rozważenie wszystkich aspektów – od strategicznej lokalizacji i transparentnych kosztów po rygorystyczne przestrzeganie przepisów BHP i dbałość o komfort pracowników – jest kluczem do znalezienia przestrzeni, która będzie wspierać rozwój biznesu i zapewni optymalne warunki pracy. Dobrze dobrane biuro to nie tylko ściany i biurka, ale przestrzeń, która inspiruje, motywuje i sprzyja sukcesowi.